UPO - co to jest? Definicja pojęcia KSeF
Co to jest UPO?
UPO (Urzędowe Poświadczenie Odbioru) to oficjalny dokument wydawany przez Krajowy System e-Faktur po pomyślnym przyjęciu faktury do systemu. UPO jest potwierdzeniem, że faktura została poprawnie zweryfikowana, zapisana w systemie i otrzymała unikalny numer KSeF.
UPO zawiera kluczowe informacje: unikalny 35-znakowy numer KSeF faktury (nadawany przez system), datę i godzinę przyjęcia faktury do KSeF, status faktury (przyjęta, odrzucona), informacje o sprzedawcy i nabywcy, skrót faktury (hash) do weryfikacji integralności.
UPO jest wydawane automatycznie przez KSeF po wysłaniu faktury. Możesz je pobrać z systemu i zachować jako dowód, że faktura została przyjęta przez KSeF. UPO ma wartość prawną i może być używane jako dowód w przypadku sporów.
Co zawiera UPO?
UPO zawiera następujące informacje: numer KSeF faktury (35-znakowy unikalny identyfikator), datę i godzinę przyjęcia faktury do KSeF, status faktury (przyjęta, odrzucona z powodu błędu), dane sprzedawcy (NIP, nazwa), dane nabywcy (NIP, nazwa), skrót faktury (hash) - służy do weryfikacji, czy faktura nie została zmieniona, informacje o sesji (jeśli faktura była wysłana przez API), timestamp (znacznik czasu) potwierdzający moment przyjęcia. UPO jest wydawane w formacie XML i może być pobrane z systemu.
Jak pobrać UPO?
UPO możesz pobrać na kilka sposobów: przez Aplikację Podatnika KSeF - po zalogowaniu znajdź fakturę na liście i pobierz UPO, przez program księgowy zintegrowany z KSeF - większość programów automatycznie pobiera i archiwizuje UPO, przez KSeF API - użyj endpointu do pobrania UPO dla konkretnej faktury, w trybie wsadowym - po zamknięciu sesji możesz pobrać zbiorcze UPO dla wszystkich faktur z sesji. UPO jest dostępne od razu po przyjęciu faktury do KSeF. Zalecane jest pobranie i archiwizacja UPO jako dowodu przyjęcia faktury.
Dlaczego UPO jest ważne?
UPO jest ważne, ponieważ: potwierdza, że faktura została przyjęta przez KSeF (ma wartość prawną), zawiera unikalny numer KSeF faktury (wymagany przy korektach i powiązaniach), może być używane jako dowód w przypadku sporów z urzędem skarbowym, pozwala zweryfikować integralność faktury (używając skrótu hash), jest wymagane przy korektach faktur (musisz podać numer KSeF z UPO). UPO powinno być archiwizowane razem z fakturą przez okres przechowywania dokumentów (zwykle 5 lat dla celów podatkowych, 10 lat w KSeF).
UPO a numer KSeF
Numer KSeF to 35-znakowy unikalny identyfikator nadawany każdej fakturze przez system. Numer KSeF jest zawarty w UPO i jest używany do: identyfikacji faktury w systemie KSeF, powiązania faktury korygującej z fakturą pierwotną, wyszukiwania faktury w systemie, weryfikacji faktury przez nabywcę. Każda faktura przyjęta przez KSeF otrzymuje unikalny numer KSeF, który jest niezmienny i służy do identyfikacji faktury przez cały okres przechowywania (10 lat).
FAQ
Czy muszę pobrać UPO?
Nie jest to obowiązkowe, ale bardzo zalecane. UPO jest dowodem, że faktura została przyjęta przez KSeF i zawiera ważne informacje (numer KSeF, data przyjęcia). W przypadku sporów z urzędem skarbowym lub problemów z fakturą, UPO może być przydatne jako dowód. Większość programów księgowych zintegrowanych z KSeF automatycznie pobiera i archiwizuje UPO.
Co zrobić, jeśli nie otrzymałem UPO?
Jeśli faktura została wysłana do KSeF, ale nie otrzymałeś UPO, sprawdź: status faktury w KSeF (czy została przyjęta, czy odrzucona), czy faktura przeszła walidację (błędy walidacji powodują odrzucenie faktury bez UPO), czy sesja została zamknięta (w trybie wsadowym UPO jest dostępne po zamknięciu sesji). Jeśli faktura została odrzucona, popraw błędy i wyślij ponownie. Jeśli faktura została przyjęta, ale nie widzisz UPO, skontaktuj się z pomocą techniczną KSeF.
Jak długo UPO jest dostępne w KSeF?
UPO jest dostępne w KSeF przez cały okres przechowywania faktury, czyli 10 lat. Po tym czasie faktura i UPO są archiwizowane zgodnie z przepisami. Zalecane jest pobranie i lokalne archiwizowanie UPO, aby mieć dostęp do niego nawet po zakończeniu działalności lub zmianie systemu.
Czy UPO ma wartość prawną?
Tak, UPO ma wartość prawną jako urzędowe poświadczenie przyjęcia faktury przez KSeF. UPO może być używane jako dowód w przypadku sporów z urzędem skarbowym lub w postępowaniach podatkowych. UPO potwierdza, że faktura została poprawnie zweryfikowana i zapisana w systemie w określonym czasie.
Czy mogę pobrać UPO dla wielu faktur jednocześnie?
Tak, w trybie wsadowym (gdy wysyłasz wiele faktur przez API) możesz pobrać zbiorcze UPO dla wszystkich faktur z sesji po jej zamknięciu. W Aplikacji Podatnika KSeF możesz pobrać UPO dla pojedynczych faktur lub wyeksportować listę faktur z numerami KSeF. Programy księgowe zintegrowane z KSeF zwykle automatycznie pobierają UPO dla wszystkich wysłanych faktur.