Numer KSeF faktury
Format numeru KSeF
Numer KSeF (KSeF ID) jest unikalnym identyfikatorem każdej faktury ustrukturyzowanej przesłanej do Krajowego Systemu e-Faktur. Ma zawsze 35 znaków i stałą strukturę.
Numer składa się z czterech części oddzielonych myślnikami: NIP wystawcy (10 cyfr), data przyjęcia faktury przez system (8 cyfr: rok, miesiąc, dzień), wewnętrzny numer nadany przez KSeF (12 znaków) oraz krótki kod kontrolny (2 znaki).
Przykład: 5265877635-20250826-0100001AF629-AF oznacza fakturę wystawioną przez NIP 5265877635, przyjętą 26 sierpnia 2025 r.
Numer KSeF nadawany jest przez system automatycznie po pomyślnej walidacji faktury. Nie można go samodzielnie ustalić ani zmienić.
Numer KSeF wykorzystywany jest do identyfikacji faktur, wystawiania korekt, rozliczania zaliczek oraz w płatnościach (identyfikator płatności).
Najczęstsze problemy i rozwiązania
Jak wygląda numer KSeF i gdzie go znaleźć?
Numer KSeF ma 35 znaków i składa się z: NIP wystawcy (10 znaków), daty przesłania (8 znaków), części technicznej (12 znaków) i sumy kontrolnej (2 znaki). Otrzymujesz go w Urzędowym Poświadczeniu Odbioru (UPO) po przesłaniu faktury do KSeF. Przykład: 9999999999-20251017-A5FB8G7FG489-8B
Struktura numeru KSeF
Numer składa się z czterech części oddzielonych myślnikami. Pierwsza część to NIP wystawcy faktury (10 cyfr). Druga część to data przyjęcia faktury przez KSeF (8 cyfr: rok, miesiąc, dzień). Trzecia część to wewnętrzny numer nadawany automatycznie przez system (12 znaków). Czwarta część to krótki kod kontrolny sprawdzający poprawność numeru (2 znaki).
Numer KSeF a numer własny faktury
Numer KSeF to identyfikator systemowy nadawany przez KSeF. Numer własny faktury (pole P_2) to numer nadawany przez wystawcę zgodnie z przepisami VAT. Oba numery są wymagane i pełnią różne funkcje.
Wykorzystanie numeru KSeF
Identyfikacja faktur w systemie. Wystawianie faktur korygujących (odniesienie do faktury pierwotnej). Rozliczanie faktur zaliczkowych. Wskazanie w płatnościach (identyfikator płatności w przelewach). Weryfikacja autentyczności faktury.
FAQ
Ile znaków ma numer KSeF?
Numer KSeF ma zawsze 35 znaków w formacie: 10 cyfr NIP, myślnik, 8 cyfr daty, myślnik, 12 znaków identyfikatora, myślnik, 2 znaki sumy kontrolnej.
Kiedy faktura otrzymuje numer KSeF?
Numer KSeF nadawany jest automatycznie po pomyślnej walidacji faktury przez system. W trybie online – natychmiast, w trybie offline – po przesłaniu do KSeF.
Czy numer KSeF jest w pliku XML faktury?
Nie, numer KSeF nie jest częścią pliku XML przesyłanego do systemu. Jest zwracany w Urzędowym Poświadczeniu Odbioru (UPO) po przyjęciu faktury.
Jak wykorzystać numer KSeF w korekcie?
Faktura korygująca musi zawierać numer KSeF faktury pierwotnej w odpowiednim polu struktury logicznej. Pozwala to systemowi powiązać korektę z dokumentem oryginalnym.