KSeF faktura ustrukturyzowana
Co musisz wiedzieć
Krajowy System e-Faktur (KSeF) jest centralnym systemem administracji skarbowej do wystawiania i otrzymywania faktur ustrukturyzowanych w formacie XML.
Na tej stronie znajdziesz uporządkowane informacje dotyczące tematu: KSeF faktura ustrukturyzowana. Opis koncentruje się na aktualnych przepisach oraz komunikatach Ministerstwa Finansów.
Instrukcja krok po kroku
1. Zapoznaj się z pojęciem faktury ustrukturyzowanej
Faktura ustrukturyzowana to dokument elektroniczny w formacie XML zgodny ze schematem XSD określonym przez Ministerstwo Finansów. Jest to jedyny format akceptowany przez KSeF.
2. Wybierz właściwą strukturę
Do 31 stycznia 2026 r. obowiązuje struktura FA(2). Od 1 lutego 2026 r. wszystkie faktury muszą być wystawiane w strukturze FA(3). Pobierz aktualny schemat XSD ze strony MF.
3. Przygotuj dane zgodnie ze schematem
Struktura FA(3) zawiera: nagłówek (dane dokumentu, daty), dane podmiotów (sprzedawca, nabywca), pozycje (towary/usługi), rozliczenia VAT, warunki płatności, opcjonalnie załączniki.
4. Zwaliduj fakturę przed wysłaniem
Użyj walidatora XML ze schematem XSD, aby sprawdzić poprawność struktury przed wysłaniem. Większość programów księgowych robi to automatycznie.
5. Wyślij fakturę do KSeF
Wyślij fakturę przez Aplikację Podatnika KSeF, program księgowy lub API. Po przyjęciu faktura otrzymuje unikalny 35-znakowy numer KSeF.
Najczęstsze problemy i rozwiązania
Nie wiem, jakiej struktury użyć
Do 31 stycznia 2026 r. używaj FA(2). Od 1 lutego 2026 r. wszystkie faktury muszą być w FA(3). Przy korektach faktur sprzed 1 lutego 2026 r. również użyj FA(3).
Moja faktura jest odrzucana przez KSeF
Sprawdź komunikat błędu walidacji. Najczęstsze przyczyny: brakujące pola obowiązkowe, nieprawidłowy format danych (NIP, daty), niezgodność ze schematem XSD.
Czy mogę wysłać fakturę w formacie PDF?
Nie, KSeF akceptuje wyłącznie faktury w formacie XML zgodnym ze schematem XSD. PDF może służyć jako wizualizacja, ale nie jest akceptowany jako faktura ustrukturyzowana.
Czym jest faktura ustrukturyzowana
Faktura ustrukturyzowana to dokument elektroniczny w ściśle określonym formacie XML zgodnym ze schematem XSD publikowanym przez Ministerstwo Finansów. Format zapewnia jednolitą strukturę wszystkich faktur w systemie KSeF.
Struktury FA(2) i FA(3)
FA(2) – struktura obowiązująca do 31 stycznia 2026 r. FA(3) – nowa struktura wprowadzona wraz z obowiązkowym KSeF, obowiązująca od 1 lutego 2026 r. FA(3) zawiera dodatkowe pola i rozszerzenia w stosunku do FA(2).
Główne elementy struktury FA(3)
Nagłówek: typ dokumentu, numer, daty. Podmioty: sprzedawca, nabywca, odbiorca, przedstawiciel. Pozycje: towary i usługi z kodami GTU. Rozliczenia: kwoty netto, VAT, brutto. Płatności: terminy, formy, rachunki bankowe. Załączniki: opcjonalne dokumenty.
Numer KSeF
Każda faktura przyjęta przez KSeF otrzymuje unikalny 35-znakowy numer KSeF w formacie: środowisko (4 znaki) + data i czas (16 znaków) + identyfikator sesji (10 znaków) + numer w sesji (5 znaków). Numer potwierdza wystawienie faktury.
FAQ
Co to jest faktura ustrukturyzowana?
Faktura ustrukturyzowana to dokument elektroniczny w formacie XML zgodny ze schematem XSD (FA2 lub FA3) określonym przez Ministerstwo Finansów. Jest wystawiana, przesyłana i przechowywana w KSeF.
Jaką strukturę ma faktura ustrukturyzowana FA(3)?
Struktura FA(3) obejmuje: nagłówek (dane dokumentu, daty, numeracja), dane podmiotów (sprzedawca, nabywca), pozycje towarowe/usługowe, rozliczenia, płatności, warunki transakcji oraz opcjonalnie załączniki.
Od kiedy obowiązuje struktura FA(3)?
Struktura FA(3) będzie obowiązkowa od 1 lutego 2026 r. dla dużych firm i od 1 kwietnia 2026 r. dla pozostałych przedsiębiorców. Do tego czasu można używać struktury FA(2).
Gdzie znajdę schemat XSD faktury ustrukturyzowanej?
Schemat XSD oraz dokumentację struktury logicznej FA(3) znajdziesz na stronie Ministerstwa Finansów (ksef.podatki.gov.pl) oraz w Centralnym Repozytorium Dokumentów (CRD.gov.pl).