KSeF faktura korygująca
Co musisz wiedzieć
Każda korekta w KSeF jest niezależnym dokumentem FA(2)/FA(3) i musi wskazywać wszystkie dane faktur pierwotnych, których dotyczy (numery nadane przez podatnika, numery KSeF, daty). Bez poprawnego powiązania system potraktuje korektę jako błędną.
MF podkreśla, że KSeF nie weryfikuje wszystkich wartości rachunkowych – jeśli faktura została przyjęta z błędem, jedynym narzędziem naprawy jest faktura korygująca (np. do zera dla błędnego nabywcy i nowa faktura dla właściwego NIP).
Od 1 lutego 2026 r. obowiązuje struktura FA(3) dla wszystkich korekt, także gdy dokument pierwotny powstał w FA(2)/FA(1). W okresie przejściowym do 31 stycznia 2026 r. stosujemy tę samą strukturę co faktura pierwotna.
Faktury korygujące można wystawiać w trybie offline24 lub awaryjnym, ale dopiero po nadaniu numeru KSeF fakturze pierwotnej i z zachowaniem obowiązku przesłania korekty do KSeF najpóźniej następnego dnia roboczego (offline24) lub w ciągu 7 dni roboczych od końca awarii.
Korekty mogą obejmować dane nabywcy, wartości, stawki VAT, a nawet całkowite wyzerowanie transakcji – liczba korekt nie jest limitowana, dopóki zapewniasz spójność numerów i dat.
Instrukcja krok po kroku
1. Zaloguj się do KSeF
Zaloguj się przy użyciu Profilu Zaufanego, ePUAP, podpisu kwalifikowanego, certyfikatu KSeF lub tokena KSeF. Zweryfikuj, że pracujesz w kontekście właściwego NIP-u i posiadasz uprawnienie InvoiceWrite (albo delegowane przez biuro rachunkowe).
2. Znajdź fakturę pierwotną
Odnotuj numer KSeF faktury pierwotnej, jej numer własny P_2 oraz datę wystawienia. W przypadku dokumentów offline/awaryjnych upewnij się, że system zdążył nadać numer KSeF – bez niego korekta zostanie odrzucona.
3. Przygotuj fakturę korygującą w formacie XML
Do 31 stycznia 2026 r. używaj tej samej struktury co dokument pierwotny (FA(2)); od 1 lutego 2026 r. zawsze FA(3). W polu RodzajFaktury ustaw typ korekty i uzupełnij sekcję odwołań: numery KSeF wszystkich korygowanych dokumentów, daty oraz powód korekty.
4. Uzupełnij dane korekty
W strukturze FA(3) możesz wykazać różnice kwotowe albo pełne wartości po korekcie. Dla korekt danych nabywcy wpisz pełne dane historyczne i nowe (zgodnie z dokumentacją MF). Jeśli korygujesz błędny NIP, wystaw korektę „do zera” i przygotuj nową fakturę z prawidłowym NIP-em.
5. Wyślij fakturę korygującą do KSeF
Wyślij korektę tak samo jak fakturę pierwotną (portal, aplikacja podatnika, API). W trybach offline24/awaryjnym wygeneruj dwa kody QR (OFFLINE i CERTYFIKAT), a następnie przekaż korektę do KSeF w ustawowym terminie.
6. Sprawdź status korekty
Monitoruj status sesji lub pojedynczego dokumentu. Przyjęcie korekty potwierdza numer KSeF i UPO. Jeżeli system odrzuci dokument (np. brak powiązania), popraw dane i prześlij ponownie.
Najczęstsze problemy i rozwiązania
Błąd walidacji przy korekcie
Najczęściej brakuje numeru KSeF faktury pierwotnej lub numer jest nieprawidłowy. Sprawdź, czy w strukturze logicznej faktury korygującej poprawnie wskazałeś numer KSeF faktury pierwotnej. Upewnij się, że faktura pierwotna ma już nadany numer KSeF (jeśli była wystawiona w trybie offline, korekta może być wystawiona dopiero po przydzieleniu numeru KSeF).
Błąd - faktura pierwotna nie istnieje
Sprawdź, czy numer KSeF faktury pierwotnej jest poprawny i czy faktura pierwotna rzeczywiście istnieje w systemie. Upewnij się, że logujesz się w tym samym kontekście (NIP), w którym została wystawiona faktura pierwotna. Jeśli faktura pierwotna była wystawiona w trybie offline, upewnij się, że ma już nadany numer KSeF.
Błąd struktury - nieprawidłowa wersja schematu
Faktura korygująca musi być wystawiona w tej samej strukturze logicznej, co faktura pierwotna (do 31 stycznia 2026). Od 1 lutego 2026 wszystkie faktury korygujące muszą być wystawione w strukturze FA(3), nawet jeśli faktura pierwotna była w FA(2) lub FA(1). Sprawdź, czy używasz właściwej wersji schematu XSD.
Błąd uprawnień - nie mogę wystawić korekty
Sprawdź, czy masz uprawnienie InvoiceWrite w kontekście podmiotu, dla którego chcesz wystawić korektę. Upewnij się, że logujesz się w tym samym kontekście (NIP), w którym została wystawiona faktura pierwotna. Jeśli jesteś osobą fizyczną, upewnij się, że masz nadane odpowiednie uprawnienia przez właściciela lub administratora podmiotu.
Korekta w trybie offline została odrzucona
Pamiętaj, że korektę offline/awaryjną można wystawić dopiero po nadaniu numeru KSeF fakturze pierwotnej i trzeba ją przesłać do KSeF najpóźniej następnego dnia roboczego (offline24) lub w ciągu 7 dni od zakończenia awarii. Upewnij się też, że na wizualizacji znajdują się dwa kody QR (OFFLINE i CERTYFIKAT).
System wymaga pełnych danych nabywcy przy korekcie
W strukturze FA(3) przy korekcie danych nabywcy trzeba przepisać komplet informacji zgodnych z fakturą pierwotną (zarówno wartości sprzed korekty, jak i po korekcie). Brak jednego z wymaganych pól spowoduje odrzucenie dokumentu.
Struktura FA(2) vs FA(3)
Do 31.01.2026 korektę sporządzasz w tej samej strukturze co faktura pierwotna (FA(2)), natomiast od 1.02.2026 wszystkie korekty muszą korzystać z FA(3) – nawet jeśli dokument pierwotny był w FA(2)/FA(1). FA(3) udostępnia pola na pełne dane pierwotne i po korekcie.
Tryby offline24 i awaryjny
Korekty można wystawiać w trybie offline24 lub awaryjnym, ale trzeba dotrzymać terminów: przesłać korektę do KSeF najpóźniej następnego dnia roboczego (offline24) lub w ciągu 7 dni roboczych od zakończenia awarii. Wizualizacja poza KSeF musi zawierać kody QR OFFLINE i CERTYFIKAT.
Korygowanie błędnego nabywcy
MF rekomenduje: korekta „do zera” dla błędnego NIP-u oraz nowa faktura pierwotna dla prawidłowego odbiorcy. Dzięki temu dokumenty trafią do właściwego podmiotu, nawet jeśli pierwotnie zostały wysłane do innego NIP-u.
FAQ
Czy mogę skorygować fakturę sprzed KSeF?
Tak, możesz wystawić korektę faktury, która została wystawiona przed wprowadzeniem KSeF. Korekta trafi do KSeF jako dokument ustrukturyzowany w formacie XML zgodnym ze schematem XSD. Musisz jednak podać numer faktury pierwotnej (zgodnie z przepisami VAT) i wystawić korektę jako fakturę ustrukturyzowaną.
Czy mogę wystawić korektę faktury wystawionej w trybie offline?
Tak, fakturę korygującą można wystawić również w trybie offline. Jeśli korekta dotyczy faktury pierwotnej wystawionej w trybie offline, to wystawia się ją dopiero po przydzieleniu fakturze pierwotnej numeru KSeF. Faktura korygująca w trybie offline również musi być przesłana do KSeF po zakończeniu awarii.
Jaka struktura logiczna obowiązuje dla faktury korygującej?
Faktura korygująca musi być wystawiona w tej samej strukturze logicznej, co faktura pierwotna (do 31 stycznia 2026). Od 1 lutego 2026 wszystkie faktury korygujące muszą być wystawione w strukturze FA(3), nawet jeśli faktura pierwotna została wystawiona przed 1 lutego 2026 w strukturze FA(2) lub FA(1).
Czy faktura korygująca wymaga wszystkich pól jak faktura pierwotna?
Tak, faktura korygująca musi zawierać wszystkie pola obowiązkowe struktury logicznej faktury ustrukturyzowanej, tak samo jak faktura pierwotna. Różnica dotyczy tylko pola RodzajFaktury (wartość wskazująca na fakturę korygującą) oraz powiązania z fakturą pierwotną (numer KSeF faktury pierwotnej).
Czy liczba korekt jest ograniczona?
Nie ma limitu korekt. Możesz wystawiać tyle korekt, ile potrzebujesz, aby doprowadzić dokument do poprawnej treści, pod warunkiem zachowania powiązań z fakturą pierwotną.
Jak skorygować błędnego nabywcę?
MF zaleca wystawienie korekty do zera na błędny NIP i wystawienie nowej faktury pierwotnej na poprawnego odbiorcę. Dzięki temu dokument nie będzie widoczny w skrzynce niewłaściwego podmiotu.