KSeF pobieranie faktur
Co musisz wiedzieć
Krajowy System e-Faktur (KSeF) jest centralnym systemem administracji skarbowej do wystawiania i otrzymywania faktur ustrukturyzowanych w formacie XML.
Na tej stronie znajdziesz uporządkowane informacje dotyczące tematu: KSeF pobieranie faktur. Opis koncentruje się na aktualnych przepisach oraz komunikatach Ministerstwa Finansów.
Instrukcja krok po kroku
1. Zaloguj się do KSeF
Użyj Aplikacji Podatnika KSeF lub zintegrowanego programu księgowego. Uwierzytelnij się Profilem Zaufanym, podpisem kwalifikowanym lub tokenem KSeF. Upewnij się, że masz uprawnienie InvoiceRead.
2. Przejdź do sekcji faktur zakupu
W Aplikacji Podatnika wybierz zakładkę z fakturami zakupu (otrzymanymi). System wyświetli listę faktur wystawionych na Twój NIP przez kontrahentów.
3. Wyszukaj faktury
Możesz filtrować faktury po dacie, numerze KSeF, NIP-ie sprzedawcy lub statusie. W przypadku dużej liczby faktur użyj zaawansowanych filtrów do zawężenia wyników.
4. Pobierz fakturę w formacie XML lub PDF
Kliknij na wybraną fakturę, aby otworzyć jej szczegóły. Pobierz plik XML (oryginalny format) lub wygeneruj wizualizację PDF dla łatwiejszego odczytu.
5. Zaimportuj do systemu księgowego
Pobrane faktury zaimportuj do swojego programu księgowego. Większość nowoczesnych systemów księgowych oferuje automatyczną synchronizację z KSeF.
Najczęstsze problemy i rozwiązania
Nie widzę faktur zakupu w KSeF
Upewnij się, że masz uprawnienie InvoiceRead dla danego NIP. Sprawdź, czy logujesz się do właściwego podmiotu. Faktury pojawiają się dopiero po ich wysłaniu przez sprzedawcę.
Nie mogę pobrać faktury – błąd 403
Błąd 403 oznacza brak uprawnień do pobrania faktury. Sprawdź, czy faktura jest wystawiona na Twój NIP (jako nabywca) lub przez Ciebie (jako sprzedawca).
Plik XML jest nieczytelny
XML to format techniczny. Użyj Aplikacji Podatnika do wygenerowania wizualizacji PDF lub zaimportuj plik do programu księgowego, który wyświetli fakturę w czytelnej formie.
Metody pobierania faktur z KSeF
Faktury można pobierać na trzy sposoby: przez Aplikację Podatnika KSeF (ręcznie, pojedynczo lub zbiorczo), przez program księgowy zintegrowany z KSeF (automatyczna synchronizacja) lub bezpośrednio przez API KSeF (dla integratorów). Każda metoda wymaga uprawnienia InvoiceRead.
Formaty pobierania faktur
Faktury w KSeF są przechowywane w formacie XML zgodnym ze schematem FA(2)/FA(3). Aplikacja Podatnika umożliwia również generowanie wizualizacji PDF. Programy księgowe automatycznie konwertują XML do czytelnej formy.
Automatyczna synchronizacja
Nowoczesne programy księgowe oferują automatyczną synchronizację z KSeF. Po skonfigurowaniu integracji system automatycznie pobiera nowe faktury zakupu i wprowadza je do ewidencji. Oszczędza to czas i eliminuje ryzyko błędów ręcznego przepisywania.
Archiwizacja faktur
Faktury są przechowywane w KSeF przez minimum 10 lat. Eliminuje to konieczność prowadzenia własnego archiwum papierowego lub elektronicznego. W każdej chwili możesz pobrać historyczne faktury z systemu.
FAQ
Jak pobrać fakturę z KSeF?
Fakturę pobierasz przez Aplikację Podatnika KSeF lub program księgowy zintegrowany z systemem. Po zalogowaniu masz dostęp do wszystkich faktur wystawionych na Twój NIP.
Czy mogę pobrać wszystkie faktury zbiorczo z KSeF?
Tak, API KSeF umożliwia eksport paczek faktur. Zintegrowane programy księgowe mogą automatycznie pobierać wszystkie nowe faktury zakupu.
W jakim formacie mogę pobrać fakturę z KSeF?
Faktury w KSeF są w formacie XML. Możesz też wygenerować wizualizację PDF dla łatwiejszego odczytu. Wiele programów księgowych automatycznie konwertuje XML do czytelnej formy.
Jak długo faktury są dostępne do pobrania w KSeF?
Faktury są przechowywane w KSeF przez minimum 10 lat i przez cały ten czas są dostępne do pobrania. Eliminuje to konieczność własnej archiwizacji.