XML - co to jest? Definicja pojęcia KSeF
Co to jest XML?
XML (eXtensible Markup Language) to język znaczników podobny do HTML, ale służący do przechowywania i przesyłania danych, a nie do wyświetlania stron internetowych. XML używa znaczników (tagów) do opisywania struktury danych.
W kontekście KSeF, wszystkie faktury są przechowywane w formacie XML zgodnym ze schematem XSD. Oznacza to, że każda faktura ma określoną strukturę - np. sekcja z danymi sprzedawcy, sekcja z danymi nabywcy, sekcja z pozycjami faktury, itd.
Format XML jest czytelny zarówno dla ludzi (można otworzyć plik XML w edytorze tekstu i zobaczyć strukturę), jak i dla programów komputerowych (łatwo parsować i przetwarzać). Dzięki temu faktury mogą być łatwo wymieniane między różnymi systemami.
Dlaczego KSeF używa XML?
KSeF używa XML, ponieważ: zapewnia jednolity format dla wszystkich faktur (każda faktura ma taką samą strukturę), jest czytelny zarówno dla ludzi, jak i programów, umożliwia łatwą walidację (sprawdzanie poprawności danych), jest standardem używanym w administracji publicznej, umożliwia długoterminowe przechowywanie danych (format nie zależy od konkretnego oprogramowania).
Struktura faktur XML w KSeF
Faktura XML w KSeF składa się z sekcji: nagłówek faktury (numer, data, rodzaj faktury), dane sprzedawcy (NIP, nazwa, adres), dane nabywcy (NIP, nazwa, adres), pozycje faktury (nazwa towaru/usługi, ilość, cena, stawka VAT, wartość), podsumowanie (wartość netto, VAT, wartość brutto), informacje dodatkowe (termin płatności, sposób płatności, itp.). Każda sekcja ma określone pola, które muszą być wypełnione zgodnie ze schematem XSD.
Czy muszę znać XML, żeby korzystać z KSeF?
Nie, jeśli korzystasz z Aplikacji Podatnika KSeF (portalu webowego) lub programu księgowego zintegrowanego z KSeF, nie musisz widzieć ani edytować plików XML - wszystko dzieje się automatycznie. Wiedza o XML jest potrzebna tylko programistom, którzy bezpośrednio integrują systemy z KSeF API lub tworzą własne narzędzia do pracy z fakturami.
FAQ
Czy mogę edytować fakturę XML ręcznie?
Teoretycznie tak, ale nie jest to zalecane. Pliki XML muszą być zgodne ze schematem XSD, a każdy błąd w strukturze spowoduje odrzucenie faktury przez KSeF. Jeśli musisz poprawić fakturę, lepiej użyć Aplikacji Podatnika KSeF lub programu księgowego - one automatycznie zapewnią poprawną strukturę XML.
Jak otworzyć plik XML faktury?
Plik XML możesz otworzyć w dowolnym edytorze tekstu (Notatnik, WordPad) lub przeglądarce internetowej. Jednak do edycji lepiej użyć specjalistycznego edytora XML lub narzędzi do pracy z KSeF. Pamiętaj, że każda zmiana w pliku XML może spowodować błąd walidacji.
Czy faktury PDF są też w formacie XML?
Nie, PDF to format wizualizacji (dokument do wydruku). W KSeF faktura istnieje w dwóch formach: XML (dane strukturalne, używane przez system) i PDF (wizualizacja, generowana na podstawie XML dla użytkownika). PDF jest tylko ‘widokiem’ faktury, a XML zawiera wszystkie dane.
Dlaczego nie używa się prostszego formatu, np. Excel?
XML jest standardem używanym w administracji publicznej i zapewnia: jednolitą strukturę (każda faktura ma te same pola), walidację (system może sprawdzić poprawność danych), długoterminowe przechowywanie (format nie zależy od konkretnego oprogramowania), łatwą wymianę między systemami. Excel czy Word to formaty biurowe, które nie zapewniają takiej struktury i walidacji.