Od kiedy obowiązuje struktura FA(3) w KSeF?

Struktura logiczna FA(3) obowiązuje od 1 lutego 2026 r. Do 31 stycznia 2026 r. stosowana jest FA(2). Wszystkie faktury wystawiane od lutego 2026 muszą być zgodne z FA(3).

KSeF API i struktura FA(3)

Q: Jakie są główne zmiany w strukturze FA(3)?

Główne zmiany to: możliwość dodawania załączników (max 3 MB), nowy typ kontrahenta – pracownik, rozszerzenie pola nazwy towaru do 512 znaków, termin płatności jako liczba dni, format rachunku do 34 znaków.

Od 1 lutego 2026 r. obowiązującą strukturą logiczną faktury ustrukturyzowanej w KSeF będzie FA(3). Nowy schemat XSD wprowadza m.in. możliwość dodawania załączników i nowe typy kontrahentów.

Nowa struktura FA(3)

Od 1 lutego 2026 r. wszystkie faktury wystawiane w KSeF muszą być zgodne ze strukturą logiczną FA(3). Do 31 stycznia 2026 r. stosowana jest struktura FA(2).

Główne zmiany w FA(3) to: możliwość dodawania załączników do faktury w formie ustrukturyzowanej, nowy typ kontrahenta – pracownik (lepsza obsługa wydatków służbowych), uproszczenie niektórych pól.

Zwiększono limit znaków w polu nazwy towaru/usługi z 256 do 512 znaków. Zmieniono format numeru rachunku bankowego (do 34 znaków). Termin płatności można podawać jako liczbę dni.

Załącznik jest integralną częścią pliku faktury (faktura i załącznik w jednym pliku XML). Maksymalny rozmiar pliku z załącznikiem to 3 MB.

Faktury korygujące wystawiane od 1 lutego 2026 r. muszą być w strukturze FA(3), nawet jeśli faktura pierwotna była w FA(2) lub FA(1).

Najczęstsze problemy i rozwiązania

Mój system używa jeszcze struktury FA(2)

Do 31 stycznia 2026 r. FA(2) jest akceptowana. Od 1 lutego 2026 r. musisz przejść na FA(3). Skontaktuj się z dostawcą oprogramowania w sprawie aktualizacji.

Nie wiem, jak dodać załącznik do faktury

Załączniki są opcjonalne i stanowią integralną część pliku XML. Maksymalny rozmiar z załącznikami to 3 MB. Wysyłka faktur z załącznikami możliwa tylko w trybie wsadowym.

Korekta faktury FA(2) – jakiego formatu użyć?

Faktury korygujące wystawiane od 1 lutego 2026 r. muszą być w strukturze FA(3), nawet jeśli faktura pierwotna była w FA(2) lub FA(1).

Kluczowe zmiany w FA(3)

Załączniki: możliwość dołączania specyfikacji, protokołów odbioru – max 3 MB łącznie. Nowy typ kontrahenta: pracownik. Rozszerzenie pola nazwy towaru/usługi do 512 znaków. Termin płatności jako liczba dni od zdarzenia początkowego. Format rachunku bankowego do 34 znaków (standard międzynarodowy).

Terminy obowiązywania

Do 31 stycznia 2026 r. – struktura FA(2). Od 1 lutego 2026 r. – wyłącznie FA(3). Faktury korygujące od 1 lutego 2026 r. muszą być w FA(3), nawet dla faktur pierwotnych z FA(2).

Gdzie pobrać schemat XSD?

Oficjalny schemat XSD FA(3) dostępny jest na stronie https://ksef.podatki.gov.pl/baza-wiedzy-ksef/pliki-do-pobrania-ksef/. Broszura informacyjna FA(3) dostępna pod adresem https://ksef.podatki.gov.pl/media/5iybz0ed/broszura-informacyjna-wersji-roboczej-struktury-logicznej-fa-3.pdf.

Załączniki w FA(3)

Załączniki są opcjonalne i stanowią integralną część pliku XML. Można dołączać specyfikacje, protokoły odbioru itp. Maksymalny rozmiar pliku z załącznikami to 3 MB (bez załączników – 1 MB). Wysyłka faktur z załącznikami możliwa tylko w trybie wsadowym.

FAQ

Od kiedy obowiązuje struktura FA(3)?

Struktura FA(3) obowiązuje od 1 lutego 2026 r. Do 31 stycznia 2026 r. stosowana jest FA(2).

Czy korekta faktury FA(2) musi być w FA(3)?

Tak, faktury korygujące wystawiane od 1 lutego 2026 r. muszą być w strukturze FA(3), nawet jeśli faktura pierwotna była w FA(2) lub FA(1).

Jaki jest maksymalny rozmiar faktury z załącznikami?

Maksymalny rozmiar pliku faktury z załącznikami to 3 MB. Bez załączników – 1 MB.

Gdzie znajdę dokumentację FA(3)?

Oficjalna dokumentacja, schemat XSD i broszura informacyjna dostępne są na stronie https://ksef.podatki.gov.pl/baza-wiedzy-ksef/pliki-do-pobrania-ksef/.