KSeF awaria systemu
Rodzaje awarii i procedury
Ministerstwo Finansów przewidziało trzy tryby na wypadek niedostępności KSeF: tryb awaryjny (awaria ogłoszona przez MF), tryb offline (niedostępność serwisowa) oraz tryb offline24 (problemy po stronie podatnika).
Tryb awaryjny ogłaszany jest oficjalnie przez MF poprzez komunikat w Biuletynie Informacji Publicznej (BIP). Po zakończeniu awarii masz 7 dni roboczych na przesłanie faktur do KSeF.
W przypadku awarii całkowitej (np. zagrożenie państwa, poważne problemy infrastrukturalne) faktury wystawia się według starych zasad – mogą być w formie papierowej lub dowolnej elektronicznej, bez konieczności przesyłania do KSeF.
Podczas każdej awarii faktury można wystawiać elektronicznie w formacie XML zgodnym ze strukturą FA(3). Faktura musi zawierać dwa kody QR: OFFLINE i CERTYFIKAT.
Status systemu KSeF można sprawdzić na oficjalnym portalu ksef.podatki.gov.pl oraz w komunikatach BIP Ministerstwa Finansów.
Instrukcja krok po kroku
1. Sprawdź status systemu KSeF
Zweryfikuj na ksef.podatki.gov.pl oraz w BIP Ministerstwa Finansów, czy system działa prawidłowo lub czy ogłoszono awarię. Status systemu określa, który tryb zastosować.
2. Zidentyfikuj rodzaj awarii
Określ typ problemu: awaria ogłoszona przez MF (tryb awaryjny – 7 dni roboczych na dosłanie), niedostępność systemu (tryb offline), problemy po Twojej stronie (tryb offline24 – następny dzień roboczy).
3. Przygotuj certyfikat KSeF
Do wystawiania faktur w trybie awaryjnym/offline potrzebujesz certyfikatu KSeF (typu 2). Uzyskaj go przez e-Urząd Skarbowy przed wystąpieniem awarii.
4. Wystaw faktury z kodami QR
Wystawiaj faktury elektronicznie w formacie XML zgodnym z FA(3). Każda faktura musi zawierać dwa kody QR: OFFLINE (do weryfikacji) i CERTYFIKAT (tożsamość wystawcy).
5. Przekaż faktury nabywcom
Udostępnij faktury nabywcom poza KSeF – e-mailem, jako PDF lub wydruk. Nabywcy będą mogli zweryfikować faktury w KSeF po ich przesłaniu.
6. Prześlij faktury do KSeF po awarii
Po zakończeniu awarii prześlij wszystkie faktury do KSeF w odpowiednim terminie: 7 dni roboczych (awaria MF) lub następny dzień roboczy (offline24).
Najczęstsze problemy i rozwiązania
Nie wiem, czy mogę wystawiać faktury podczas awarii
Tak, podczas awarii KSeF możesz wystawiać faktury w trybie awaryjnym lub offline. Wymagany jest certyfikat KSeF do generowania kodów QR. Po zakończeniu awarii masz 7 dni roboczych na przesłanie faktur.
Nie mam certyfikatu KSeF – co robić podczas awarii?
Uzyskaj certyfikat KSeF przez e-Urząd Skarbowy (dostępny od listopada 2025 r.). W przypadku awarii całkowitej możesz wystawiać faktury w dowolnej formie bez certyfikatu.
Jak przesłać faktury po zakończeniu awarii?
Faktury wystawione w trybie awaryjnym prześlij do KSeF przez API lub Aplikację Podatnika. Masz 7 dni roboczych od zakończenia awarii ogłoszonej przez MF.
Tryb awaryjny KSeF
Ogłaszany przez MF w BIP i oprogramowaniu interfejsowym. Wystawiasz faktury XML z kodami QR. Po zakończeniu awarii masz 7 dni roboczych na przesłanie faktur do KSeF. Faktury otrzymują numer KSeF dopiero po przesłaniu.
Tryb offline (niedostępność systemu)
Uruchamiany podczas przerw serwisowych lub nagłej niedostępności KSeF. Faktury wystawiasz lokalnie i przesyłasz najpóźniej następnego dnia roboczego po zakończeniu niedostępności. W razie dłuższej awarii – 7 dni roboczych.
Awaria całkowita
Ogłaszana w przypadku poważnych problemów infrastrukturalnych. Faktury można wystawiać w dowolnej formie (papierowej lub elektronicznej) bez konieczności przesyłania do KSeF. System wraca do normalnego działania po ogłoszeniu zakończenia awarii przez MF.
Kody QR na fakturach awaryjnych
Faktura wystawiona w trybie awaryjnym lub offline musi zawierać dwa kody QR: OFFLINE (do weryfikacji dokumentu w KSeF) oraz CERTYFIKAT (potwierdzający tożsamość wystawcy). Wymagany jest certyfikat KSeF typu 2.
FAQ
Jak sprawdzić, czy KSeF ma awarię?
Sprawdź status systemu na portalu ksef.podatki.gov.pl lub komunikaty w Biuletynie Informacji Publicznej Ministerstwa Finansów. Awaria jest ogłaszana oficjalnie.
Ile mam czasu na przesłanie faktur po awarii?
Po zakończeniu awarii ogłoszonej przez MF masz 7 dni roboczych na przesłanie faktur do KSeF. W trybie offline24 (problemy po stronie podatnika) – następny dzień roboczy.
Czy podczas awarii mogę wystawić fakturę papierową?
Tylko w przypadku awarii całkowitej ogłoszonej przez MF. W trybie awaryjnym i offline wystawiasz faktury elektroniczne XML z kodami QR.
Co to jest awaria całkowita?
Awaria całkowita ogłaszana jest w przypadku poważnych problemów infrastrukturalnych lub zagrożenia państwa. Faktury można wtedy wystawiać w dowolnej formie bez przesyłania do KSeF.