KSeF kto musi korzystać
Kogo dotyczy obowiązek KSeF?
Obowiązek korzystania z KSeF dotyczy wszystkich podatników VAT prowadzących działalność gospodarczą w Polsce. Obejmuje to zarówno czynnych podatników VAT, jak i podatników zwolnionych z VAT (podmiotowo lub przedmiotowo).
Od 1 lutego 2026 r. obowiązek dotyczy dużych przedsiębiorstw z obrotami powyżej 200 mln zł brutto w 2024 roku. Od 1 kwietnia 2026 r. – wszystkich pozostałych podatników VAT.
Obowiązek obejmuje: jednoosobowe działalności gospodarcze (JDG), spółki osobowe i kapitałowe, podatników zwolnionych z VAT, biura rachunkowe działające w imieniu klientów.
Mikroprzedsiębiorcy z miesięcznymi obrotami do 10 tys. zł mają przedłużony termin do 1 stycznia 2027 r. Do tego czasu mogą wystawiać faktury poza KSeF.
Instrukcja krok po kroku
1. Określ swój status podatkowy
Sprawdź, czy jesteś czynnym podatnikiem VAT, czy korzystasz ze zwolnienia (podmiotowego lub przedmiotowego). Obowiązek KSeF dotyczy obu kategorii przy fakturach B2B.
2. Ustal kategorię wielkości firmy
Zweryfikuj obroty brutto z 2024 r.: powyżej 200 mln zł – duże przedsiębiorstwo (obowiązek od 1 lutego 2026 r.); poniżej 200 mln zł – pozostali podatnicy (obowiązek od 1 kwietnia 2026 r.); do 10 tys. zł miesięcznie – mikrofirmy (obowiązek od 1 stycznia 2027 r.).
3. Sprawdź wyłączenia
Niektóre transakcje są wyłączone z KSeF: bilety jednorazowe, opłaty autostradowe, niektóre transakcje międzynarodowe, faktury VAT RR. Zidentyfikuj, czy Twoja działalność obejmuje wyłączone kategorie.
4. Przygotuj się na odbieranie faktur
Od 1 lutego 2026 r. wszyscy muszą być gotowi na odbieranie faktur przez KSeF. Nawet jeśli nie masz jeszcze obowiązku wystawiania, musisz mieć dostęp do systemu.
5. Zaplanuj wdrożenie
Na podstawie daty obowiązku zaplanuj: wybór/aktualizację oprogramowania, szkolenia pracowników, testy w środowisku testowym, uruchomienie produkcyjne.
Najczęstsze problemy i rozwiązania
Nie wiem, czy muszę korzystać z KSeF
Jeśli prowadzisz działalność gospodarczą i wystawiasz faktury VAT (jako czynny lub zwolniony podatnik), musisz korzystać z KSeF. Data obowiązku zależy od wielkości firmy: 1 lutego, 1 kwietnia 2026 r. lub 1 stycznia 2027 r.
Jestem podatnikiem zwolnionym z VAT – czy muszę korzystać z KSeF?
Tak, od 1 kwietnia 2026 r. podatnicy zwolnieni z VAT muszą wystawiać faktury B2B przez KSeF. Faktury dla konsumentów można wystawiać poza systemem.
Prowadzę mikrofirmę – kiedy muszę wdrożyć KSeF?
Mikrofirmy z miesięcznymi obrotami do 10 tys. zł mają obowiązek od 1 stycznia 2027 r. Jednak od 1 lutego 2026 r. musisz być gotowy na odbieranie faktur przez KSeF.
Podatnicy objęci obowiązkiem KSeF
Obowiązek dotyczy: czynnych podatników VAT (wszystkie branże), podatników zwolnionych z VAT (przy fakturach B2B), JDG i mikroprzedsiębiorców (od 1 kwietnia 2026 r. lub 1 stycznia 2027 r.), spółek osobowych i kapitałowych, podmiotów zagranicznych zarejestrowanych do VAT w Polsce.
Wyjątki od obowiązku KSeF
Trwale wyłączone z KSeF są: faktury za bilety jednorazowe i okresowe w transporcie, faktury za przejazd autostradą, niektóre faktury w obrocie międzynarodowym, faktury VAT RR dla rolników ryczałtowych (dobrowolne korzystanie). Faktury dla konsumentów (B2C) można wystawiać poza KSeF.
Odbieranie faktur przez KSeF
Od 1 lutego 2026 r. wszyscy podatnicy – także mikrofirmy i osoby prowadzące działalność na małą skalę – muszą być przygotowani na odbieranie faktur przez KSeF. Oznacza to konieczność posiadania dostępu do systemu, nawet jeśli nie ma jeszcze obowiązku wystawiania faktur.
FAQ
Czy JDG musi korzystać z KSeF?
Tak, od 1 kwietnia 2026 r. obowiązek dotyczy wszystkich JDG. Mikrofirmy z obrotami do 10 tys. zł miesięcznie mają zwolnienie do końca 2026 r.
Czy podatnik zwolniony z VAT musi korzystać z KSeF?
Tak, od 1 kwietnia 2026 r. podatnicy zwolnieni z VAT muszą wystawiać faktury B2B przez KSeF. Faktury dla konsumentów można wystawiać poza systemem.
Czy rolnik ryczałtowy musi korzystać z KSeF?
Nie, faktury VAT RR są wyłączone z obowiązku KSeF. Korzystanie z systemu jest dla rolników ryczałtowych dobrowolne.
Czy biuro rachunkowe może wystawiać faktury w KSeF w imieniu klienta?
Tak, biuro rachunkowe może otrzymać uprawnienia do wystawiania faktur w KSeF w imieniu klienta. Wymaga to nadania odpowiednich uprawnień przez klienta, przy czym biuro może następnie przekazać te uprawnienia swoim pracownikom.