KSeF – co to jest i jak działa

Co musisz wiedzieć

Krajowy System e-Faktur (KSeF) to ogólnopolska platforma informatyczna Ministerstwa Finansów, która umożliwia wystawianie, przesyłanie, odbieranie i przechowywanie faktur ustrukturyzowanych w jednolitym formacie XML.

System został uruchomiony dobrowolnie w 2022 roku i stanie się obowiązkowy w 2026 roku. Od 1 lutego 2026 r. obowiązek dotyczy dużych firm (obroty powyżej 200 mln zł brutto w 2024 r.), od 1 kwietnia 2026 r. – wszystkich pozostałych podatników VAT.

Faktury przesłane do KSeF otrzymują unikalny 35-znakowy numer KSeF i są przechowywane przez 10 lat. System zapewnia autentyczność i integralność dokumentów, eliminując potrzebę stosowania dodatkowych zabezpieczeń.

KSeF oferuje szybszy zwrot VAT (40 dni zamiast 60 dni), automatyczną archiwizację, uproszczone rozliczanie korekt oraz brak obowiązku przechowywania faktur przez podatnika.

Instrukcja krok po kroku

1. Poznaj podstawy KSeF

KSeF (Krajowy System e-Faktur) to centralna platforma Ministerstwa Finansów do wystawiania, przesyłania i przechowywania faktur ustrukturyzowanych w formacie XML. System zastąpi tradycyjne fakturowanie B2B.

2. Sprawdź termin obowiązku dla Twojej firmy

Obowiązek wchodzi etapowo: od 1 lutego 2026 r. dla dużych firm (obroty >200 mln zł), od 1 kwietnia 2026 r. dla pozostałych podatników VAT, od 1 stycznia 2027 r. dla mikrofirm.

3. Wybierz metodę dostępu

Dostęp do KSeF możesz uzyskać przez: bezpłatną Aplikację Podatnika KSeF (portal webowy), program księgowy zintegrowany z KSeF, API (dla automatyzacji). Logowanie przez Profil Zaufany, podpis kwalifikowany lub token KSeF.

4. Zapoznaj się z korzyściami

KSeF oferuje: szybszy zwrot VAT (40 dni zamiast 60), automatyczną archiwizację (10 lat), uproszczone rozliczanie korekt, eliminację JPK_FA na żądanie, gwarancję autentyczności faktur.

5. Zaplanuj wdrożenie

Przygotuj się z wyprzedzeniem: sprawdź gotowość oprogramowania, przeszkol pracowników, przetestuj w środowisku testowym. Nie odkładaj wdrożenia na ostatnią chwilę.

Najczęstsze problemy i rozwiązania

Nie wiem, od kiedy muszę korzystać z KSeF

Obowiązek wchodzi etapowo: od 1 lutego 2026 r. dla dużych firm (obroty >200 mln zł), od 1 kwietnia 2026 r. dla pozostałych podatników VAT, od 1 stycznia 2027 r. dla mikrofirm (do 10 tys. zł miesięcznie).

Czy muszę kupować specjalne oprogramowanie?

Nie, Ministerstwo Finansów udostępnia bezpłatną Aplikację Podatnika KSeF oraz aplikację mobilną. Możesz też zintegrować swój system księgowy z KSeF przez API.

Co się stanie z fakturami papierowymi?

Od momentu wejścia obowiązku KSeF faktury w transakcjach B2B muszą być wystawiane przez KSeF. Faktury papierowe pozostaną tylko dla konsumentów (B2C) i w wyjątkowych sytuacjach awaryjnych.

Jak działa KSeF?

System działa poprzez przesyłanie faktur w formacie XML zgodnym ze schematem XSD (obecnie FA(2), od 1 lutego 2026 r. – FA(3)). Faktury można wysyłać przez portal webowy (Aplikację Podatnika KSeF), API lub zintegrowane systemy księgowe. Po walidacji faktura otrzymuje numer KSeF i jest dostępna dla nabywcy.

Kto musi korzystać z KSeF?

Od 1 lutego 2026 r. – duże firmy z obrotami powyżej 200 mln zł brutto w 2024 r. Od 1 kwietnia 2026 r. – wszyscy pozostali podatnicy VAT, w tym JDG, spółki, podatnicy zwolnieni z VAT. Od 1 stycznia 2027 r. – mikroprzedsiębiorcy z obrotami do 10 tys. zł miesięcznie.

Metody dostępu do KSeF

Do KSeF można uzyskać dostęp poprzez: Profil Zaufany, podpis kwalifikowany, kwalifikowaną pieczęć elektroniczną, certyfikat KSeF lub token KSeF (dla integracji systemów). Aplikacja Podatnika KSeF jest dostępna bezpłatnie na portalu ksef.podatki.gov.pl.

FAQ

Powiązane tematy

• KSeF od kiedy obowiązkowy
• KSeF kto musi korzystać
• KSeF korzyści dla firm