KSeF faktura zaliczkowa
Co musisz wiedzieć
Krajowy System e-Faktur (KSeF) jest centralnym systemem administracji skarbowej do wystawiania i otrzymywania faktur ustrukturyzowanych w formacie XML.
Na tej stronie znajdziesz uporządkowane informacje dotyczące tematu: KSeF faktura zaliczkowa. Opis koncentruje się na aktualnych przepisach oraz komunikatach Ministerstwa Finansów.
Instrukcja krok po kroku
1. Przygotuj dane faktury zaliczkowej
Zbierz dane: dane sprzedawcy i nabywcy, kwotę otrzymanej zaliczki, datę otrzymania zaliczki, opis planowanej dostawy lub usługi. Upewnij się, że masz wszystkie informacje wymagane przez schemat FA(3).
2. Wybierz typ dokumentu
W strukturze logicznej FA(3) oznacz dokument jako fakturę zaliczkową (RodzajFaktury = zaliczkowa). Użyj dedykowanych pól do opisania planowanej transakcji.
3. Wypełnij pola specyficzne dla zaliczki
Podaj: kwotę zaliczki, stawkę VAT, datę planowanej dostawy lub usługi, opis przedmiotu zaliczki. Wszystkie pola muszą być zgodne z wymaganiami schematu XSD.
4. Wyślij fakturę do KSeF
Wyślij fakturę zaliczkową do KSeF przez Aplikację Podatnika lub zintegrowany program księgowy. Po przyjęciu faktura otrzyma numer KSeF.
5. Zachowaj powiązanie do faktury końcowej
Przy wystawianiu faktury końcowej (rozliczającej) pamiętaj o powiązaniu z fakturą zaliczkową. Podaj numer KSeF faktury zaliczkowej w odpowiednich polach struktury.
Najczęstsze problemy i rozwiązania
Nie wiem, jak oznaczyć fakturę jako zaliczkową
W strukturze FA(3) użyj pola RodzajFaktury z wartością oznaczającą zaliczkę. Sprawdź dokumentację schematu XSD na stronie Ministerstwa Finansów dla prawidłowego oznaczenia.
Kiedy muszę wystawić fakturę zaliczkową?
Fakturę zaliczkową wystawiasz nie później niż 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym otrzymałeś zaliczkę. Obowiązek wystawienia jest określony w przepisach VAT.
Jak powiązać fakturę końcową z zaliczkową?
W fakturze końcowej (rozliczającej) wskaż numer KSeF faktury zaliczkowej w dedykowanych polach struktury. System KSeF zweryfikuje powiązanie.
Faktura zaliczkowa w KSeF
Faktura zaliczkowa w KSeF jest fakturą ustrukturyzowaną oznaczoną odpowiednim typem dokumentu. Musi zawierać: dane sprzedawcy i nabywcy, kwotę zaliczki, datę otrzymania zaliczki, opis planowanej dostawy lub usługi, stawkę VAT.
Terminy wystawiania
Fakturę zaliczkową należy wystawić nie później niż 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym otrzymano zaliczkę. Obowiązek dotyczy zaliczek od czynnych podatników VAT na transakcje B2B.
Rozliczenie zaliczki
Po wykonaniu dostawy lub usługi wystawiasz fakturę końcową (rozliczającą), która pomniejsza kwotę o wcześniej wystawione faktury zaliczkowe. W fakturze końcowej wskaż numery KSeF faktur zaliczkowych.
Korekta faktury zaliczkowej
Jeśli zaliczka zostanie zwrócona lub transakcja anulowana, wystawiasz fakturę korygującą do faktury zaliczkowej. Korekta musi wskazywać numer KSeF korygowanej faktury zaliczkowej.
FAQ
Czy faktura zaliczkowa musi trafiać do KSeF?
Tak, od momentu wejścia w życie obowiązkowego KSeF (2026) faktury zaliczkowe będą musiały być wystawiane jako faktury ustrukturyzowane w systemie KSeF.
Jak wystawić fakturę zaliczkową w KSeF?
Faktura zaliczkowa wystawiana jest jak każda inna faktura ustrukturyzowana w KSeF. W strukturze FA należy oznaczyć dokument jako fakturę zaliczkową i podać szczegóły dotyczące planowanej dostawy lub usługi.
Czy faktura zaliczkowa w KSeF wymaga specjalnych oznaczeń?
Tak, w strukturze logicznej FA(2) i FA(3) są dedykowane pola oznaczające fakturę jako zaliczkową oraz pola do opisania planowanej dostawy towaru lub wykonania usługi.
Kiedy wystawić fakturę zaliczkową w KSeF?
Fakturę zaliczkową wystawiasz po otrzymaniu zaliczki od nabywcy, nie później niż 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym otrzymano zaliczkę, zgodnie z przepisami VAT.