KSeF wdrożenie w małej firmie
Co musisz wiedzieć
Krajowy System e-Faktur (KSeF) jest centralnym systemem administracji skarbowej do wystawiania i otrzymywania faktur ustrukturyzowanych w formacie XML.
Na tej stronie znajdziesz uporządkowane informacje dotyczące tematu: KSeF wdrożenie w małej firmie. Opis koncentruje się na aktualnych przepisach oraz komunikatach Ministerstwa Finansów.
Instrukcja krok po kroku
1. Oceń skalę wdrożenia
Dla małej firmy (kilka-kilkadziesiąt faktur miesięcznie) wdrożenie może być proste. Sprawdź liczbę faktur, liczbę osób wystawiających i używane narzędzia.
2. Wybierz narzędzie do fakturowania
Dla małych firm wystarczą bezpłatne narzędzia MF: Aplikacja Podatnika KSeF (portal webowy), e-mikrofirma (uproszczone faktury), aplikacja mobilna. Alternatywnie – zaktualizuj obecny program księgowy.
3. Załóż Profil Zaufany
Właściciel firmy potrzebuje Profilu Zaufanego do logowania do KSeF. Załóż go przez bank lub ePUAP – to najprostsza metoda uwierzytelniania.
4. Przetestuj wystawianie faktur
Przed datą obowiązku przetestuj wystawianie faktur w KSeF. Możesz użyć środowiska testowego (ksef-test.mf.gov.pl) lub wystawić pierwszą fakturę dobrowolnie w systemie produkcyjnym.
5. Przeszkol osoby odpowiedzialne
Zorganizuj krótkie szkolenie dla osób wystawiających faktury. Webinaria MF (Środy z KSeF) są bezpłatne. Dla małej firmy wystarczy 1-2 godziny nauki.
6. Nadaj uprawnienia (jeśli potrzebne)
Jeśli korzystasz z biura rachunkowego lub masz pracownika odpowiedzialnego za faktury, nadaj mu uprawnienia przez Aplikację Podatnika KSeF.
Najczęstsze problemy i rozwiązania
Nie wiem, od czego zacząć wdrożenie KSeF
Zacznij od audytu procesów fakturowania, sprawdź gotowość oprogramowania i weź udział w szkoleniach MF (Środy z KSeF). Dokumentacja na ksef.podatki.gov.pl.
Specyfika małych firm
Dla małych firm (mikro i małe przedsiębiorstwa) wdrożenie KSeF jest zazwyczaj proste. Niewielka liczba faktur pozwala na korzystanie z bezpłatnych narzędzi MF. Czas wdrożenia: kilka dni do 2 tygodni.
Bezpłatne narzędzia dla małych firm
Ministerstwo Finansów udostępnia bezpłatnie: Aplikację Podatnika KSeF (pełnofunkcyjny portal), e-mikrofirmę (uproszczone faktury dla mikrofirm), aplikację mobilną. Dla większości małych firm te narzędzia wystarczą.
Koszty wdrożenia
Typowe koszty dla małej firmy: bezpłatne narzędzia MF (0 zł), aktualizacja programu księgowego (0-500 zł), ewentualne szkolenie (0-500 zł). Łączne koszty często nie przekraczają 1000 zł.
Harmonogram dla małych firm
Od 1 kwietnia 2026 r. – obowiązek dla małych firm będących czynnymi podatnikami VAT. Od 1 stycznia 2027 r. – obowiązek dla mikrofirm wykluczonych cyfrowo (obroty do 10 tys. zł miesięcznie). Zacznij przygotowania co najmniej 2 miesiące przed terminem.
FAQ
Jak mała firma powinna przygotować się do KSeF?
Mała firma powinna: sprawdzić, czy program księgowy obsługuje KSeF, zaplanować szkolenie dla osób wystawiających faktury, przetestować proces w środowisku testowym i nadać uprawnienia.
Czy mała firma może korzystać z bezpłatnych narzędzi KSeF?
Tak, bezpłatne narzędzia MF (Aplikacja Podatnika KSeF, e-mikrofirma) są wystarczające dla małych firm o niewielkiej liczbie faktur miesięcznie.
Od kiedy mała firma musi korzystać z KSeF?
Małe firmy muszą korzystać z KSeF od 1 kwietnia 2026 r. Mikrofirmy wykluczone cyfrowo mają czas do 1 stycznia 2027 r.
Jakie koszty poniesie mała firma przy wdrożeniu KSeF?
Koszty dla małych firm to zwykle 500-2000 zł na aktualizację oprogramowania i szkolenia. Można też korzystać z bezpłatnych narzędzi MF bez dodatkowych kosztów.