KSeF ZAW-FA wersja elektroniczna – kiedy będzie dostępna?
Co musisz wiedzieć
Formularz ZAW-FA (Zgłoszenie Awaryjne - Faktury) służy do nadawania uprawnień do KSeF osobom fizycznym lub podmiotom, które nie mogą uwierzytelnić się pieczęcią kwalifikowaną lub gdy podatnik preferuje tradycyjną formę udzielania pełnomocnictw.
Obecnie (do 31 stycznia 2026) formularz ZAW-FA wersja 2 można składać tylko w formie papierowej - osobiście w urzędzie skarbowym lub pocztą. Od 1 lutego 2026 roku wejdzie w życie wersja 3 formularza ZAW-FA, która będzie dostępna zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej.
Elektroniczne składanie ZAW-FA będzie możliwe przez ePUAP (Elektroniczną Platformę Usług Administracji Publicznej) lub jako załącznik do pisma ogólnego w e-Urzędzie Skarbowym. To znacznie ułatwi i przyspieszy proces nadawania uprawnień do KSeF.
Warto przygotować się do elektronicznego składania ZAW-FA już teraz, sprawdzając dostęp do ePUAP lub e-Urzędu Skarbowego, aby móc skorzystać z nowej możliwości od pierwszego dnia obowiązywania.
Instrukcja krok po kroku
1. Sprawdź dostęp do ePUAP lub e-Urzędu Skarbowego
Aby móc składać ZAW-FA elektronicznie od 1 lutego 2026, upewnij się, że masz dostęp do ePUAP (z aktywnym Profilem Zaufanym) lub e-Urzędu Skarbowego. Jeśli nie masz jeszcze konta, załóż je z wyprzedzeniem.
2. Poczekaj na 1 lutego 2026
Formularz ZAW-FA w wersji elektronicznej będzie dostępny od 1 lutego 2026 roku. Do tego czasu musisz składać formularz w formie papierowej w urzędzie skarbowym.
3. Zaloguj się do ePUAP lub e-Urzędu Skarbowego
Po 1 lutego 2026 zaloguj się do ePUAP (przez Profil Zaufany) lub e-Urzędu Skarbowego, aby uzyskać dostęp do elektronicznego formularza ZAW-FA wersja 3.
4. Wypełnij formularz ZAW-FA elektronicznie
Wypełnij formularz ZAW-FA wersja 3, podając dane osoby lub podmiotu, któremu nadajesz uprawnienia, oraz zakres uprawnień (InvoiceRead, InvoiceWrite itp.). Formularz będzie dostępny w formie interaktywnej.
5. Podpisz i wyślij formularz
Podpisz formularz elektronicznie (Profilem Zaufanym lub podpisem kwalifikowanym) i wyślij do urzędu skarbowego. Po zarejestrowaniu uprawnienia staną się aktywne w KSeF.
Najczęstsze problemy i rozwiązania
Nie mogę znaleźć formularza ZAW-FA w ePUAP
Formularz ZAW-FA w wersji elektronicznej będzie dostępny w ePUAP dopiero od 1 lutego 2026 roku. Do tego czasu formularz można składać tylko w formie papierowej w urzędzie skarbowym. Jeśli jest już po 1 lutego 2026, sprawdź, czy masz aktywny Profil Zaufany i czy formularz został już udostępniony w katalogu usług ePUAP.
Czy mogę już teraz składać ZAW-FA elektronicznie?
Nie, formularz ZAW-FA w wersji elektronicznej będzie dostępny dopiero od 1 lutego 2026. Do tego czasu musisz składać formularz w formie papierowej. Jednak możesz już teraz nadawać uprawnienia elektronicznie przez Aplikację Podatnika KSeF - to jest szybsze i działa natychmiast.
Kiedy będzie dostępna wersja elektroniczna ZAW-FA?
Formularz ZAW-FA w wersji elektronicznej będzie dostępny od 1 lutego 2026 roku. To data, od której zacznie obowiązywać wersja 3 formularza ZAW-FA, która będzie dostępna zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej.
Do 31 stycznia 2026:
- Formularz ZAW-FA wersja 2 dostępny tylko w formie papierowej
- Składanie osobiście w urzędzie skarbowym lub pocztą
- Brak możliwości składania elektronicznego
Od 1 lutego 2026:
- Formularz ZAW-FA wersja 3 dostępny w formie papierowej i elektronicznej
- Składanie elektroniczne przez ePUAP lub e-Urząd Skarbowy
- Szybsze przetwarzanie i aktywacja uprawnień
Jak będzie można składać ZAW-FA elektronicznie?
Od 1 lutego 2026 roku formularz ZAW-FA będzie można składać elektronicznie na dwa sposoby:
1. Przez ePUAP (Elektroniczną Platformę Usług Administracji Publicznej):
- Wymaga aktywnego Profilu Zaufanego
- Formularz dostępny w katalogu usług ePUAP
- Podpisanie Profilem Zaufanym lub podpisem kwalifikowanym
- Automatyczne przekazanie do urzędu skarbowego
2. Jako załącznik do pisma ogólnego w e-Urzędzie Skarbowym:
- Wymaga konta w e-Urzędzie Skarbowym
- Formularz ZAW-FA jako załącznik do pisma
- Podpisanie elektroniczne
- Przekazanie do właściwego urzędu skarbowego
Zalety składania elektronicznego:
- Szybsze przetwarzanie (dni zamiast tygodni)
- Brak konieczności wizyty w urzędzie
- Możliwość śledzenia statusu
- Mniejsze ryzyko błędów formalnych
Różnice między wersją 2 a wersją 3 ZAW-FA
ZAW-FA wersja 2 (obecna, do 31 stycznia 2026):
- Dostępna tylko w formie papierowej
- Składanie osobiście w urzędzie skarbowym lub pocztą
- Dłuższy czas przetwarzania (kilka dni roboczych)
- Wymaga fizycznej wizyty lub wysyłki pocztowej
ZAW-FA wersja 3 (od 1 lutego 2026):
- Dostępna w formie papierowej i elektronicznej
- Składanie elektroniczne przez ePUAP lub e-Urząd Skarbowy
- Szybsze przetwarzanie (elektroniczne)
- Możliwość składania bez wychodzenia z domu/biura
- Zgodność z nowymi przepisami KSeF 2.0
Ważne: Wersja 3 będzie dostępna równocześnie w obu formach - papierowej i elektronicznej. Wybór metody zależy od preferencji podatnika.
Przygotowanie do elektronicznego składania ZAW-FA
Aby móc składać ZAW-FA elektronicznie od 1 lutego 2026, warto przygotować się już teraz:
1. Załóż Profil Zaufany (jeśli nie masz):
- Wejdź na epuap.gov.pl
- Wypełnij formularz rejestracyjny
- Zweryfikuj tożsamość (w urzędzie, przez bank lub mObywatel)
- Proces zwykle trwa kilka dni
2. Sprawdź dostęp do e-Urzędu Skarbowego:
- Zaloguj się na e-urzadskarbowy.gov.pl
- Upewnij się, że masz aktywne konto
- Jeśli nie masz konta, załóż je z wyprzedzeniem
3. Przygotuj dane do formularza:
- NIP podmiotu, któremu nadajesz uprawnienia
- PESEL osoby fizycznej (jeśli dotyczy)
- Zakres uprawnień (InvoiceRead, InvoiceWrite itp.)
- Dane kontaktowe
4. Sprawdź wymagania techniczne:
- Komputer z dostępem do internetu
- Przeglądarka internetowa (Chrome, Firefox, Edge)
- Profil Zaufany lub podpis kwalifikowany do podpisywania
Alternatywa: składanie przez Aplikację Podatnika KSeF
Warto pamiętać, że nadal możesz nadawać uprawnienia elektronicznie przez Aplikację Podatnika KSeF - to jest szybsze niż ZAW-FA i działa już teraz:
Zalety Aplikacji Podatnika:
- Natychmiastowa aktywacja uprawnień (bez oczekiwania na przetworzenie formularza)
- Dostępna już teraz (nie trzeba czekać do 1 lutego 2026)
- Prostszy proces (bez wypełniania formularza)
- Możliwość zarządzania uprawnieniami online
Kiedy użyć ZAW-FA zamiast Aplikacji Podatnika:
- Gdy nie możesz uwierzytelnić się pieczęcią kwalifikowaną
- Gdy preferujesz tradycyjną formę pełnomocnictwa
- Gdy potrzebujesz dokumentu papierowego dla celów archiwizacyjnych
- Gdy urząd skarbowy wymaga formularza ZAW-FA
Rekomendacja: Jeśli możesz, użyj Aplikacji Podatnika KSeF do nadawania uprawnień - to szybsze i wygodniejsze niż ZAW-FA.
FAQ
Czy ktoś się orientuje kiedy będzie można wysłać ZAW-FA w wersji elektronicznej?
Tak, formularz ZAW-FA w wersji elektronicznej będzie dostępny od 1 lutego 2026 roku. Od tego dnia będzie można składać formularz ZAW-FA wersja 3 elektronicznie przez ePUAP lub e-Urząd Skarbowy. Do 31 stycznia 2026 formularz można składać tylko w formie papierowej.
Jak będzie można składać ZAW-FA elektronicznie?
Od 1 lutego 2026 formularz ZAW-FA będzie można składać elektronicznie przez ePUAP (z Profilem Zaufanym) lub jako załącznik do pisma ogólnego w e-Urzędzie Skarbowym. Formularz będzie dostępny w formie interaktywnej i można go będzie podpisać Profilem Zaufanym lub podpisem kwalifikowanym.
Czy muszę czekać do 1 lutego 2026, aby nadać uprawnienia elektronicznie?
Nie, nie musisz czekać. Możesz już teraz nadawać uprawnienia elektronicznie przez Aplikację Podatnika KSeF - to jest szybsze niż ZAW-FA i działa natychmiast. Formularz ZAW-FA w wersji elektronicznej jest alternatywą dla tych, którzy preferują tradycyjną formę pełnomocnictwa lub nie mogą użyć Aplikacji Podatnika.
Czy wersja elektroniczna ZAW-FA zastąpi wersję papierową?
Nie, wersja 3 formularza ZAW-FA będzie dostępna zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej. Wybór metody zależy od preferencji podatnika. Formularz papierowy nadal będzie można składać osobiście w urzędzie skarbowym lub pocztą.
Czy składanie ZAW-FA elektronicznie będzie szybsze?
Tak, składanie ZAW-FA elektronicznie będzie szybsze niż wersja papierowa. Elektroniczne formularze są przetwarzane szybciej przez urzędy, a uprawnienia mogą być aktywowane w ciągu kilku dni roboczych zamiast tygodni. Dodatkowo nie trzeba czekać na wizytę w urzędzie lub wysyłkę pocztową.
Czy potrzebuję Profilu Zaufanego do składania ZAW-FA elektronicznie?
Tak, do składania ZAW-FA przez ePUAP potrzebny jest aktywny Profil Zaufany. Alternatywnie możesz użyć e-Urzędu Skarbowego z kontem w tym systemie. Profil Zaufany można założyć bezpłatnie na epuap.gov.pl - proces weryfikacji zwykle trwa kilka dni.