KSeF ZAW-FA złożony – następne kroki: nadanie uprawnień i certyfikaty

Co musisz wiedzieć

Po złożeniu formularza ZAW-FA do urzędu skarbowego i wskazaniu prezesa spółki jako osoby uprawnionej, prezes uzyskuje pełne uprawnienia administracyjne w KSeF (rola właścicielska w praktyce). To pozwala mu na zarządzanie uprawnieniami innych osób w firmie w zakresie wskazanym w ZAW-FA.

Następnym krokiem jest nadanie uprawnień pracownikom, którzy będą wystawiać faktury. Uprawnienia nadaje się przez Moduł Certyfikatów i Uprawnień (MCU) lub Aplikację Podatnika KSeF. Każdy pracownik wystawiający faktury powinien otrzymać uprawnienie InvoiceWrite.

Certyfikaty KSeF są obowiązkowe do trybu offline i awaryjnego, a w przyszłości będą również podstawowym mechanizmem uwierzytelniania. Jeśli faktury są wystawiane w programie księgowym i wysyłane do KSeF w trybie online, certyfikaty KSeF nie są wymagane - wystarczy uprawnienie InvoiceWrite.

Certyfikaty KSeF można wygenerować od 1 listopada 2025 roku przez MCU. Certyfikaty KSeF są generowane dla podmiotu lub kontekstu i nie ma potrzeby posiadania osobnego certyfikatu dla każdego pracownika - certyfikat jest potrzebny do trybu offline i awaryjnego.

Instrukcja krok po kroku

1. Poczekaj na aktywację uprawnień prezesa

Po złożeniu ZAW-FA urząd skarbowy przetwarza formularz (zwykle kilka dni roboczych). Po przetworzeniu prezes spółki uzyskuje pełne uprawnienia administracyjne w KSeF (rola właścicielska w praktyce). Prezes może sprawdzić status w Aplikacji Podatnika KSeF lub MCU.

2. Prezes loguje się do KSeF

Prezes spółki loguje się do KSeF (ksef.podatki.gov.pl) używając podpisu kwalifikowanego, pieczęci kwalifikowanej lub Profilu Zaufanego. Po zalogowaniu prezes ma pełny dostęp administracyjny do zarządzania uprawnieniami.

3. Prezes nadaje uprawnienia pracownikom

Prezes przechodzi do Modułu Certyfikatów i Uprawnień (MCU) lub Aplikacji Podatnika i nadaje uprawnienia pracownikom, którzy będą wystawiać faktury. Dla każdego pracownika należy nadać uprawnienie InvoiceWrite (wystawianie faktur). Pracownik identyfikowany jest na podstawie użytego środka uwierzytelnienia (Profil Zaufany lub certyfikat).

4. Określ, czy potrzebne są certyfikaty KSeF

Certyfikaty KSeF są obowiązkowe do wystawiania faktur w trybie offline i awaryjnym, a w przyszłości będą również podstawowym mechanizmem uwierzytelniania. Jeśli faktury są wystawiane w programie księgowym i wysyłane do KSeF w trybie online, certyfikaty KSeF NIE są wymagane. Jeśli planujesz używać trybu offline (np. offline24), wygeneruj certyfikaty dla podmiotu lub kontekstu.

5. Wygeneruj certyfikaty KSeF (jeśli potrzebne)

Jeśli planujesz używać trybu offline, prezes może wygenerować certyfikaty KSeF przez MCU. Certyfikaty KSeF są generowane dla podmiotu lub kontekstu, a nie dla każdego pracownika osobno. Certyfikaty są ważne maksymalnie 2 lata.

6. Skonfiguruj program księgowy

Jeśli faktury są wystawiane w programie księgowym, skonfiguruj integrację z KSeF. Program powinien automatycznie wysyłać faktury do KSeF w trybie online. Do tego nie są potrzebne certyfikaty KSeF - wystarczy uprawnienie InvoiceWrite nadane pracownikom.

Najczęstsze problemy i rozwiązania

Prezes nie może zalogować się do KSeF po złożeniu ZAW-FA

Sprawdź, czy formularz ZAW-FA został już przetworzony przez urząd skarbowy (zwykle trwa 2-5 dni roboczych). Upewnij się, że prezes loguje się tym samym środkiem uwierzytelniania, który został wskazany w ZAW-FA (podpis kwalifikowany, pieczęć kwalifikowana lub Profil Zaufany). Jeśli problem nadal występuje, skontaktuj się z urzędem skarbowym lub pomocą techniczną KSeF.

Nie mogę wygenerować certyfikatu KSeF dla pracownika

Certyfikaty KSeF można wygenerować dopiero od 1 listopada 2025 roku przez MCU. Upewnij się, że: 1) jest już po 1 listopada 2025, 2) masz pełne uprawnienia administracyjne w KSeF, 3) pracownik ma nadane uprawnienie InvoiceWrite, 4) logujesz się do MCU poprawnym środkiem uwierzytelniania. Pamiętaj, że certyfikaty są generowane dla podmiotu lub kontekstu, a nie dla każdego pracownika osobno. Jeśli problem nadal występuje, sprawdź dokumentację MCU lub skontaktuj się z pomocą techniczną.

Co dzieje się po złożeniu ZAW-FA?

Po złożeniu formularza ZAW-FA do urzędu skarbowego i wskazaniu prezesa spółki jako osoby uprawnionej:

1. Urząd skarbowy przetwarza formularz - zwykle trwa to kilka dni roboczych (2-5 dni)

2. Prezes uzyskuje pełne uprawnienia administracyjne - w KSeF (rola właścicielska w praktyce), w tym możliwość nadawania uprawnień innym osobom w zakresie wskazanym w ZAW-FA

3. Uprawnienia stają się aktywne - prezes może zalogować się do KSeF i zarządzać uprawnieniami

4. Można rozpocząć nadawanie uprawnień pracownikom - przez MCU lub Aplikację Podatnika

Ważne: Nie trzeba czekać na dodatkowe potwierdzenie - po przetworzeniu formularza uprawnienia są automatycznie aktywne w systemie.

Nadanie uprawnień pracownikom wystawiającym faktury

Prezes spółki (lub inna osoba z pełnymi uprawnieniami administracyjnymi) nadaje uprawnienia pracownikom przez:

1. Moduł Certyfikatów i Uprawnień (MCU):

• Dostępny od 1 listopada 2025
• Zaloguj się Profilem Zaufanym, podpisem kwalifikowanym lub pieczęcią kwalifikowaną
• Przejdź do zarządzania uprawnieniami
• Dodaj pracownika (na podstawie środka uwierzytelnienia)
• Nadaj uprawnienie InvoiceWrite (wystawianie faktur)

2. Aplikacja Podatnika KSeF:

• Zaloguj się do ksef.podatki.gov.pl
• Przejdź do sekcji “Zarządzanie uprawnieniami”
• Dodaj nowe uprawnienie
• Podaj dane pracownika (na podstawie środka uwierzytelnienia)
• Wybierz uprawnienie InvoiceWrite

Dla każdego pracownika wystawiającego faktury:

• Nadaj uprawnienie InvoiceWrite
• Określ zakres (wystawianie faktur)
• Pracownik będzie mógł wystawiać faktury po zalogowaniu się do KSeF

Czy certyfikaty KSeF są potrzebne dla każdego pracownika?

Odpowiedź: NIE, certyfikaty KSeF nie są potrzebne dla każdego pracownika.

Certyfikaty KSeF są obowiązkowe do:

• Wystawiania faktur w trybie offline (offline24, offline, awaryjny)
• Komunikacji API w trybie awaryjnym
• W przyszłości będą również podstawowym mechanizmem uwierzytelniania

Certyfikaty KSeF NIE są potrzebne do:

• Wystawiania faktur w trybie online (przez program księgowy lub Aplikację Podatnika)
• Standardowej pracy z KSeF w trybie online
• Pobierania faktur

Jeśli faktury są wystawiane w programie księgowym i wysyłane do KSeF w trybie online:

• Wystarczy uprawnienie InvoiceWrite nadane pracownikom
• Certyfikaty KSeF NIE są wymagane
• Program automatycznie wysyła faktury do KSeF

Jeśli planujesz używać trybu offline:

• Wygeneruj certyfikaty KSeF dla podmiotu lub kontekstu
• Certyfikaty KSeF są generowane dla podmiotu, a nie dla każdego pracownika osobno
• Certyfikaty są ważne maksymalnie 2 lata

Jak wygenerować certyfikaty KSeF dla pracowników?

Certyfikaty KSeF można wygenerować od 1 listopada 2025 roku przez Moduł Certyfikatów i Uprawnień (MCU):

Proces generowania certyfikatu:

1. Zaloguj się do MCU - Profilem Zaufanym, podpisem kwalifikowanym lub pieczęcią kwalifikowaną

2. Przejdź do sekcji certyfikatów - Wybierz opcję generowania nowego certyfikatu

3. Wybierz typ certyfikatu:

   • Certyfikat typu 1 (uwierzytelnienie) - do logowania
   • Certyfikat typu 2 (offline) - do wystawiania faktur w trybie offline

4. Określ kontekst certyfikatu:

   • Certyfikat jest generowany dla podmiotu lub kontekstu
   • Nie ma potrzeby posiadania osobnego certyfikatu dla każdego pracownika

5. Złóż wniosek o certyfikat - System przetworzy wniosek

6. Pobierz certyfikat - Po pozytywnym rozpatrzeniu certyfikat będzie dostępny do pobrania

7. Zainstaluj certyfikat - W programie księgowym lub aplikacji obsługującej tryb offline

Ważne:

• Certyfikaty KSeF są generowane dla podmiotu lub kontekstu
• Nie można udostępniać certyfikatu innym osobom
• Certyfikat jest ważny maksymalnie 2 lata
• Rekomendowany model to certyfikat podmiotowy z delegacją uprawnień przez KSeF

Integracja z programem księgowym

Jeśli faktury są wystawiane w programie księgowym i automatycznie wysyłane do KSeF:

Konfiguracja programu:

1. Sprawdź, czy program obsługuje integrację z KSeF API 2.0
2. Skonfiguruj połączenie z KSeF (token KSeF lub certyfikat kwalifikowany)
3. Ustaw automatyczne wysyłanie faktur do KSeF
4. Program automatycznie wysyła faktury w trybie online

Wymagania:

• Uprawnienie InvoiceWrite dla pracowników wystawiających faktury
• Token KSeF lub certyfikat kwalifikowany do komunikacji API
• Certyfikaty KSeF NIE są potrzebne (tylko do trybu offline i awaryjnego)

Ważne: Ministerstwo Finansów zapowiada wygaszanie tokenów API - certyfikat KSeF ma je zastąpić jako podstawowy mechanizm uwierzytelniania w przyszłości.

Zalety:

• Automatyczne wysyłanie faktur do KSeF
• Brak konieczności ręcznego logowania
• Szybsze przetwarzanie faktur
• Integracja z istniejącym systemem księgowym

FAQ

Powiązane tematy

• KSeF nadawanie uprawnień
• KSeF logowanie certyfikatem KSeF
• KSeF API klucze i certyfikaty