KSeF uprawnienia biuro rachunkowe – przekazywanie uprawnień pracownikom

Co musisz wiedzieć

W systemie KSeF biuro rachunkowe może działać w imieniu klienta i przekazywać otrzymane uprawnienia swoim pracownikom. Aby to było możliwe, klient musi nadać biuru rachunkowemu uprawnienia z opcją przekazywania (delegowania) dalej.

Obecnie tylko dwa typy uprawnień mogą być nadawane z możliwością przekazywania: InvoiceRead (przeglądanie i pobieranie faktur) oraz InvoiceWrite (wystawianie faktur). Inne uprawnienia, takie jak CredentialsManage (zarządzanie uprawnieniami) czy SubunitManage (zarządzanie jednostkami podrzędnymi), nie mogą być przekazywane dalej.

Uprawnienia z możliwością przekazywania nadaje się podmiotowi (biuru rachunkowemu), identyfikowanemu przez NIP, a nie osobie fizycznej. Biuro rachunkowe następnie może przekazać te uprawnienia swoim pracownikom w sposób pośredni.

Uprawnienia pośrednie mogą być nadawane selektywnie (dla konkretnego klienta) lub generalnie (dla wszystkich klientów biura). Selektywne uprawnienia są bezpieczniejsze i zalecane, gdy biuro obsługuje wielu klientów.

Instrukcja krok po kroku

1. Zaloguj się do KSeF jako właściciel podmiotu

Zaloguj się do Aplikacji Podatnika KSeF jako właściciel firmy (rola Owner) lub osoba z uprawnieniem CredentialsManage. Upewnij się, że logujesz się w kontekście właściwego podmiotu (NIP).

2. Przejdź do zarządzania uprawnieniami

W menu głównym wybierz opcję “Zarządzanie uprawnieniami” lub “Nadawanie uprawnień”. Następnie wybierz opcję nadania uprawnienia podmiotowi (nie osobie fizycznej).

3. Podaj NIP biura rachunkowego

Wprowadź numer NIP biura rachunkowego jako identyfikator podmiotu, któremu nadajesz uprawnienia. Upewnij się, że podajesz poprawny NIP biura rachunkowego.

4. Wybierz uprawnienia InvoiceRead i/lub InvoiceWrite

Zaznacz uprawnienia, które chcesz nadać biuru rachunkowemu: InvoiceRead (do przeglądania i pobierania faktur) oraz/lub InvoiceWrite (do wystawiania faktur). Obecnie tylko te dwa typy uprawnień mogą być nadawane z możliwością przekazywania dalej.

5. Włącz opcję przekazywania uprawnień

Bardzo ważne: zaznacz opcję “Z możliwością przekazywania uprawnień dalej” lub “Z możliwością delegowania”. Ta opcja jest dostępna tylko dla uprawnień InvoiceRead i InvoiceWrite. Bez zaznaczenia tej opcji biuro rachunkowe nie będzie mogło przekazać uprawnień swoim pracownikom.

6. Określ zakres uprawnień (selektywne lub generalne)

Dla uprawnień pośrednich możesz wybrać: uprawnienia selektywne (tylko dla Twojego podmiotu - podaj swój NIP) lub uprawnienia generalne (dla wszystkich klientów biura - użyj opcji AllPartners). Określenie ‘AllPartners’ pochodzi z dokumentacji technicznej API. Zalecane są uprawnienia selektywne dla większego bezpieczeństwa.

7. Potwierdź nadanie uprawnień

Sprawdź wprowadzone dane i potwierdź nadanie uprawnień. Operacja jest asynchroniczna - sprawdź status operacji po chwili, aby upewnić się, że uprawnienia zostały pomyślnie nadane.

8. Biuro rachunkowe nadaje uprawnienia pracownikom

Po otrzymaniu uprawnień z możliwością przekazywania, biuro rachunkowe może zalogować się do KSeF i przekazać te uprawnienia swoim pracownikom. Pracownicy będą identyfikowani na podstawie użytego środka uwierzytelnienia (profil zaufany lub certyfikat).

Najczęstsze problemy i rozwiązania

Biuro rachunkowe nie może przekazać uprawnień pracownikom

Sprawdź, czy nadałeś uprawnienia biuru rachunkowemu (podmiotowi przez NIP), a nie osobie fizycznej. Upewnij się, że zaznaczyłeś opcję “Z możliwością przekazywania uprawnień dalej” przy nadawaniu uprawnień InvoiceRead lub InvoiceWrite. Tylko te dwa typy uprawnień mogą być przekazywane. Jeśli nadałeś inne uprawnienia (np. CredentialsManage), nie mogą one być przekazywane dalej.

Nie widzę opcji przekazywania uprawnień

Opcja przekazywania uprawnień jest dostępna tylko dla uprawnień InvoiceRead i InvoiceWrite oraz tylko przy nadawaniu uprawnień podmiotowi (biuru rachunkowemu przez NIP), a nie osobie fizycznej. Jeśli nadajesz uprawnienia osobie fizycznej, opcja przekazywania nie będzie dostępna. Upewnij się, że wybrałeś opcję nadania uprawnienia podmiotowi, a nie osobie fizycznej.

Pracownicy biura nie mogą zalogować się do KSeF w moim imieniu

Sprawdź, czy biuro rachunkowe rzeczywiście przekazało uprawnienia pracownikom. Pracownicy muszą logować się swoim profilem zaufanym lub certyfikatem, a następnie wybrać kontekst Twojego podmiotu (Twój NIP). Upewnij się, że uprawnienia zostały pomyślnie nadane przez biuro - operacja jest asynchroniczna i może wymagać chwili na przetworzenie.

Które uprawnienia można przekazywać dalej?

Obecnie tylko dwa typy uprawnień mogą być nadawane z możliwością przekazywania dalej:

1. InvoiceRead - uprawnienie do przeglądania i pobierania faktur. Pozwala na odczyt faktur sprzedaży i zakupu, pobieranie dokumentów oraz przeglądanie historii faktur.

2. InvoiceWrite - uprawnienie do wystawiania faktur. Pozwala na tworzenie, wysyłanie i modyfikowanie faktur w systemie KSeF.

Nie można przekazywać dalej:

• CredentialsManage (zarządzanie uprawnieniami)
• SubunitManage (zarządzanie jednostkami podrzędnymi)
• VatUeManage (zarządzanie podmiotami unijnymi)
• SelfInvoicing, RRInvoicing, TaxRepresentative (uprawnienia podmiotowe)
• Introspection (przeglądanie historii operacji)

Uprawnienia selektywne vs generalne

Przy nadawaniu uprawnień pośrednich biuru rachunkowemu masz dwie opcje:

Uprawnienia selektywne:

• Nadawane dla konkretnego klienta (podajesz swój NIP)
• Biuro rachunkowe może przekazać te uprawnienia pracownikom, ale tylko w kontekście Twojego podmiotu
• Bezpieczniejsze rozwiązanie - pracownicy biura mają dostęp tylko do Twoich faktur
• Zalecane, gdy biuro obsługuje wielu klientów

Uprawnienia generalne:

• Nadawane bez wskazania konkretnego klienta (używasz opcji AllPartners)
• Określenie ‘AllPartners’ pochodzi z dokumentacji technicznej API
• Biuro rachunkowe może przekazać te uprawnienia pracownikom dla wszystkich swoich klientów
• Szeroki zakres dostępu - pracownicy biura mają dostęp do faktur wszystkich klientów biura
• Wymaga większego zaufania do biura rachunkowego

Jak biuro rachunkowe przekazuje uprawnienia pracownikom?

Po otrzymaniu uprawnień z możliwością przekazywania, biuro rachunkowe:

1. Loguje się do KSeF w kontekście swojego podmiotu (NIP biura)
2. Przechodzi do zarządzania uprawnieniami pośrednimi
3. Wybiera kontekst klienta (Twój NIP, jeśli uprawnienia są selektywne)
4. Nadaje uprawnienia swoim pracownikom (identyfikowanym na podstawie użytego środka uwierzytelnienia - profil zaufany lub certyfikat)
5. Pracownicy logują się do KSeF swoim profilem zaufanym lub certyfikatem i działają w kontekście Twojego podmiotu

Pracownicy biura nie potrzebują osobnych uprawnień do faktur własnego biura - działają tylko w kontekście klientów, którym biuro udzieliło uprawnień.

Identyfikacja biura rachunkowego

Uprawnienia z możliwością przekazywania nadaje się podmiotowi (biuru rachunkowemu), a nie osobie fizycznej. Biuro rachunkowe jest identyfikowane przez:

• NIP biura rachunkowego - podstawowy identyfikator podmiotu

Biuro rachunkowe może logować się do KSeF:

• Podpisem kwalifikowanym osoby fizycznej (pracownika biura)
• Kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną (certyfikat podmiotu - biura rachunkowego)
• Tokenem KSeF (dla integracji API)

Po zalogowaniu biuro widzi listę wszystkich klientów, którzy nadali mu uprawnienia, i może wybrać kontekst, w którym chce działać.

Bezpieczeństwo i kontrola

Nadając uprawnienia z możliwością przekazywania, zachowaj kontrolę:

• Regularnie sprawdzaj uprawnienia - możesz zobaczyć, komu biuro przekazało uprawnienia w Twoim imieniu
• Możesz odebrać uprawnienia - w każdej chwili możesz cofnąć uprawnienia nadane biuru rachunkowemu
• Uprawnienia selektywne - ograniczają dostęp pracowników biura tylko do Twoich faktur
• Audyt dostępu - system KSeF rejestruje wszystkie operacje wykonane przez uprawnione osoby

Pamiętaj, że odpowiedzialność podatkową za treść faktur ponosisz Ty jako podatnik, nawet jeśli faktury wystawiane są przez biuro rachunkowe lub jego pracowników.

FAQ

Powiązane tematy

• KSeF nadawanie uprawnień
• KSeF logowanie biuro rachunkowe
• KSeF uprawnienia dla księgowej