KSeF biuro rachunkowe – czy potrzebne są certyfikaty do pobierania faktur?

Co musisz wiedzieć

Pytanie o certyfikaty do pobierania faktur za klientów jest jednym z najczęstszych pytań zadawanych przez biura rachunkowe przygotowujące się do KSeF. Odpowiedź zależy od metody pobierania faktur i trybu pracy.

Do pobierania faktur za klientów przez portal webowy (Aplikacja Podatnika) lub przez API w trybie online biuro rachunkowe NIE potrzebuje bezwzględnie certyfikatów KSeF. Wystarczy uwierzytelnienie (podpis kwalifikowany lub kwalifikowana pieczęć elektroniczna) oraz uprawnienie InvoiceRead nadane przez klienta.

Certyfikaty KSeF są jedną z metod uwierzytelniania w systemie - certyfikat KSeF typu 1 służy m.in. do uwierzytelnienia się w systemie i może być używany także do logowania i API, choć nie jest jedynym sposobem. Certyfikaty KSeF są potrzebne do wystawiania faktur w trybie offline (offline24, offline, awaryjny) oraz do komunikacji API w trybie awaryjnym. Do standardowego pobierania faktur w trybie online certyfikaty KSeF nie są bezwzględnie wymagane, o ile masz poprawne uwierzytelnienie (podpis/pieczęć kwalifikowana) i uprawnienia.

Ważne jest rozróżnienie między uwierzytelnieniem a certyfikatem KSeF. Do uwierzytelnienia w KSeF można użyć różnych metod: podpisu kwalifikowanego, kwalifikowanej pieczęci elektronicznej lub certyfikatu KSeF. Certyfikat KSeF jest jedną z dopuszczalnych metod uwierzytelniania, ale nie jest jedyną ani bezwzględnie wymaganą do standardowego pobierania faktur online. W praktyce dla biur rachunkowych najbardziej standardową formą logowania pozostaje podpis kwalifikowany lub pieczęć kwalifikowana.

Instrukcja krok po kroku

1. Uzyskaj uprawnienia InvoiceRead od klienta

Klient musi nadać biuru rachunkowemu uprawnienie InvoiceRead (przeglądanie i pobieranie faktur) przez Aplikację Podatnika KSeF lub formularz ZAW-FA. Bez tego uprawnienia biuro nie będzie mogło pobierać faktur klienta.

2. Zaloguj się do KSeF certyfikatem kwalifikowanym

Biuro rachunkowe loguje się do KSeF używając: podpisu kwalifikowanego (certyfikat osoby fizycznej - pracownika biura) lub kwalifikowanej pieczęci elektronicznej (certyfikat podmiotu - biura rachunkowego). To jest certyfikat kwalifikowany, NIE certyfikat KSeF.

3. Wybierz kontekst klienta

Po zalogowaniu wybierz NIP klienta, dla którego chcesz pobrać faktury. System wyświetli listę wszystkich klientów, którzy nadali biuru uprawnienia.

4. Pobierz faktury

W kontekście wybranego klienta możesz przeglądać i pobierać faktury zakupu. Faktury można pobrać w formacie XML (oryginalny) lub wygenerować wizualizację PDF. Do tego nie potrzebujesz certyfikatu KSeF - wystarczy uprawnienie InvoiceRead.

Najczęstsze problemy i rozwiązania

Nie mogę pobrać faktur - system wymaga certyfikatu KSeF

To błąd - do pobierania faktur certyfikat KSeF nie jest potrzebny. Sprawdź, czy: 1) masz ważny certyfikat kwalifikowany (podpis/pieczęć) do logowania, 2) masz uprawnienie InvoiceRead od klienta, 3) logujesz się w kontekście właściwego klienta (NIP). Jeśli problem występuje przy komunikacji API, sprawdź, czy używasz poprawnego tokena KSeF (nie certyfikatu KSeF).

Czy muszę kupić certyfikat KSeF?

Nie, certyfikaty KSeF są bezpłatne i wydawane przez Ministerstwo Finansów. Można je wygenerować przez Moduł Certyfikatów i Uprawnień (MCU) od 1 listopada 2025 r. Jednak do pobierania faktur certyfikat KSeF nie jest potrzebny - wystarczy certyfikat kwalifikowany (podpis/pieczęć), który może być płatny u dostawcy usług zaufania.

Program księgowy wymaga certyfikatu KSeF do pobierania faktur

To może być nieporozumienie. Sprawdź dokumentację programu - może chodzić o certyfikat kwalifikowany (do logowania), a nie certyfikat KSeF (do trybu offline). Do pobierania faktur przez API wystarczy token KSeF. Jeśli program rzeczywiście wymaga certyfikatu KSeF do pobierania faktur, skontaktuj się z dostawcą programu - może to być błąd w dokumentacji lub konfiguracji.

Czy potrzebne są certyfikaty do pobierania faktur?

Odpowiedź: NIE, do pobierania faktur za klientów w trybie online certyfikaty KSeF nie są bezwzględnie wymagane.

Do pobierania faktur biuro rachunkowe potrzebuje:

1. Uwierzytelnienie w systemie KSeF - można przeprowadzić jedną z następujących metod:

   • Kwalifikowany podpis elektroniczny (certyfikat osoby fizycznej)
   • Kwalifikowana pieczęć elektroniczna (certyfikat podmiotu)
   • Certyfikat KSeF (jedna z dopuszczalnych metod, ale nie jedyna)

   W praktyce dla biur rachunkowych najbardziej standardową formą logowania pozostaje podpis kwalifikowany lub pieczęć kwalifikowana – to wystarcza do wejścia do KSeF i pobrania faktur.

2. Uprawnienie InvoiceRead - nadane przez klienta, pozwalające na przeglądanie i pobieranie faktur.

Certyfikaty KSeF:

• Nie są bezwzględnie wymagane do standardowego pobierania faktur online
• Są jedną z metod uwierzytelniania w systemie (certyfikat KSeF typu 1)
• Są potrzebne do wystawiania faktur w trybie offline (offline24, offline, awaryjny)
• Są potrzebne do komunikacji API w trybie awaryjnym
• W perspektywie lat mogą stać się głównym sposobem uwierzytelnienia również do API (od 2027 roku, gdy tokeny mogą być wycofane)

Do standardowego pobierania faktur przez portal webowy lub API w trybie online certyfikaty KSeF nie są wymagane, o ile masz poprawne uwierzytelnienie (podpis/pieczęć kwalifikowana) i uprawnienia.

Różnica między uwierzytelnieniem a certyfikatem KSeF

Ważne jest precyzyjne oddzielenie dwóch zagadnień: uwierzytelnienie vs certyfikat KSeF.

Uwierzytelnienie w KSeF: Do uwierzytelnienia użytkownika w KSeF możliwe są różne metody:

• Kwalifikowany podpis elektroniczny (certyfikat osoby fizycznej)
• Kwalifikowana pieczęć elektroniczna (certyfikat podmiotu)
• Certyfikat KSeF (jedna z dopuszczalnych metod)

W praktyce dla biur rachunkowych najbardziej standardową formą logowania pozostaje podpis kwalifikowany lub pieczęć kwalifikowana – to wystarcza do wejścia do KSeF i pobrania faktur.

Certyfikat kwalifikowany (podpis/pieczęć):

• Wydawany przez kwalifikowanego dostawcę usług zaufania (np. Certum, KIR, ePUAP)
• Używany do logowania do KSeF i uwierzytelniania
• Wymagany do wszystkich operacji w KSeF (wystawianie, pobieranie faktur)
• Może być certyfikatem osoby fizycznej (podpis kwalifikowany) lub podmiotu (pieczęć kwalifikowana)
• Ważny zwykle 1-3 lata

Certyfikat KSeF:

• Wydawany przez Ministerstwo Finansów przez Moduł Certyfikatów i Uprawnień (MCU)
• Certyfikat KSeF typu 1 służy m.in. do uwierzytelnienia się w systemie – jest jedną z dopuszczalnych metod, a nie wyłącznie „offline/awaryjny” mechanizm
• Certyfikat KSeF może być używany także do logowania i API, ale nie jest jedynym sposobem
• Ma szczególne znaczenie w trybach awaryjnych i offline, ale jego główna funkcja to uwierzytelnianie i integracja certyfikowanego dostępu
• Powiązany z konkretnym NIP podmiotu
• Ważny maksymalnie 2 lata
• Można wygenerować od 1 listopada 2025 r.

Podsumowanie: Do pobierania faktur online certyfikat KSeF nie jest konieczny, o ile masz poprawne uwierzytelnienie (podpis/pieczęć kwalifikowana) i uprawnienia. Certyfikat KSeF jest jedną z metod uwierzytelniania, która stanie się standardowa w kolejnych etapach wdrożenia, również do API.

Metody pobierania faktur i wymagane uwierzytelnienie

Biuro rachunkowe może pobierać faktury na kilka sposobów:

1. Przez portal webowy (Aplikacja Podatnika):

• Wymaga: uwierzytelnienia (podpis kwalifikowany, pieczęć kwalifikowana lub certyfikat KSeF)
• W praktyce: najczęściej używa się podpisu kwalifikowanego lub pieczęci kwalifikowanej
• NIE wymaga bezwzględnie: certyfikatu KSeF (może być użyty, ale nie jest konieczny)
• Wystarczy: uprawnienie InvoiceRead od klienta

2. Przez API KSeF (integracja z programem księgowym):

• Wymaga: uwierzytelnienia (certyfikat kwalifikowany lub certyfikat KSeF) do pierwszego uwierzytelnienia
• Można użyć: tokena KSeF do dalszej komunikacji API (tokeny dostępne do końca 2026 r.)
• Od 2027 r.: tokeny mogą być wycofane na rzecz certyfikatów KSeF jako głównej metody uwierzytelnienia
• NIE wymaga bezwzględnie: certyfikatu KSeF do standardowej komunikacji online (można użyć tokena)
• Wystarczy: uprawnienie InvoiceRead od klienta

3. W trybie offline/awaryjnym:

• Wymaga: certyfikatu KSeF (typu 2 - offline)
• Używany tylko gdy system KSeF jest niedostępny
• Nie dotyczy pobierania faktur (tylko wystawiania)

Wniosek: Do pobierania faktur w trybie online (przez portal lub API) certyfikaty KSeF nie są bezwzględnie wymagane. Wystarczy poprawne uwierzytelnienie (podpis/pieczęć kwalifikowana) i uprawnienia. Certyfikat KSeF może być używany jako jedna z metod uwierzytelniania i w przyszłości może stać się standardową metodą również do API.

Token KSeF jako alternatywa dla certyfikatu

Dla integracji API biuro rachunkowe może użyć tokena KSeF zamiast certyfikatu KSeF:

Token KSeF:

• Generowany w Aplikacji Podatnika przez klienta lub biuro (jeśli ma uprawnienia)
• Używany do komunikacji API w trybie online
• Nie wymaga certyfikatu KSeF - wystarczy certyfikat kwalifikowany do wygenerowania tokena
• Ważny do czasu wygaśnięcia lub odwołania
• Wygodniejszy niż certyfikat KSeF dla automatyzacji

Uwaga: Tokeny KSeF są dostępne obecnie i do końca 2026 roku. Od 2027 roku mogą być wycofywane na rzecz certyfikatów KSeF jako głównej metody uwierzytelnienia w API. To nie jest stricte “certyfikat KSeF jest tylko do offline”, ale część planu przejścia na certyfikaty jako główną metodę uwierzytelnienia.

Dla pobierania faktur: Token KSeF jest wystarczający i nie wymaga certyfikatu KSeF. W perspektywie lat certyfikaty KSeF mogą stać się głównym sposobem uwierzytelnienia również do API.

Kiedy certyfikaty KSeF będą potrzebne?

Certyfikaty KSeF będą potrzebne biurom rachunkowym w następujących sytuacjach:

1. Wystawianie faktur w trybie offline:

• Tryb offline24 (faktury wystawiane bez połączenia z KSeF)
• Tryb offline (gdy system KSeF jest niedostępny)
• Tryb awaryjny (w sytuacjach awaryjnych)

2. Komunikacja API w trybie awaryjnym:

• Gdy system KSeF jest niedostępny
• Do wysyłania faktur w trybie awaryjnym

3. Uwierzytelnianie w systemie (opcjonalnie, ale będzie standardowe):

• Certyfikat KSeF typu 1 może być używany do uwierzytelnienia się w systemie
• W perspektywie lat certyfikaty KSeF mogą stać się głównym sposobem uwierzytelnienia również do API (od 2027 roku, gdy tokeny mogą być wycofane)
• Jest jedną z dopuszczalnych metod uwierzytelniania, nie jedyną

NIE są bezwzględnie wymagane do:

• Pobierania faktur w trybie online (przez portal lub API) - wystarczy podpis/pieczęć kwalifikowana
• Standardowej komunikacji API w trybie online - można użyć tokena lub certyfikatu kwalifikowanego
• Przeglądania faktur
• Zarządzania uprawnieniami

Podsumowanie: Jeśli biuro rachunkowe tylko pobiera faktury za klientów (nie wystawia w trybie offline), certyfikaty KSeF nie są bezwzględnie wymagane. Jednak certyfikat KSeF może być używany jako jedna z metod uwierzytelniania i w przyszłości może stać się standardową metodą również do API.

Co biuro rachunkowe musi mieć do pobierania faktur?

Kompletna lista wymagań dla biura rachunkowego do pobierania faktur za klientów:

1. Certyfikat kwalifikowany:

• Podpis kwalifikowany (certyfikat osoby fizycznej - pracownika biura) LUB
• Kwalifikowana pieczęć elektroniczna (certyfikat podmiotu - biura rachunkowego)
• Wydawany przez kwalifikowanego dostawcę usług zaufania
• Używany do logowania do KSeF

2. Uprawnienie InvoiceRead:

• Nadane przez klienta (przez Aplikację Podatnika lub ZAW-FA)
• Pozwala na przeglądanie i pobieranie faktur klienta
• Może być nadane z możliwością przekazywania pracownikom biura

3. Aktywne konto w KSeF:

• Klient musi być zarejestrowany w systemie KSeF
• Biuro musi mieć nadane uprawnienia przed próbą pobrania faktur

NIE potrzebne:

• Certyfikat KSeF (tylko do trybu offline)
• Token KSeF (opcjonalny, dla API, ale nie wymagany)
• Dodatkowe certyfikaty (wystarczy certyfikat kwalifikowany)

FAQ

Powiązane tematy

• KSeF logowanie biuro rachunkowe
• KSeF pobieranie faktur
• KSeF API pobieranie faktur
• KSeF logowanie certyfikatem KSeF