XSD - co to jest? Definicja pojęcia KSeF
Co to jest XSD?
XSD (XML Schema Definition) to plik definiujący strukturę i reguły dla dokumentów XML. Można to porównać do szablonu lub formularza - XSD określa, jakie pola muszą być w dokumencie XML, jakie są obowiązkowe, jakie opcjonalne, i w jakim formacie.
W kontekście KSeF, schematy XSD definiują strukturę faktur ustrukturyzowanych. Od 1 lutego 2026 r. obowiązuje schemat FA(3). Schemat FA(2) był stosowany do 31 stycznia 2026 r.
Każda faktura XML wysłana do KSeF musi być zgodna z odpowiednim schematem XSD. System automatycznie sprawdza (waliduje) fakturę - jeśli nie jest zgodna ze schematem, faktura zostanie odrzucona z komunikatem błędu. Do wstępnego sprawdzenia gotowego pliku można wykorzystać również darmową walidację XML faktury KSeF.
Wersje schematów FA(2) i FA(3)
FA(2) (Faktura ustrukturyzowana wersja 2) - obowiązywało do 31 stycznia 2026 roku; był to schemat stosowany dla faktur wystawianych przed wprowadzeniem nowej wersji. FA(3) (Faktura ustrukturyzowana wersja 3) - obowiązuje od 1 lutego 2026 roku dla wszystkich nowych faktur, wprowadza dodatkowe pola i usprawnienia, jest bardziej szczegółowa niż FA(2). Od 1 lutego 2026 wszystkie nowe faktury muszą być wystawione w strukturze FA(3), nawet jeśli korygują faktury wystawione wcześniej w FA(2).
Walidacja faktur
Gdy wysyłasz fakturę do KSeF, system automatycznie sprawdza (waliduje) ją pod kątem zgodności ze schematem XSD. Walidacja sprawdza: czy wszystkie pola obowiązkowe są wypełnione, czy pola mają poprawny format (np. NIP ma 10 cyfr, data jest w poprawnym formacie), czy wartości są poprawne (np. stawka VAT jest jedną z dozwolonych wartości), czy struktura XML jest zgodna ze schematem. Jeśli faktura nie przejdzie walidacji, zostanie odrzucona z komunikatem błędu wskazującym, co należy poprawić. Na etapie przygotowania pliku można to wstępnie sprawdzić np. przez walidator faktury XML online.
Dlaczego schematy się zmieniają?
Dlaczego schematy się zmieniają? Schematy XSD są aktualizowane, aby: dodać nowe pola wymagane przez przepisy (np. nowe informacje na fakturze), poprawić błędy w poprzednich wersjach, usprawnić strukturę (lepsza organizacja danych), dostosować się do zmian w przepisach podatkowych. Przejście z FA(2) na FA(3) zostało zaplanowane z wyprzedzeniem i zrealizowane 1 lutego 2026 r.
FAQ
Jaka wersja schematu obowiązuje teraz?
Od 1 lutego 2026 roku wszystkie nowe faktury muszą być wystawione w strukturze FA(3). Do 31 stycznia 2026 roku można było używać schematu FA(2). Jeśli masz program księgowy zintegrowany z KSeF, producent powinien był zapewnić aktualizację do FA(3) przed tym terminem.
Co się stanie, jeśli wyślę fakturę w złej wersji schematu?
KSeF odrzuci fakturę z komunikatem błędu walidacji. Będziesz musiał poprawić fakturę i wysłać ją ponownie w poprawnej wersji schematu. Programy księgowe zintegrowane z KSeF automatycznie używają właściwej wersji schematu, więc nie musisz się tym martwić.
Czy mogę sprawdzić, czy moja faktura jest zgodna ze schematem?
Tak, możesz użyć narzędzi do walidacji XML przed wysłaniem faktury do KSeF. Większość programów księgowych zintegrowanych z KSeF automatycznie sprawdza zgodność ze schematem przed wysłaniem. Możesz też przetestować fakturę w środowisku testowym KSeF albo skorzystać z bezpłatnej weryfikacji XML KSeF dla pojedynczego pliku.
Czy muszę rozumieć XSD, żeby korzystać z KSeF?
Nie, jeśli korzystasz z Aplikacji Podatnika KSeF lub programu księgowego zintegrowanego z KSeF, nie musisz znać szczegółów schematów XSD - program automatycznie używa właściwej wersji i zapewnia poprawną strukturę. Wiedza o XSD jest potrzebna tylko programistom integrującym systemy z KSeF API.
Powiązane tematy
Przydatne serwisy
Status i komunikaty
API i narzędzia
Pierwsza grupa – status systemu KSeF i komunikaty techniczne Ministerstwa Finansów, druga – narzędzia do integracji z KSeF i walidacji faktur.