IdWew - co to jest? Definicja pojęcia KSeF
Co to jest IdWew?
IdWew (identyfikator wewnętrzny jednostki) to mechanizm w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF) pozwalający na oznaczanie faktur jako dotyczących konkretnej jednostki organizacyjnej podatnika - oddziału, zakładu lub innej wyodrębnionej jednostki wewnętrznej. IdWew nie jest odrębnym numerem podatkowym; to wewnętrzny identyfikator powiązany z NIP podatnika, w dokumentacji KSeF API 2.0 nazywany InternalId.
IdWew składa się z NIP podatnika (10 cyfr), myślnika oraz dokładnie 5 cyfr, np. 1234567890-00001. Format wynika wprost ze schematu XSD faktury (typ TNIPIdWew) - to stały wzorzec długości, a nie suma kontrolna wyliczana algorytmicznie z pozostałych cyfr. IdWew nie zastępuje NIP sprzedawcy ani nabywcy na fakturze.
Stosowanie IdWew nie jest obowiązkowe; zależy od potrzeb organizacyjnych podatnika. Identyfikator nie jest generowany automatycznie przez system - podatnik samodzielnie ustala jego wartość, zachowując wymagany format, i wskazuje go przy nadawaniu uprawnień administratorowi jednostki podrzędnej (endpoint POST /permissions/subunits/grants, wymagane uprawnienie SubunitManage). KSeF weryfikuje wyłącznie zgodność identyfikatora z wymaganym formatem; nadzór nad przypisaniem IdWew do jednostek i pracowników ma podatnik.
Struktura IdWew
IdWew składa się z NIP podatnika (10 cyfr), myślnika oraz dokładnie 5 cyfr, np. 1234567890-00001 lub 1111111111-33334. Format ten wynika wprost ze schematu XSD faktury (typ TNIPIdWew) - to stały wzorzec długości, a nie suma kontrolna obliczana algorytmicznie z pozostałych cyfr. Niezgodny z formatem identyfikator może skutkować odrzuceniem żądania lub faktury przez system. IdWew nie jest NIP-em i nie zastępuje identyfikatora podatnika w polach sprzedawcy ani nabywcy.
Zastosowanie IdWew
IdWew pozwala na oznaczanie faktur jako dotyczących konkretnej jednostki organizacyjnej, przyznawanie uprawnień do pracy tylko na fakturach z tym oznaczeniem oraz ograniczenie dostępu pracowników wyłącznie do dokumentów związanych z ich oddziałem lub zakładem. Jest szczególnie przydatny dla organizacji z wieloma oddziałami, zakładami lub jednostkami (np. grupy kapitałowe, jednostki samorządu terytorialnego). Dzięki IdWew pracownicy oddziału A mogą pracować tylko z fakturami dotyczącymi tego oddziału, bez dostępu do dokumentów oddziału B, mimo że oba operują na tym samym NIP.
IdWew na fakturze
Pole IdWew wypełnia się w fakturze tylko w szczególnych przypadkach, gdy wymagane jest wskazanie konkretnego zakładu, oddziału lub jednostki wewnętrznej. W strukturze faktury KSeF (schemat FA(2) lub FA(3)) IdWew może występować m.in. w kontekście elementu Podmiot3 lub innych pól określonych w dokumentacji XSD. IdWew zapisuje się w pliku XML faktury zgodnie ze schematem; szczegóły podaje dokumentacja techniczna i schematy XSD udostępnione przez Ministerstwo Finansów.
Nadawanie i weryfikacja IdWew
IdWew nie jest generowany automatycznie przez system. Podatnik samodzielnie nadaje identyfikator jednostce podrzędnej, zachowując wymagany format (NIP + 5 cyfr), i wskazuje go jako InternalId przy nadawaniu uprawnień administratorowi jednostki podrzędnej (endpoint POST /permissions/subunits/grants w KSeF API 2.0, wymagane uprawnienie SubunitManage). Po nadaniu można go zapisać w systemie firmy i używać przy wystawianiu faktur. KSeF sprawdza wyłącznie zgodność identyfikatora z wymaganym formatem; nie weryfikuje, czy IdWew jest przypisany do właściwej jednostki lub pracownika. Odpowiedzialność za prawidłowe zarządzanie IdWew i przypisania leży po stronie podatnika.
FAQ
Co to jest IdWew?
IdWew (identyfikator wewnętrzny jednostki, w API nazywany InternalId) to unikalny identyfikator zakładu, oddziału lub innej wyodrębnionej jednostki wewnętrznej podatnika w KSeF. Ma stały format NIP + myślnik + 5 cyfr (np. 1234567890-00001). Służy do ograniczenia dostępu do faktur wybranych jednostek bez zakładania osobnych NIP. IdWew nie jest NIP-em i nie zastępuje NIP sprzedawcy ani nabywcy.
Czy IdWew jest obowiązkowy w KSeF?
Nie. Stosowanie IdWew jest fakultatywne i zależy od potrzeb organizacyjnych podatnika. Warto go wprowadzić, gdy wiele oddziałów lub jednostek ma pracować tylko na swoich fakturach; dla małych firm często wystarczy model bez IdWew.
Jak nadać IdWew w KSeF?
IdWew nie jest generowany automatycznie przez system. Podatnik samodzielnie ustala jego wartość, zachowując wymagany format (NIP + 5 cyfr), i wskazuje go przy nadawaniu uprawnień administratorowi jednostki podrzędnej (endpoint POST /permissions/subunits/grants w KSeF API 2.0, wymagane uprawnienie SubunitManage). Po nadaniu można go zapisać w swoim systemie i uzupełniać na fakturach w szczególnych przypadkach, gdy wymagane jest wskazanie konkretnej jednostki wewnętrznej.
Czy KSeF weryfikuje przypisanie IdWew do jednostek?
KSeF sprawdza wyłącznie zgodność IdWew z wymaganym formatem (NIP + 5 cyfr). Nie weryfikuje, czy IdWew jest przypisany do właściwej jednostki lub pracownika. Odpowiedzialność za prawidłowe zarządzanie IdWew i przypisania leży po stronie podatnika.
Gdzie w fakturze występuje IdWew?
Pole IdWew wypełnia się w fakturze XML tylko w szczególnych przypadkach, gdy na fakturze trzeba wskazać konkretny zakład, oddział lub jednostkę wewnętrzną. Miejsce i format pola określa struktura FA(2) lub FA(3) oraz dokumentacja XSD KSeF (np. w kontekście Podmiot3).
Powiązane tematy
Przydatne serwisy
Status i komunikaty
API i narzędzia
Pierwsza grupa – status systemu KSeF i komunikaty techniczne Ministerstwa Finansów, druga – narzędzia do integracji z KSeF i walidacji faktur.