IdWew - co to jest? Definicja pojęcia KSeF
Co to jest IdWew?
IdWew (identyfikator wewnętrzny jednostki) to mechanizm w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF) pozwalający na oznaczanie faktur jako dotyczących konkretnej jednostki organizacyjnej podatnika - oddziału, zakładu lub innej wyodrębnionej jednostki wewnętrznej. IdWew nie jest odrębnym numerem podatkowym; to wewnętrzny klucz w systemie KSeF powiązany z NIP podatnika.
IdWew składa się z NIP podatnika (10 cyfr) oraz dodatkowego ciągu znaków numerycznych, np. w formacie 1234567890-00001. Ostatnia cyfra w części numerycznej jest sumą kontrolną obliczaną według algorytmu określonego w dokumentacji KSeF. IdWew nie zastępuje NIP sprzedawcy ani nabywcy na fakturze.
Stosowanie IdWew nie jest obowiązkowe; zależy od potrzeb organizacyjnych podatnika. Identyfikator generuje się w systemie KSeF (np. w Aplikacji Podatnika KSeF), a nie nadaje ręcznie. KSeF weryfikuje tylko poprawność sumy kontrolnej; nadzór nad przypisaniem IdWew do jednostek i pracowników ma podatnik.
Struktura IdWew
IdWew składa się z NIP podatnika oraz dodatkowego ciągu znaków numerycznych. W zapisie często stosuje się format z myślnikiem, np. 1234567890-00001 lub 1111111111-33334. Ostatnia cyfra w części numerycznej jest sumą kontrolną obliczaną według algorytmu podanego w dokumentacji i specyfikacji interfejsu KSeF. Nieprawidłowa suma kontrolna może skutkować odrzuceniem faktury przez system. IdWew nie jest NIP-em i nie zastępuje identyfikatora podatnika w polach sprzedawcy ani nabywcy.
Zastosowanie IdWew
IdWew pozwala na oznaczanie faktur jako dotyczących konkretnej jednostki organizacyjnej, przyznawanie uprawnień do pracy tylko na fakturach z tym oznaczeniem oraz ograniczenie dostępu pracowników wyłącznie do dokumentów związanych z ich oddziałem lub zakładem. Jest szczególnie przydatny dla organizacji z wieloma oddziałami, zakładami lub jednostkami (np. grupy kapitałowe, jednostki samorządu terytorialnego). Dzięki IdWew pracownicy oddziału A mogą pracować tylko z fakturami dotyczącymi tego oddziału, bez dostępu do dokumentów oddziału B, mimo że oba operują na tym samym NIP.
IdWew na fakturze
Pole IdWew wypełnia się w fakturze tylko w szczególnych przypadkach, gdy wymagane jest wskazanie konkretnego zakładu, oddziału lub jednostki wewnętrznej. W strukturze faktury KSeF (schemat FA(2) lub FA(3)) IdWew może występować m.in. w kontekście elementu Podmiot3 lub innych pól określonych w dokumentacji XSD. IdWew zapisuje się w pliku XML faktury zgodnie ze schematem; szczegóły podaje dokumentacja techniczna i schematy XSD udostępnione przez Ministerstwo Finansów.
Generowanie i weryfikacja IdWew
IdWew nie nadaje się ręcznie. Identyfikator trzeba wygenerować w systemie KSeF, np. w Aplikacji Podatnika KSeF lub przez Moduł Certyfikatów i Uprawnień (MCU). Po wygenerowaniu można go zapisać w systemie firmy i używać przy wystawianiu faktur. KSeF sprawdza wyłącznie poprawność sumy kontrolnej; nie weryfikuje, czy IdWew jest przypisany do właściwej jednostki lub pracownika. Odpowiedzialność za prawidłowe zarządzanie IdWew i przypisania leży po stronie podatnika.
FAQ
Co to jest IdWew?
IdWew (identyfikator wewnętrzny jednostki) to unikalny identyfikator zakładu, oddziału lub innej wyodrębnionej jednostki wewnętrznej podatnika w KSeF. Składa się z NIP podatnika oraz ciągu znaków numerycznych (np. w formacie 1234567890-00001). Służy do ograniczenia dostępu do faktur wybranych jednostek bez zakładania osobnych NIP. IdWew nie jest NIP-em i nie zastępuje NIP sprzedawcy ani nabywcy.
Czy IdWew jest obowiązkowy w KSeF?
Nie. Stosowanie IdWew jest fakultatywne i zależy od potrzeb organizacyjnych podatnika. Warto go wprowadzić, gdy wiele oddziałów lub jednostek ma pracować tylko na swoich fakturach; dla małych firm często wystarczy model bez IdWew.
Jak wygenerować IdWew w KSeF?
IdWew nie nadaje się ręcznie. Identyfikator generuje system KSeF, np. Aplikacja Podatnika KSeF. Po wygenerowaniu można go zapisać w swoim systemie i uzupełniać na fakturach w szczególnych przypadkach, gdy wymagane jest wskazanie konkretnej jednostki wewnętrznej. Szczegóły generowania opisuje dokumentacja KSeF i specyfikacja interfejsu.
Czy KSeF weryfikuje przypisanie IdWew do jednostek?
KSeF sprawdza tylko sumę kontrolną IdWew. Nie weryfikuje, czy IdWew jest przypisany do właściwej jednostki lub pracownika. Odpowiedzialność za prawidłowe zarządzanie IdWew i przypisania leży po stronie podatnika.
Gdzie w fakturze występuje IdWew?
Pole IdWew wypełnia się w fakturze XML tylko w szczególnych przypadkach, gdy na fakturze trzeba wskazać konkretny zakład, oddział lub jednostkę wewnętrzną. Miejsce i format pola określa struktura FA(2) lub FA(3) oraz dokumentacja XSD KSeF (np. w kontekście Podmiot3).
Powiązane tematy
Przydatne serwisy
Status KSeF
Pierwszy serwis prezentuje informacje o statusie samego KSeF, drugi – komunikaty techniczne Ministerstwa Finansów.