KSeF a rozporządzenia wykonawcze
Co musisz wiedzieć
Minister Finansów podpisał cztery kluczowe rozporządzenia wykonawcze z 16 grudnia 2025 r., które precyzują funkcjonowanie systemu KSeF. Rozporządzenia wchodzą w życie z dniem 1 lutego 2026 r.
Pierwsze rozporządzenie określa konkretne przypadki, w których podatnik nie musi (chociaż może) wystawiać faktur w KSeF. Dotyczy to m.in. świadczeń usług przejazdu autostradą, świadczeń usług przewozu osób, świadczeń usług w zakresie kontroli i nadzoru ruchu lotniczego, świadczeń usług zwolnionych od VAT na podstawie art. 43 ust. 1 pkt 7 i 37-41 ustawy o VAT (usługi finansowe).
Drugie rozporządzenie wprowadza zmiany w zasadach wystawiania faktur uproszczonych w KSeF. Od lutego 2026 r. na fakturach uproszczonych, które będą wystawiane w KSeF, podatnicy będą musieli podawać swój NIP.
Trzecie rozporządzenie odwołuje się do zasad korzystania z nowego systemu, w tym rodzaje uprawnień, procedury ich nadawania i odbierania, wzór zawiadomienia ZAW-FA.
Czwarte rozporządzenie dostosowuje zakres raportowanych danych w JPK_VAT do ostatnich zmian w ustawie VAT, wprowadzając nowe oznaczenia dokumentów (OFF, BFK, DI) oraz umożliwiając ujmowanie w ewidencji faktur wystawionych lub otrzymanych poza KSeF.
Instrukcja krok po kroku
1. Zapoznaj się z rozporządzeniami
Zapoznaj się z czterema rozporządzeniami wykonawczymi z 16 grudnia 2025 r., które precyzują funkcjonowanie KSeF. Rozporządzenia są dostępne na stronie Ministerstwa Finansów i wchodzą w życie z dniem 1 lutego 2026 r.
2. Sprawdź przypadki wyłączeń
Sprawdź, czy Twoja działalność podlega przypadkom wyłączeń określonym w pierwszym rozporządzeniu. Dotyczy to m.in. świadczeń usług przejazdu autostradą, świadczeń usług przewozu osób, świadczeń usług finansowych zwolnionych od VAT.
3. Przygotuj się do faktur uproszczonych
Przygotuj się do zmian w zasadach wystawiania faktur uproszczonych w KSeF. Od lutego 2026 r. na fakturach uproszczonych, które będą wystawiane w KSeF, będziesz musiał podawać swój NIP.
4. Zaktualizuj procedury
Zaktualizuj wewnętrzne procedury dotyczące korzystania z KSeF, uwzględniając nowe zasady określone w rozporządzeniach. Sprawdź, czy Twoje oprogramowanie jest zgodne z nowymi wymaganiami.
Najczęstsze problemy i rozwiązania
Kiedy wchodzą w życie rozporządzenia wykonawcze?
Cztery rozporządzenia wykonawcze z 16 grudnia 2025 r. wchodzą w życie z dniem 1 lutego 2026 r., czyli równocześnie z wejściem w życie obowiązkowego KSeF.
Jakie przypadki wyłączeń określają rozporządzenia?
Pierwsze rozporządzenie określa przypadki, w których podatnik nie musi (chociaż może) wystawiać faktur w KSeF. Dotyczy to m.in. świadczeń usług przejazdu autostradą, świadczeń usług przewozu osób, świadczeń usług w zakresie kontroli i nadzoru ruchu lotniczego, świadczeń usług finansowych zwolnionych od VAT.
Czy muszę podawać NIP na fakturach uproszczonych?
Tak, od lutego 2026 r. na fakturach uproszczonych, które będą wystawiane w KSeF, podatnicy będą musieli podawać swój NIP. W przypadku faktur uproszczonych wystawianych poza KSeF, np. na rzecz konsumenta, podatnik nie będzie musiał podawać tego numeru.
Rozporządzenie o przypadkach wyłączeń
Pierwsze rozporządzenie określa konkretne przypadki, w których podatnik nie musi (chociaż może) wystawiać faktur w KSeF. Dotyczy to m.in. świadczeń usług przejazdu autostradą płatną, świadczeń usług przewozu osób na dowolną odległość, świadczeń usług w zakresie kontroli i nadzoru ruchu lotniczego, świadczeń usług zwolnionych od VAT na podstawie art. 43 ust. 1 pkt 7 i 37-41 ustawy o VAT (usługi finansowe). Rozporządzenie wchodzi w życie z dniem 1 lutego 2026 r.
Rozporządzenie o fakturach uproszczonych
Drugie rozporządzenie wprowadza zmiany w zasadach wystawiania faktur uproszczonych w KSeF. Od lutego 2026 r. na fakturach uproszczonych, które będą wystawiane w KSeF, podatnicy będą musieli podawać swój NIP. Ten numer wystawcy jest niezbędny do realizacji obowiązku wystawiania faktur w KSeF, to właśnie po NIP następuje identyfikacja podatnika. W przypadku faktur uproszczonych wystawianych poza KSeF, np. na rzecz konsumenta, podatnik nie będzie musiał podawać tego numeru.
Rozporządzenie o zasadach korzystania z KSeF
Trzecie rozporządzenie odwołuje się do zasad korzystania z nowego systemu, w tym rodzaje uprawnień, procedury ich nadawania i odbierania, wzór zawiadomienia ZAW-FA. Rozporządzenie precyzuje zasady zarządzania uprawnieniami w KSeF oraz procedury składania zawiadomień ZAW-FA.
Rozporządzenie o JPK_VAT
Czwarte rozporządzenie dostosowuje zakres raportowanych danych w JPK_VAT do ostatnich zmian w ustawie VAT. Rozporządzenie przewiduje nowe oznaczenia dokumentów (OFF, BFK, DI) oraz umożliwia ujmowanie w ewidencji faktur wystawionych lub otrzymanych poza KSeF. Wprowadza również rozszerzenie raportowania o kwestie dotyczące systemu kaucyjnego.
FAQ
Kiedy wchodzą w życie rozporządzenia wykonawcze?
Cztery rozporządzenia wykonawcze z 16 grudnia 2025 r. wchodzą w życie z dniem 1 lutego 2026 r., czyli równocześnie z wejściem w życie obowiązkowego KSeF.
Jakie przypadki wyłączeń określają rozporządzenia?
Pierwsze rozporządzenie określa przypadki, w których podatnik nie musi (chociaż może) wystawiać faktur w KSeF. Dotyczy to m.in. świadczeń usług przejazdu autostradą, świadczeń usług przewozu osób, świadczeń usług w zakresie kontroli i nadzoru ruchu lotniczego, świadczeń usług finansowych zwolnionych od VAT.
Czy muszę podawać NIP na fakturach uproszczonych?
Tak, od lutego 2026 r. na fakturach uproszczonych, które będą wystawiane w KSeF, podatnicy będą musieli podawać swój NIP. W przypadku faktur uproszczonych wystawianych poza KSeF, np. na rzecz konsumenta, podatnik nie będzie musiał podawać tego numeru.
Gdzie znajdę teksty rozporządzeń?
Teksty rozporządzeń są dostępne na stronie Ministerstwa Finansów oraz w Dzienniku Ustaw. Rozporządzenia zostały opublikowane 16 grudnia 2025 r. i wchodzą w życie z dniem 1 lutego 2026 r.