KSeF kary i sankcje za nieprawidłowości
Co musisz wiedzieć
Od 1 stycznia 2027 r. Ministerstwo Finansów wprowadza kary za nieprzestrzeganie obowiązków związanych z Krajowym Systemem e-Faktur (KSeF). Wysokość kar zależy od rodzaju naruszenia i może wynieść do 100% kwoty podatku VAT wykazanego na fakturze lub do 18,7% wartości należności ogółem dla faktur bez VAT.
W 2026 r. obowiązuje okres przejściowy – organy skarbowe nie będą nakładać kar za błędy techniczne związane z wdrożeniem KSeF. Rok 2026 to czas na adaptację i naukę obsługi systemu.
Kary dotyczą trzech głównych kategorii naruszeń: niewystawianie faktur przez KSeF mimo obowiązku, wystawianie faktur niezgodnych ze schematem XML w trybach offline oraz niedochowanie terminów na przesłanie faktury do KSeF wystawionej w trybie offline.
Warto podkreślić, że brak możliwości “czynnego żalu” – podatnik po zidentyfikowaniu nieprawidłowości nie ma formalnej możliwości podjęcia działań w celu eliminacji kary. Od 1 lutego 2026 r. możliwa jest również odpowiedzialność karnoskarbowa za wystawianie lub posługiwanie się pustymi fakturami.
Instrukcja krok po kroku
1. Poznaj okres przejściowy 2026
Do końca 2026 r. nie będą nakładane kary za błędy w wystawianiu faktur przez KSeF. Organy skarbowe skupią się na pomaganiu podatnikom w prawidłowym wdrażaniu systemu. To czas na naukę i adaptację.
2. Przygotuj się na kary od 2027
Od 1 stycznia 2027 r. kary będą już stosowane. Wysokość kary: do 100% kwoty VAT wykazanego na fakturze wystawionej poza KSeF lub do 18,7% wartości należności ogółem (dla faktur bez VAT).
3. Zidentyfikuj sytuacje objęte karami
Kary dotyczą: niewystawiania faktur przez KSeF mimo obowiązku, wystawiania faktur niezgodnych ze schematem XML w trybach offline, niedochowania terminów na przesłanie faktury do KSeF wystawionej w trybie offline (7 dni roboczych).
4. Sprawdź obowiązki od 1 lutego 2026
Od 1 lutego 2026 r. podatnik może zostać ukarany za brak odpowiedniej informacji w JPK_VAT o fakturach wystawionych lub odebranych z KSeF. Organy podatkowe będą mogły nakładać kary za błędy w deklaracji JPK_VAT, w tym za brak numeru KSeF faktury.
5. Pamiętaj o odpowiedzialności karnoskarbowej
Od 1 lutego 2026 r. podatnicy mogą być również ukarani na podstawie kodeksu karnego skarbowego i kodeksu karnego za wystawianie lub posługiwanie się pustymi fakturami. Znaczenie tych kar może wzrosnąć w kontekście KSeF.
Najczęstsze problemy i rozwiązania
Czy w 2026 r. będą kary za błędy w KSeF?
Nie, do końca 2026 r. nie będą nakładane kary za błędy techniczne związane z wdrożeniem KSeF. Organy skarbowe skupią się na pomaganiu podatnikom w prawidłowym wdrażaniu systemu. Od 1 stycznia 2027 r. kary będą już stosowane.
Jaka jest wysokość kary za niewystawianie faktury w KSeF?
Od 1 stycznia 2027 r. kara może wynieść do 100% kwoty podatku VAT wykazanego na fakturze wystawionej poza KSeF lub do 18,7% wartości należności ogółem, jeśli na fakturze nie będzie wykazanego podatku.
Czy mogę uniknąć kary po zidentyfikowaniu błędu?
Nie ma w przepisach instytucji odpowiadającej “czynnemu żalowi” w kodeksie karnym skarbowym. Podatnik po zidentyfikowaniu nieprawidłowości nie będzie miał formalnej możliwości podjęcia działań w celu eliminacji kary.
Czy kary dotyczą tylko wystawiania faktur?
Nie, kary dotyczą również: wystawiania faktur niezgodnych ze schematem XML w trybach offline, niedochowania terminów na przesłanie faktury do KSeF wystawionej w trybie offline, oraz błędów w JPK_VAT (brak numeru KSeF faktury).
Kary od 1 stycznia 2027 r.
Od 1 stycznia 2027 r. przewidziane są dotkliwe kary pieniężne za: niewystawianie faktur za pośrednictwem KSeF (mimo obowiązku), wystawianie faktur niezgodnych ze schematem XML w trybach offline, niedochowanie terminów na wysłanie faktury do KSeF wystawionej w trybie offline. Wysokość kary: do 100% kwoty podatku VAT wykazanego na fakturze wystawionej poza KSeF lub do 18,7% wartości należności ogółem (dla faktur bez VAT).
Okres przejściowy 2026
Do końca 2026 r. ustawa o VAT przewiduje zawieszenie stosowania kar jedynie za niewłaściwe przesyłanie faktur do KSeF. Inne regulacje związane z prawem podatkowym takiego odroczenia nie przewidują. Organy skarbowe mają się starać raczej pomagać w prawidłowym wdrażaniu systemu niż karać za błędy techniczne.
Kary od 1 lutego 2026 r. (JPK_VAT)
Od 1 lutego 2026 r. podatnik może zostać ukarany za brak odpowiedniej informacji w JPK_VAT o fakturach wystawionych lub odebranych z KSeF. Organy podatkowe będą mogły nakładać kary za błędy w deklaracji JPK_VAT, w tym za brak numeru KSeF faktury. To oznacza, że nawet w okresie przejściowym 2026 r. mogą być kary za nieprawidłowe raportowanie w JPK_VAT.
Odpowiedzialność karnoskarbowa
Od 1 lutego 2026 r. podatnicy będą mogli być również ukarani na podstawie kodeksu karnego skarbowego i kodeksu karnego za wystawianie lub posługiwanie się pustymi fakturami. Znaczenie tych kar może wzrosnąć w kontekście KSeF, ponieważ system ułatwia wykrywanie nieprawidłowości.
Ryzyko reputacyjne
Faktura przesłana do KSeF niezwłocznie trafi do adresata bez możliwości “wycofania”. Warto pamiętać również o ryzyku reputacyjnym i relacyjnym, jeżeli przesyłane dokumenty nie będą właściwie sporządzane. Błędy w fakturach mogą wpłynąć na relacje z kontrahentami.
FAQ
Od kiedy będą kary za niewystawianie faktur w KSeF?
Kary za niewystawianie faktur w KSeF będą stosowane od 1 stycznia 2027 r. W 2026 r. obowiązuje okres przejściowy bez kar za błędy techniczne związane z wdrożeniem systemu.
Jaka jest wysokość kary za niewystawianie faktury w KSeF?
Od 1 stycznia 2027 r. kara może wynieść do 100% kwoty podatku VAT wykazanego na fakturze wystawionej poza KSeF lub do 18,7% wartości należności ogółem, jeśli na fakturze nie będzie wykazanego podatku.
Czy w 2026 r. będą kary za błędy w KSeF?
Do końca 2026 r. nie będą nakładane kary za błędy techniczne związane z wdrożeniem KSeF. Organy skarbowe skupią się na pomaganiu podatnikom. Jednak od 1 lutego 2026 r. mogą być kary za błędy w JPK_VAT (brak numeru KSeF faktury).
Czy mogę uniknąć kary po poprawieniu błędu?
Nie ma w przepisach instytucji odpowiadającej “czynnemu żalowi”. Podatnik po zidentyfikowaniu nieprawidłowości nie będzie miał formalnej możliwości podjęcia działań w celu eliminacji kary. Ważne jest więc prawidłowe wdrożenie KSeF od początku.
Jakie kary grożą za nieprawidłowe przesłanie faktury offline?
Kary dotyczą: wystawiania faktur niezgodnych ze schematem XML w trybach offline oraz niedochowania terminów na przesłanie faktury do KSeF wystawionej w trybie offline (7 dni roboczych od przywrócenia działania systemu).
Czy kary dotyczą tylko wystawiania faktur?
Nie, kary dotyczą również błędów w JPK_VAT (brak numeru KSeF faktury) oraz odpowiedzialności karnoskarbowej za wystawianie lub posługiwanie się pustymi fakturami.