KSeF jak działa – zasady działania Krajowego Systemu e-Faktur
Co musisz wiedzieć
KSeF działa jako centralny hub dla wszystkich faktur B2B w Polsce. Faktury są przesyłane w formacie XML zgodnym ze schematem XSD, walidowane przez system, a następnie otrzymują unikalny 35-znakowy numer KSeF.
Proces wystawiania faktury w KSeF składa się z kilku etapów: przygotowanie faktury w formacie XML, wysłanie do KSeF, walidacja przez system, nadanie numeru KSeF, udostępnienie nabywcy oraz archiwizacja na 10 lat.
System zapewnia autentyczność i integralność faktur poprzez mechanizmy kryptograficzne. Faktury są przechowywane w bezpiecznym repozytorium i dostępne dla podatników przez 10 lat.
KSeF oferuje kilka metod dostępu: portal webowy (Aplikacja Podatnika KSeF), API (dla integracji systemów), aplikację mobilną oraz tryb offline (w sytuacjach awaryjnych).
Instrukcja krok po kroku
1. Przygotowanie faktury w formacie XML
Faktura musi być przygotowana w formacie XML zgodnym ze schematem XSD (obecnie FA(2), od 1 lutego 2026 r. – FA(3)). Możesz użyć Aplikacji Podatnika KSeF, systemu księgowego zintegrowanego z KSeF lub własnego systemu generującego XML.
2. Wysłanie faktury do KSeF
Fakturę wysyłasz do KSeF przez portal webowy, API lub zintegrowany system księgowy. System przyjmuje fakturę i rozpoczyna proces walidacji.
3. Walidacja faktury przez system
KSeF waliduje fakturę pod kątem: poprawności formatu XML, zgodności ze schematem XSD, kompletności wymaganych pól, zgodności z przepisami podatkowymi, poprawności danych (NIP, kwoty, stawki VAT itd.).
4. Nadanie numeru KSeF
Po pomyślnej walidacji system nadaje fakturze unikalny 35-znakowy numer KSeF. Numer potwierdza, że faktura została przyjęta przez system i jest prawnie ważna.
5. Udostępnienie faktury nabywcy
Faktura z numerem KSeF jest automatycznie udostępniana nabywcy w jego koncie KSeF. Nabywca może pobrać fakturę, przeglądać ją w portalu lub zintegrować z własnym systemem księgowym.
6. Archiwizacja faktury
Faktura jest automatycznie archiwizowana w KSeF na okres 10 lat. Podatnik nie musi przechowywać własnej kopii faktury – system zapewnia długoterminowe przechowywanie z gwarancją autentyczności.
Najczęstsze problemy i rozwiązania
Faktura została odrzucona przez system
Faktura może zostać odrzucona z powodu błędów walidacji: nieprawidłowy format XML, niezgodność ze schematem XSD, brakujące wymagane pola, błędy w danych (np. nieprawidłowy NIP, błędne kwoty). Sprawdź komunikat błędu i popraw fakturę przed ponownym wysłaniem.
Nie otrzymuję numeru KSeF
Jeśli faktura nie otrzymała numeru KSeF, sprawdź status operacji w systemie. Możliwe przyczyny: błąd walidacji, problemy techniczne systemu, nieprawidłowe uprawnienia. Sprawdź logi systemu lub skontaktuj się z pomocą techniczną KSeF.
Faktura nie jest widoczna u nabywcy
Upewnij się, że nabywca ma odpowiednie uprawnienia do przeglądania faktur (InvoiceRead) w kontekście Twojego NIP. Sprawdź też, czy faktura otrzymała numer KSeF i czy nie została odrzucona.
Jak sprawdzić status faktury?
Status faktury możesz sprawdzić w portalu KSeF (sekcja ‘Moje faktury’) lub przez API używając numeru KSeF lub identyfikatora faktury. System pokazuje status: w trakcie walidacji, przyjęta (z numerem KSeF), odrzucona (z komunikatem błędu).
Mechanizm działania KSeF
KSeF działa jako centralna platforma, przez którą przechodzą wszystkie faktury B2B. System składa się z kilku komponentów: modułu przyjmowania faktur (walidacja formatu i danych), modułu nadawania numerów KSeF, repozytorium faktur (przechowywanie przez 10 lat), modułu dostępu (portal webowy, API, aplikacja mobilna) oraz modułu bezpieczeństwa (uwierzytelnianie, autoryzacja, szyfrowanie).
Proces walidacji faktury
Walidacja faktury w KSeF obejmuje kilka poziomów: walidacja formatu XML (zgodność ze schematem XSD), walidacja danych (poprawność NIP, kwot, stawek VAT, dat), walidacja biznesowa (zgodność z przepisami podatkowymi, kompletność wymaganych pól), walidacja uprawnień (czy wystawca ma uprawnienie InvoiceWrite, czy nabywca istnieje w systemie). Jeśli walidacja się powiedzie, faktura otrzymuje numer KSeF. W przeciwnym razie system zwraca komunikat błędu z opisem problemu.
Numer KSeF – co to jest?
Numer KSeF to unikalny 35-znakowy identyfikator nadawany każdej fakturze po pomyślnej walidacji w systemie. Numer składa się z: prefiksu identyfikującego system, znacznika czasu, identyfikatora transakcji oraz sumy kontrolnej. Numer KSeF potwierdza, że faktura została przyjęta przez system i jest prawnie ważna. Numer jest niezmienny i przypisany do faktury na zawsze.
Metody dostępu do KSeF
KSeF oferuje kilka metod dostępu: Portal webowy (Aplikacja Podatnika KSeF) – bezpłatna aplikacja dostępna na ksef.podatki.gov.pl, umożliwia wystawianie, przeglądanie i pobieranie faktur. API – dla integracji z systemami księgowymi, umożliwia automatyczne wystawianie i pobieranie faktur. Aplikacja mobilna – dostępna na urządzenia mobilne, umożliwia podstawowe operacje. Tryb offline – w sytuacjach awaryjnych, gdy system jest niedostępny, można wystawić fakturę w trybie offline i przesłać ją później do KSeF.
Bezpieczeństwo w KSeF
KSeF zapewnia bezpieczeństwo danych poprzez: szyfrowanie transmisji (HTTPS/TLS), uwierzytelnianie użytkowników (Profil Zaufany, ePUAP, podpis kwalifikowany, certyfikaty), autoryzację (system uprawnień), autentyczność faktur (mechanizmy kryptograficzne), integralność danych (sumy kontrolne, podpisy cyfrowe), długoterminowe przechowywanie (10 lat z gwarancją dostępności).
Archiwizacja faktur
Faktury w KSeF są automatycznie archiwizowane na okres 10 lat. Podatnik nie musi przechowywać własnej kopii faktury – system zapewnia długoterminowe przechowywanie z gwarancją autentyczności i integralności. Faktury są dostępne dla podatników przez cały okres archiwizacji. Po 10 latach faktury mogą być usunięte z systemu zgodnie z przepisami o archiwizacji dokumentów.
FAQ
Jak działa KSeF?
KSeF działa jako centralna platforma, przez którą przechodzą wszystkie faktury B2B. Faktury są przesyłane w formacie XML, walidowane przez system, otrzymują unikalny numer KSeF i są archiwizowane na 10 lat. System zapewnia autentyczność i integralność faktur.
Jak długo trwa proces wystawiania faktury w KSeF?
Proces wystawiania faktury w KSeF jest zazwyczaj bardzo szybki – od kilku sekund do kilku minut. Czas zależy od: złożoności faktury, obciążenia systemu, metody dostępu (portal vs API). W większości przypadków faktura otrzymuje numer KSeF w ciągu kilku sekund.
Co się dzieje, jeśli faktura zostanie odrzucona?
Jeśli faktura zostanie odrzucona, system zwraca komunikat błędu z opisem problemu. Musisz poprawić fakturę (np. poprawić błędy w danych, uzupełnić brakujące pola) i wysłać ją ponownie. Faktura nie otrzyma numeru KSeF, dopóki nie przejdzie pomyślnej walidacji.
Czy mogę edytować fakturę po wysłaniu do KSeF?
Nie, faktury w KSeF są niezmienne. Po nadaniu numeru KSeF nie można edytować faktury. Jeśli potrzebujesz wprowadzić zmiany, musisz wystawić fakturę korygującą, która również przechodzi przez proces walidacji i otrzymuje własny numer KSeF.
Jak sprawdzić, czy faktura została przyjęta przez KSeF?
Możesz sprawdzić status faktury w portalu KSeF (sekcja ‘Moje faktury’) lub przez API używając numeru KSeF lub identyfikatora faktury. System pokazuje status: w trakcie walidacji, przyjęta (z numerem KSeF), odrzucona (z komunikatem błędu).
Czy KSeF działa 24/7?
Tak, KSeF działa 24/7, ale mogą występować przerwy techniczne (konserwacja, aktualizacje). W sytuacjach awaryjnych można użyć trybu offline, który umożliwia wystawienie faktury bez połączenia z systemem i przesłanie jej później do KSeF.