Krajowy System e-Faktur (KSeF) – co to jest
Co musisz wiedzieć
Krajowy System e-Faktur (KSeF) to centralna platforma administracji skarbowej, która zastąpi tradycyjne fakturowanie B2B w Polsce. System został wprowadzony ustawą z dnia 9 listopada 2023 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw.
KSeF działa jako centralny hub dla wszystkich faktur w Polsce. Każda faktura B2B musi być wystawiona przez KSeF, zwalidowana przez system i przechowana przez 10 lat. Po akceptacji faktura otrzymuje unikalny 35-znakowy numer KSeF i staje się oficjalnym, prawnie ważnym dokumentem.
System został uruchomiony dobrowolnie w styczniu 2022 roku, pozwalając firmom na testowanie integracji przed obowiązkowym wdrożeniem. Obowiązek wchodzi etapowo: od 1 lutego 2026 r. dla dużych firm (obroty >200 mln zł), od 1 kwietnia 2026 r. dla pozostałych podatników VAT, od 1 stycznia 2027 r. dla mikrofirm.
Główne cele KSeF to: redukcja oszustw VAT, automatyzacja raportowania podatkowego, uproszczenie księgowości i audytów oraz zapewnienie rządowi dostępu do danych transakcyjnych w czasie rzeczywistym.
Instrukcja krok po kroku
1. Poznaj podstawy KSeF
KSeF to centralna platforma Ministerstwa Finansów, która umożliwia wystawianie, przesyłanie i przechowywanie faktur ustrukturyzowanych w formacie XML. System zastąpi tradycyjne fakturowanie B2B w Polsce.
2. Zrozum format faktur ustrukturyzowanych
Faktury w KSeF muszą być w formacie XML zgodnym ze schematem XSD. Obecnie używany jest schemat FA(2), a od 1 lutego 2026 r. będzie obowiązywał schemat FA(3). Faktury są walidowane przez system przed nadaniem numeru KSeF.
3. Sprawdź termin obowiązku dla Twojej firmy
Obowiązek wchodzi etapowo: od 1 lutego 2026 r. dla dużych firm (obroty >200 mln zł brutto w 2024 r.), od 1 kwietnia 2026 r. dla pozostałych podatników VAT, od 1 stycznia 2027 r. dla mikrofirm (do 10 tys. zł miesięcznie).
4. Wybierz metodę dostępu
Dostęp do KSeF możesz uzyskać przez: bezpłatną Aplikację Podatnika KSeF (portal webowy), program księgowy zintegrowany z KSeF, API (dla automatyzacji). Logowanie przez Profil Zaufany, podpis kwalifikowany lub token KSeF.
5. Zapoznaj się z korzyściami
KSeF oferuje: szybszy zwrot VAT (40 dni zamiast 60), automatyczną archiwizację (10 lat), uproszczone rozliczanie korekt, eliminację JPK_FA na żądanie, gwarancję autentyczności faktur.
Najczęstsze problemy i rozwiązania
Nie wiem, od kiedy muszę korzystać z KSeF
Obowiązek wchodzi etapowo: od 1 lutego 2026 r. dla dużych firm (obroty >200 mln zł brutto w 2024 r.), od 1 kwietnia 2026 r. dla pozostałych podatników VAT, od 1 stycznia 2027 r. dla mikrofirm (do 10 tys. zł miesięcznie).
Czy muszę kupować specjalne oprogramowanie?
Nie, Ministerstwo Finansów udostępnia bezpłatną Aplikację Podatnika KSeF oraz aplikację mobilną. Możesz też zintegrować swój system księgowy z KSeF przez API.
Co się stanie z fakturami papierowymi?
Od momentu wejścia obowiązku KSeF faktury w transakcjach B2B muszą być wystawiane przez KSeF. Faktury papierowe pozostaną tylko dla konsumentów (B2C) i w wyjątkowych sytuacjach awaryjnych (tryb offline).
Czy KSeF jest bezpieczny?
Tak, KSeF używa certyfikowanych mechanizmów bezpieczeństwa, szyfrowania danych i autentykacji użytkowników. Faktury są przechowywane przez 10 lat z gwarancją autentyczności i integralności.
Historia i wprowadzenie KSeF
Krajowy System e-Faktur został wprowadzony ustawą z dnia 9 listopada 2023 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw. System został uruchomiony dobrowolnie w styczniu 2022 roku, pozwalając firmom na testowanie integracji przed obowiązkowym wdrożeniem. Obowiązek wchodzi etapowo od 2026 roku.
Jak działa KSeF?
System działa poprzez przesyłanie faktur w formacie XML zgodnym ze schematem XSD (obecnie FA(2), od 1 lutego 2026 r. – FA(3)). Faktury można wysyłać przez portal webowy (Aplikację Podatnika KSeF), API lub zintegrowane systemy księgowe. Po walidacji faktura otrzymuje numer KSeF i jest dostępna dla nabywcy. System zapewnia autentyczność i integralność dokumentów.
Kto musi korzystać z KSeF?
Od 1 lutego 2026 r. – duże firmy z obrotami powyżej 200 mln zł brutto w 2024 r. Od 1 kwietnia 2026 r. – wszyscy pozostali podatnicy VAT, w tym JDG, spółki, podatnicy zwolnieni z VAT. Od 1 stycznia 2027 r. – mikroprzedsiębiorcy z obrotami do 10 tys. zł miesięcznie. Obowiązek dotyczy faktur B2B, nie dotyczy faktur B2C (dla konsumentów).
Korzyści z KSeF
KSeF oferuje wiele korzyści: szybszy zwrot VAT (40 dni zamiast 60), automatyczną archiwizację faktur przez 10 lat, uproszczone rozliczanie korekt, eliminację konieczności przechowywania faktur przez podatnika, gwarancję autentyczności faktur, eliminację JPK_FA na żądanie, dostęp do faktur w czasie rzeczywistym oraz redukcję oszustw VAT.
Format faktur w KSeF
Faktury w KSeF muszą być w formacie XML zgodnym ze schematem XSD. Obecnie używany jest schemat FA(2), a od 1 lutego 2026 r. będzie obowiązywał schemat FA(3). Faktury są walidowane przez system przed nadaniem numeru KSeF. System automatycznie sprawdza poprawność danych, zgodność z przepisami podatkowymi oraz kompletność wymaganych pól.
FAQ
Co to jest Krajowy System e-Faktur?
Krajowy System e-Faktur (KSeF) to centralna platforma Ministerstwa Finansów do wystawiania, przesyłania i przechowywania faktur ustrukturyzowanych w formacie XML. System zastąpi tradycyjne fakturowanie B2B w Polsce.
Od kiedy KSeF jest obowiązkowy?
KSeF staje się obowiązkowy etapowo: od 1 lutego 2026 r. dla dużych firm (obroty >200 mln zł), od 1 kwietnia 2026 r. dla pozostałych podatników VAT, od 1 stycznia 2027 r. dla mikrofirm.
Czy muszę mieć specjalny program do KSeF?
Nie, możesz korzystać z darmowej Aplikacji Podatnika KSeF na portalu ksef.podatki.gov.pl. Możesz też zintegrować swój system księgowy z KSeF przez API.
Jak długo faktury są przechowywane w KSeF?
Faktury są przechowywane w KSeF przez 10 lat, co eliminuje konieczność prowadzenia własnego archiwum.
Czy KSeF dotyczy wszystkich faktur?
KSeF dotyczy faktur B2B (business-to-business). Faktury B2C (dla konsumentów) nie muszą być wystawiane przez KSeF, chyba że konsument wyrazi na to zgodę.
Co to jest numer KSeF?
Numer KSeF to unikalny 35-znakowy identyfikator nadawany każdej fakturze po pomyślnej walidacji w systemie. Numer KSeF potwierdza, że faktura została przyjęta przez system i jest prawnie ważna.