KSeF a wynajmujący nieruchomości
Co musisz wiedzieć
Jeśli wynajmujący (właściciel mieszkania) “nie ujawni się” dostawcy mediów jako podatnik VAT, bo nie dysponuje numerem NIP, to dostanie fakturę w formie uzgodnionej ze sprzedawcą, czyli najpewniej tak, jak dziś, w tradycyjnej formie.
Jeśli posiada NIP i poda go sprzedawcy mediów, to odbierze fakturę w KSeF. Jeśli firma wynajmuje nieruchomość firmie, to fakturę musi wystawić w KSeF, jeśli jest to transakcja między krajowymi podatnikami VAT.
Obowiązek wystawiania takich faktur w KSeF zacznie co do zasady obowiązywać od 1 kwietnia 2026 r. (dla największych firm już od 1 lutego 2026 r.). Do 31 grudnia 2026 r. wynajmujący o niewielkich obrotach mogą jednak nadal wystawiać część faktur poza KSeF, jeśli w danym miesiącu suma sprzedaży z VAT na takich fakturach nie przekroczy 10 000 zł.
Objęcie obowiązkiem wystawiania faktur w KSeF powoduje, że podmioty niemające obowiązku rejestracji w VAT ze względu na zwolnienie mogą być zobowiązane do posługiwania się identyfikatorem podatkowym (NIP).
Najem prywatny, działalność nierejestrowa jak również działalność np. niektórych instytucji muzealnych, mogą prowadzić podmioty zwolnione z VAT, które nie mają obowiązku rejestrowania się do VAT. Objęcie obowiązkiem wystawiania faktur w KSeF powoduje jednak, że podmioty niemające obowiązku rejestracji w VAT ze względu na zwolnienie mogą być zobowiązane do posługiwania się identyfikatorem podatkowym.
Instrukcja krok po kroku
1. Sprawdź, czy posiadasz NIP
Sprawdź, czy posiadasz numer NIP. Jeśli wynajmujesz nieruchomość i nie posiadasz NIP, możesz otrzymywać faktury za media w tradycyjnej formie. Jeśli posiadasz NIP i podasz go sprzedawcy mediów, odbierzesz fakturę w KSeF.
2. Określ typ transakcji
Określ typ transakcji: najem prywatny (osoba fizyczna), najem firmowy (firma wynajmuje firmie), najem mieszany. Każdy typ może mieć inne wymagania dotyczące KSeF.
3. Przygotuj się do odbierania faktur
Jeśli posiadasz NIP i podasz go sprzedawcy mediów, będziesz odbierał faktury w KSeF. Musisz mieć dostęp do systemu KSeF (Profil Zaufany, podpis kwalifikowany lub certyfikat KSeF).
4. Wystaw faktury za najem
Jeśli firma wynajmuje nieruchomość firmie, to fakturę musi wystawić w KSeF, jeśli jest to transakcja między krajowymi podatnikami VAT. Sprawdź, czy jesteś zobowiązany do wystawiania faktur w KSeF.
Najczęstsze problemy i rozwiązania
Czy muszę mieć NIP, żeby odbierać faktury za media w KSeF?
Jeśli wynajmujący nie ujawni się dostawcy mediów jako podatnik VAT (bo nie dysponuje numerem NIP), to dostanie fakturę w formie uzgodnionej ze sprzedawcą, czyli najpewniej tak, jak dziś, w tradycyjnej formie. Jeśli posiada NIP i poda go sprzedawcy mediów, to odbierze fakturę w KSeF.
Czy muszę wystawiać faktury za najem w KSeF?
Jeśli firma wynajmuje nieruchomość firmie, to fakturę musi wystawić w KSeF, jeśli jest to transakcja między krajowymi podatnikami VAT. Najem prywatny (osoba fizyczna) nie wymaga wystawiania faktur w KSeF.
Czy najem prywatny wymaga KSeF?
Najem prywatny, działalność nierejestrowa jak również działalność np. niektórych instytucji muzealnych, mogą prowadzić podmioty zwolnione z VAT, które nie mają obowiązku rejestrowania się do VAT. Objęcie obowiązkiem wystawiania faktur w KSeF powoduje jednak, że podmioty niemające obowiązku rejestracji w VAT ze względu na zwolnienie mogą być zobowiązane do posługiwania się identyfikatorem podatkowym.
Faktury za media
Jeśli wynajmujący (właściciel mieszkania) “nie ujawni się” dostawcy mediów jako podatnik VAT, bo nie dysponuje numerem NIP, to dostanie fakturę w formie uzgodnionej ze sprzedawcą, czyli najpewniej tak, jak dziś, w tradycyjnej formie. Jeśli posiada NIP i poda go sprzedawcy mediów, to odbierze fakturę w KSeF.
Faktury za najem
Jeśli firma wynajmuje nieruchomość firmie, to fakturę musi wystawić w KSeF, jeśli jest to transakcja między krajowymi podatnikami VAT. Najem prywatny (osoba fizyczna) nie wymaga wystawiania faktur w KSeF, chyba że wynajmujący prowadzi działalność gospodarczą i jest zobowiązany do wystawiania faktur.
Najem prywatny a KSeF
Najem prywatny, działalność nierejestrowa jak również działalność np. niektórych instytucji muzealnych, mogą prowadzić podmioty zwolnione z VAT, które nie mają obowiązku rejestrowania się do VAT. Objęcie obowiązkiem wystawiania faktur w KSeF powoduje jednak, że podmioty niemające obowiązku rejestracji w VAT ze względu na zwolnienie mogą być zobowiązane do posługiwania się identyfikatorem podatkowym (NIP).
Konieczność posiadania NIP
Zgodnie z ustawą o NIP, podatnik VAT czynny musi posługiwać się numerem NIP, natomiast w przypadku podatników będących osobami fizycznymi niebędących zarejestrowanymi podatnikami VAT lub nieprowadzących działalności gospodarczej, w tym prowadzących działalność gospodarczą nierejestrową, czy najem prywatny mają obowiązek posługiwania się nr PESEL. Objęcie obowiązkiem wystawiania faktur w KSeF powoduje, że podmioty niemające obowiązku rejestracji w VAT ze względu na zwolnienie mogą być zobowiązane do posługiwania się identyfikatorem podatkowym.
FAQ
Czy muszę mieć NIP, żeby odbierać faktury za media w KSeF?
Jeśli wynajmujący nie ujawni się dostawcy mediów jako podatnik VAT (bo nie dysponuje numerem NIP), to dostanie fakturę w formie uzgodnionej ze sprzedawcą, czyli najpewniej tak, jak dziś, w tradycyjnej formie. Jeśli posiada NIP i poda go sprzedawcy mediów, to odbierze fakturę w KSeF.
Czy muszę wystawiać faktury za najem w KSeF?
Jeśli firma wynajmuje nieruchomość firmie, to fakturę musi wystawić w KSeF, jeśli jest to transakcja między krajowymi podatnikami VAT. Najem prywatny (osoba fizyczna) nie wymaga wystawiania faktur w KSeF.
Czy najem prywatny wymaga KSeF?
Najem prywatny, działalność nierejestrowa jak również działalność np. niektórych instytucji muzealnych, mogą prowadzić podmioty zwolnione z VAT, które nie mają obowiązku rejestrowania się do VAT. Objęcie obowiązkiem wystawiania faktur w KSeF powoduje jednak, że podmioty niemające obowiązku rejestracji w VAT ze względu na zwolnienie mogą być zobowiązane do posługiwania się identyfikatorem podatkowym.
Jak przygotować się do odbierania faktur za media w KSeF?
Jeśli posiadasz NIP i podasz go sprzedawcy mediów, będziesz odbierał faktury w KSeF. Musisz mieć dostęp do systemu KSeF (Profil Zaufany, podpis kwalifikowany lub certyfikat KSeF).