KSeF a wspólnoty mieszkaniowe
Co musisz wiedzieć
Wspólnoty mieszkaniowe muszą już teraz zacząć przygotowania do korzystania z KSeF. Każda wspólnota prędzej czy później stanie się odbiorcą faktury wystawionej w systemie. Od 1 lutego 2026 r. powinny być gotowe na odbiór e-faktur od swoich dostawców przez KSeF.
Wspólnoty prowadzące działalność gospodarczą lub odpłatną działalność statutową będą musiały dostosować się do nowych wymogów i wystawiać faktury w KSeF od 1 kwietnia 2026 r.
Głównym wyzwaniem jest dostosowanie systemów – wspólnoty będą musiały upewnić się, że używane przez nie programy do fakturowania lub księgowości będą zintegrowane z KSeF lub zacząć korzystać z bezpłatnych narzędzi Ministerstwa Finansów.
Wdrożenie KSeF wymaga również przekształcenia dotychczasowego obiegu dokumentów i procedur księgowych w wspólnocie. Faktury będą uznawane za wystawione dopiero w momencie nadania im numeru KSeF.
Instrukcja krok po kroku
1. Sprawdź, czy wspólnota wystawia faktury
Przeanalizuj sytuację, w jakich wspólnota wystawia faktury. Jeśli prowadzisz działalność gospodarczą lub odpłatną działalność statutową, od 1 kwietnia 2026 r. zasadniczo będziesz musiał wystawiać faktury w KSeF, z uwzględnieniem limitu 10 000 zł miesięcznie sprzedaży na fakturach poza KSeF do końca 2026 r. Od 1 lutego 2026 r. wspólnota powinna być gotowa na odbiór faktur z KSeF od dużych dostawców (ze sprzedażą powyżej 200 mln zł w 2024 r.).
2. Przeanalizuj obecne oprogramowanie
Przeanalizuj obecne oprogramowanie księgowe/fakturowe pod kątem integracji z KSeF. Sprawdź, czy dostawca oprogramowania oferuje integrację z KSeF. Jeśli nie, rozważ przejście na bezpłatne narzędzia Ministerstwa Finansów (Aplikacja Podatnika KSeF 2.0, e-mikrofirma).
3. Uporządkuj dane wspólnoty
Uporządkuj dane wspólnoty, zwłaszcza numer NIP, który jest niezbędny w KSeF. Sprawdź, czy dane w KRS są aktualne i zgodne z danymi używanymi w fakturach.
4. Zdecyduj, kto będzie miał uprawnienia
Zdecyduj, kto w wspólnocie będzie miał uprawnienia do wystawiania i odbierania faktur. Osoby te muszą mieć Profil Zaufany lub certyfikat kwalifikowany. Jeśli wspólnota nie ma możliwości autoryzacji elektronicznej, konieczne jest złożenie formularza ZAW-FA.
5. Przetestuj system w środowisku testowym
Przetestuj system w środowisku testowym KSeF (dostępne od 3 listopada 2025) i przedprodukcyjnym Demo (od 15 listopada 2025). Użyj danych testowych, nie prawdziwych danych wspólnoty.
Najczęstsze problemy i rozwiązania
Czy wspólnota mieszkaniowa musi korzystać z KSeF?
Tak. Od 1 lutego 2026 r. duzi dostawcy (ze sprzedażą powyżej 200 mln zł w 2024 r.) muszą wystawiać faktury w KSeF, więc wspólnota powinna być gotowa na ich odbiór. Od 1 kwietnia 2026 r. obowiązek wystawiania faktur w KSeF obejmie pozostałych przedsiębiorców, z wyjątkiem tych, którzy do 31 grudnia 2026 r. nie przekroczą 10 000 zł miesięcznie sprzedaży na fakturach poza KSeF.
Jak przygotować wspólnotę do KSeF?
Przeanalizuj sytuację, w jakich wspólnota wystawia faktury, sprawdź obecne oprogramowanie pod kątem integracji z KSeF, uporządkuj dane wspólnoty (zwłaszcza NIP), zdecyduj, kto będzie miał uprawnienia, przetestuj system w środowisku testowym.
Czy wspólnota musi kupować specjalne oprogramowanie?
Nie, Ministerstwo Finansów udostępnia bezpłatne narzędzia: Aplikacja Podatnika KSeF 2.0, e-mikrofirma. Można też zintegrować istniejące oprogramowanie księgowe z KSeF przez API.
Obowiązki wspólnot mieszkaniowych
Wspólnota mieszkaniowa musi być gotowa na odbiór faktur z KSeF od swoich dostawców od 1 lutego 2026 r., jeśli należą oni do grupy podmiotów ze sprzedażą powyżej 200 mln zł w 2024 r. Od 1 kwietnia 2026 r. obowiązek wystawiania faktur w KSeF obejmie pozostałych przedsiębiorców, przy czym do 31 grudnia 2026 r. podatnicy mogą wystawiać część faktur poza KSeF, jeśli suma sprzedaży z VAT na takich fakturach w danym miesiącu nie przekroczy 10 000 zł. Zwolnienie z VAT nie stanowi zwolnienia z obowiązków związanych z KSeF.
Korzyści stosowania KSeF dla wspólnot
KSeF przechowuje wszystkie faktury ustrukturyzowane w jednym miejscu przez 10 lat, eliminując wymóg tworzenia własnego archiwum dokumentów sprzedażowych. System automatycznie sprawdza poprawność formalną faktury, co zmniejsza ryzyko pomyłek. Wszystkie faktury mają ten sam, ustrukturyzowany format (XML), co znacznie ułatwia i przyspiesza ich przetwarzanie i importowanie do systemów księgowych.
Wyzwania dla wspólnot mieszkaniowych
Głównym wyzwaniem jest dostosowanie systemów – wspólnoty będą musiały upewnić się, że używane przez nie programy do fakturowania lub księgowości będą zintegrowane z KSeF lub zacząć korzystać z bezpłatnych narzędzi Ministerstwa Finansów. Wdrożenie KSeF wymaga również przekształcenia dotychczasowego obiegu dokumentów i procedur księgowych w wspólnocie. Faktury będą uznawane za wystawione dopiero w momencie nadania im numeru KSeF.
Szkolenia dla wspólnot mieszkaniowych
Organizowane są specjalistyczne szkolenia dla wspólnot mieszkaniowych i spółdzielni mieszkaniowych, dostosowane do specyfiki ich działalności. Szkolenia obejmują praktyczne aspekty korzystania z KSeF, w tym prezentację działania systemu w praktyce z wykorzystaniem Aplikacji Podatnika KSeF 2.0.
FAQ
Czy wspólnota mieszkaniowa musi korzystać z KSeF?
Tak. Od 1 lutego 2026 r. duzi dostawcy (ze sprzedażą powyżej 200 mln zł w 2024 r.) muszą wystawiać faktury w KSeF, więc wspólnota powinna być gotowa na ich odbiór. Od 1 kwietnia 2026 r. obowiązek wystawiania faktur w KSeF obejmie pozostałych przedsiębiorców, z wyjątkiem tych, którzy do 31 grudnia 2026 r. nie przekroczą 10 000 zł miesięcznie sprzedaży na fakturach poza KSeF.
Jak przygotować wspólnotę do KSeF?
Przeanalizuj sytuację, w jakich wspólnota wystawia faktury, sprawdź obecne oprogramowanie pod kątem integracji z KSeF, uporządkuj dane wspólnoty (zwłaszcza NIP), zdecyduj, kto będzie miał uprawnienia, przetestuj system w środowisku testowym.
Czy wspólnota musi kupować specjalne oprogramowanie?
Nie, Ministerstwo Finansów udostępnia bezpłatne narzędzia: Aplikacja Podatnika KSeF 2.0, e-mikrofirma. Można też zintegrować istniejące oprogramowanie księgowe z KSeF przez API.
Kiedy wspólnota musi być gotowa na KSeF?
Od 1 lutego 2026 r. wszystkie wspólnoty powinny być gotowe na odbiór e-faktur od swoich dostawców przez KSeF. Wspólnoty prowadzące działalność gospodarczą lub odpłatną działalność statutową będą musiały wystawiać faktury w KSeF od 1 kwietnia 2026 r.