KSeF dla szkół i placówek oświatowych
Co musisz wiedzieć
Obowiązek stosowania KSeF obejmie również szkoły i placówki oświatowe. Większość szkół będzie objęta obowiązkiem od 1 kwietnia 2026 r. (ze względu na niską wartość sprzedaży). Od 1 lutego 2026 r. wszystkie szkoły muszą być gotowe na odbiór faktur z KSeF od swoich dostawców.
W okresie od 1 kwietnia 2026 r. do 31 grudnia 2026 r. możliwe będzie wystawianie faktur poza KSeF, jeżeli łączna miesięczna wartość sprzedaży wraz z kwotą podatku nie przekroczy 10 000 zł. Po przekroczeniu limitu w danym miesiącu obowiązek KSeF powstaje natychmiast.
Faktury ustrukturyzowane za pośrednictwem KSeF mają być wystawiane zasadniczo na rzecz przedsiębiorców, nie na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej. Faktury dla rodziców (konsumentów) nie muszą być wystawiane w KSeF.
Szkoły prowadzone przez jednostki samorządu terytorialnego (JST) muszą przestrzegać specjalnych zasad nadawania uprawnień. JST mogą korzystać z pieczęci kwalifikowanej lub konieczności złożenia formularza ZAW-FA.
Przygotowania należy rozpocząć już teraz: sprawdź obecne oprogramowanie pod kątem integracji z KSeF, uporządkuj dane (zwłaszcza NIP), zdecyduj, kto będzie miał uprawnienia, przetestuj system w środowisku testowym.
Instrukcja krok po kroku
1. Sprawdź, czy szkoła wystawia faktury B2B
Przeanalizuj sytuację, w jakich szkoła wystawia faktury. Jeśli szkoła prowadzi działalność gospodarczą i wystawia faktury dla innych przedsiębiorców (B2B), od 1 kwietnia 2026 r. będzie musiała wystawiać faktury w KSeF. Od 1 lutego 2026 r. wszystkie szkoły muszą być gotowe na odbiór faktur z KSeF.
2. Przygotuj się na odbiór faktur
Od 1 lutego 2026 r. wszystkie szkoły muszą być gotowe na odbiór e-faktur od swoich dostawców przez KSeF. Upewnij się, że szkoła ma dostęp do KSeF (Profil Zaufany lub certyfikat kwalifikowany) i odpowiednie uprawnienia.
3. Sprawdź limit 10 000 zł
W okresie od 1 kwietnia 2026 r. do 31 grudnia 2026 r. możliwe będzie wystawianie faktur poza KSeF, jeżeli łączna miesięczna wartość sprzedaży wraz z kwotą podatku nie przekroczy 10 000 zł. Po przekroczeniu limitu w danym miesiącu obowiązek KSeF powstaje natychmiast.
4. Przeanalizuj obecne oprogramowanie
Przeanalizuj obecne oprogramowanie księgowe/fakturowe pod kątem integracji z KSeF. Sprawdź, czy dostawca oprogramowania oferuje integrację z KSeF. Jeśli nie, rozważ przejście na bezpłatne narzędzia Ministerstwa Finansów (Aplikacja Podatnika KSeF 2.0).
5. Uporządkuj dane
Uporządkuj dane szkoły, zwłaszcza numer NIP, który jest niezbędny w KSeF. Sprawdź, czy dane w CEIDG lub KRS są aktualne i zgodne z danymi używanymi w fakturach.
Najczęstsze problemy i rozwiązania
Czy szkoła musi korzystać z KSeF?
Tak, obowiązek stosowania KSeF obejmie również szkoły i placówki oświatowe. Większość szkół będzie objęta obowiązkiem od 1 kwietnia 2026 r. Od 1 lutego 2026 r. wszystkie szkoły muszą być gotowe na odbiór faktur z KSeF.
Czy faktury dla rodziców muszą być w KSeF?
Nie, faktury dla rodziców (konsumentów) nie muszą być wystawiane w KSeF, można je wystawiać dobrowolnie lub poza systemem. Faktury ustrukturyzowane za pośrednictwem KSeF mają być wystawiane zasadniczo na rzecz przedsiębiorców.
Czy szkoła prowadzona przez JST ma specjalne zasady?
Tak, szkoły prowadzone przez jednostki samorządu terytorialnego (JST) muszą przestrzegać specjalnych zasad nadawania uprawnień. JST mogą korzystać z pieczęci kwalifikowanej lub konieczności złożenia formularza ZAW-FA.
Jaki jest limit dla szkół?
W okresie od 1 kwietnia 2026 r. do 31 grudnia 2026 r. możliwe będzie wystawianie faktur poza KSeF, jeżeli łączna miesięczna wartość sprzedaży wraz z kwotą podatku nie przekroczy 10 000 zł. Po przekroczeniu limitu w danym miesiącu obowiązek KSeF powstaje natychmiast.
Obowiązki szkół i placówek oświatowych
Obowiązek stosowania KSeF obejmie również szkoły i placówki oświatowe. Większość szkół będzie objęta obowiązkiem od 1 kwietnia 2026 r. (ze względu na niską wartość sprzedaży). Od 1 lutego 2026 r. wszystkie szkoły muszą być gotowe na odbiór e-faktur od swoich dostawców przez KSeF. Od 1 kwietnia 2026 r. szkoły prowadzące działalność gospodarczą będą musiały wystawiać faktury w KSeF dla innych przedsiębiorców (B2B).
Limit 10 000 zł dla szkół
W okresie od 1 kwietnia 2026 r. do 31 grudnia 2026 r. możliwe będzie wystawianie faktur poza KSeF, jeżeli łączna miesięczna wartość sprzedaży wraz z kwotą podatku nie przekroczy 10 000 zł. Po przekroczeniu limitu w danym miesiącu obowiązek KSeF powstaje natychmiast. Limit dotyczy łącznej wartości sprzedaży w danym miesiącu, nie pojedynczych faktur.
Faktury dla rodziców
Faktury dla rodziców (konsumentów) nie muszą być wystawiane w KSeF, można je wystawiać dobrowolnie lub poza systemem. Faktury ustrukturyzowane za pośrednictwem KSeF mają być wystawiane zasadniczo na rzecz przedsiębiorców, nie na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej. Jeśli rodzic poprosi szkołę o fakturę, to powinien dostać dokument taki jak dziś, czyli w formie papierowego wydruku lub np. jako PDF.
Szkoły prowadzone przez JST
Szkoły prowadzone przez jednostki samorządu terytorialnego (JST) muszą przestrzegać specjalnych zasad nadawania uprawnień. JST mogą korzystać z pieczęci kwalifikowanej lub konieczności złożenia formularza ZAW-FA. Specjalne moduły szkoleniowe dotyczące nadawania uprawnień i wystawiania faktur przez jednostki samorządu terytorialnego są dostępne w ramach szkoleń “Środy z KSeF”.
Przygotowanie do KSeF
Przygotowania należy rozpocząć już teraz: sprawdź obecne oprogramowanie pod kątem integracji z KSeF, uporządkuj dane (zwłaszcza NIP), zdecyduj, kto będzie miał uprawnienia, przetestuj system w środowisku testowym. Ministerstwo Finansów udostępnia bezpłatne narzędzia: Aplikacja Podatnika KSeF 2.0, e-mikrofirma. Można też zintegrować istniejące oprogramowanie księgowe z KSeF przez API.
FAQ
Czy szkoła musi korzystać z KSeF?
Tak, obowiązek stosowania KSeF obejmie również szkoły i placówki oświatowe. Większość szkół będzie objęta obowiązkiem od 1 kwietnia 2026 r. Od 1 lutego 2026 r. wszystkie szkoły muszą być gotowe na odbiór faktur z KSeF.
Czy faktury dla rodziców muszą być w KSeF?
Nie, faktury dla rodziców (konsumentów) nie muszą być wystawiane w KSeF, można je wystawiać dobrowolnie lub poza systemem. Faktury ustrukturyzowane za pośrednictwem KSeF mają być wystawiane zasadniczo na rzecz przedsiębiorców.
Czy szkoła prowadzona przez JST ma specjalne zasady?
Tak, szkoły prowadzone przez jednostki samorządu terytorialnego (JST) muszą przestrzegać specjalnych zasad nadawania uprawnień. JST mogą korzystać z pieczęci kwalifikowanej lub konieczności złożenia formularza ZAW-FA.
Jaki jest limit dla szkół?
W okresie od 1 kwietnia 2026 r. do 31 grudnia 2026 r. możliwe będzie wystawianie faktur poza KSeF, jeżeli łączna miesięczna wartość sprzedaży wraz z kwotą podatku nie przekroczy 10 000 zł. Po przekroczeniu limitu w danym miesiącu obowiązek KSeF powstaje natychmiast.
Kiedy szkoła musi być gotowa na KSeF?
Od 1 lutego 2026 r. wszystkie szkoły muszą być gotowe na odbiór e-faktur od swoich dostawców przez KSeF. Od 1 kwietnia 2026 r. szkoły prowadzące działalność gospodarczą będą musiały wystawiać faktury w KSeF dla innych przedsiębiorców (B2B).