KSeF a pośrednicy w obrocie nieruchomościami
Co musisz wiedzieć
Pośrednicy w obrocie nieruchomościami muszą już teraz zacząć przygotowania do korzystania z KSeF. Każdy pośrednik prędzej czy później stanie się odbiorcą faktury wystawionej w systemie. Od 1 lutego 2026 r. powinni być gotowi na odbiór e-faktur od swoich dostawców przez KSeF.
Pośrednicy prowadzący działalność gospodarczą będą musieli dostosować się do nowych wymogów i wystawiać faktury w KSeF od 1 kwietnia 2026 r.
Organizowane są specjalistyczne szkolenia dla pośredników w obrocie nieruchomościami, przedstawiające podstawowe informacje o KSeF, uwierzytelnienie i autoryzacje, nadawanie uprawnień oraz zasady wystawiania i odbierania faktur.
Głównym wyzwaniem jest dostosowanie systemów – pośrednicy będą musieli upewnić się, że używane przez nich programy do fakturowania lub księgowości będą zintegrowane z KSeF lub zacząć korzystać z bezpłatnych narzędzi Ministerstwa Finansów.
Instrukcja krok po kroku
1. Sprawdź, czy prowadzisz działalność gospodarczą
Przeanalizuj sytuację, w jakich wystawiasz faktury. Jeśli prowadzisz działalność gospodarczą, od 1 kwietnia 2026 r. będziesz musiał wystawiać faktury w KSeF. Od 1 lutego 2026 r. wszyscy pośrednicy muszą być gotowi na odbiór faktur z KSeF.
2. Przeanalizuj obecne oprogramowanie
Przeanalizuj obecne oprogramowanie księgowe/fakturowe pod kątem integracji z KSeF. Sprawdź, czy dostawca oprogramowania oferuje integrację z KSeF. Jeśli nie, rozważ przejście na bezpłatne narzędzia Ministerstwa Finansów (Aplikacja Podatnika KSeF 2.0, e-mikrofirma).
3. Uporządkuj dane firmy
Uporządkuj dane firmy, zwłaszcza numer NIP, który jest niezbędny w KSeF. Sprawdź, czy dane w CEIDG lub KRS są aktualne i zgodne z danymi używanymi w fakturach.
4. Zdecyduj, kto będzie miał uprawnienia
Zdecyduj, kto w firmie będzie miał uprawnienia do wystawiania i odbierania faktur. Osoby te muszą mieć Profil Zaufany lub certyfikat kwalifikowany. Jeśli firma nie ma możliwości autoryzacji elektronicznej, konieczne jest złożenie formularza ZAW-FA.
5. Weź udział w szkoleniu
Weź udział w specjalistycznym szkoleniu dla pośredników w obrocie nieruchomościami, organizowanym przez urzędy skarbowe. Szkolenia obejmują podstawowe informacje o KSeF, uwierzytelnienie i autoryzacje, nadawanie uprawnień oraz zasady wystawiania i odbierania faktur.
Najczęstsze problemy i rozwiązania
Czy pośrednik w obrocie nieruchomościami musi korzystać z KSeF?
Tak. Od 1 lutego 2026 r. firmy, które w 2024 r. miały sprzedaż powyżej 200 mln zł (z VAT), muszą wystawiać faktury w KSeF, więc pośrednik powinien być gotowy na ich odbiór. Od 1 kwietnia 2026 r. obowiązek wystawiania faktur w KSeF obejmie pozostałych przedsiębiorców, z wyjątkiem tych, którzy do 31 grudnia 2026 r. nie przekroczą 10 000 zł miesięcznie sprzedaży na fakturach poza KSeF.
Jak przygotować się do KSeF jako pośrednik?
Przeanalizuj sytuację, w jakich wystawiasz faktury, sprawdź obecne oprogramowanie pod kątem integracji z KSeF, uporządkuj dane firmy (zwłaszcza NIP), zdecyduj, kto będzie miał uprawnienia, weź udział w specjalistycznym szkoleniu dla pośredników.
Czy pośrednik musi kupować specjalne oprogramowanie?
Nie, Ministerstwo Finansów udostępnia bezpłatne narzędzia: Aplikacja Podatnika KSeF 2.0, e-mikrofirma. Można też zintegrować istniejące oprogramowanie księgowe z KSeF przez API.
Obowiązki pośredników w obrocie nieruchomościami
Pośrednik w obrocie nieruchomościami musi być gotowy na odbiór faktur z KSeF od swoich dostawców od 1 lutego 2026 r., jeśli należą oni do grupy podmiotów ze sprzedażą powyżej 200 mln zł w 2024 r. Od 1 kwietnia 2026 r. obowiązek wystawiania faktur w KSeF obejmie pozostałych przedsiębiorców, przy czym do 31 grudnia 2026 r. podatnicy mogą wystawiać część faktur poza KSeF, jeśli suma sprzedaży z VAT na takich fakturach w danym miesiącu nie przekroczy 10 000 zł. Zwolnienie z VAT nie stanowi zwolnienia z obowiązków związanych z KSeF.
Szkolenia dla pośredników
Organizowane są specjalistyczne szkolenia dla pośredników w obrocie nieruchomościami, przedstawiające podstawowe informacje o KSeF, uwierzytelnienie i autoryzacje, nadawanie uprawnień oraz zasady wystawiania i odbierania faktur. Szkolenia są organizowane przez urzędy skarbowe i dostosowane do specyfiki działalności pośredników.
Korzyści stosowania KSeF dla pośredników
KSeF przechowuje wszystkie faktury ustrukturyzowane w jednym miejscu przez 10 lat, eliminując wymóg tworzenia własnego archiwum dokumentów sprzedażowych. System automatycznie sprawdza poprawność formalną faktury, co zmniejsza ryzyko pomyłek. Wszystkie faktury mają ten sam, ustrukturyzowany format (XML), co znacznie ułatwia i przyspiesza ich przetwarzanie i importowanie do systemów księgowych.
Wyzwania dla pośredników
Głównym wyzwaniem jest dostosowanie systemów – pośrednicy będą musieli upewnić się, że używane przez nich programy do fakturowania lub księgowości będą zintegrowane z KSeF lub zacząć korzystać z bezpłatnych narzędzi Ministerstwa Finansów. Wdrożenie KSeF wymaga również przekształcenia dotychczasowego obiegu dokumentów i procedur księgowych w firmie.
FAQ
Czy pośrednik w obrocie nieruchomościami musi korzystać z KSeF?
Tak. Od 1 lutego 2026 r. firmy, które w 2024 r. miały sprzedaż powyżej 200 mln zł (z VAT), muszą wystawiać faktury w KSeF, więc pośrednik powinien być gotowy na ich odbiór. Od 1 kwietnia 2026 r. obowiązek wystawiania faktur w KSeF obejmie pozostałych przedsiębiorców, z wyjątkiem tych, którzy do 31 grudnia 2026 r. nie przekroczą 10 000 zł miesięcznie sprzedaży na fakturach poza KSeF.
Jak przygotować się do KSeF jako pośrednik?
Przeanalizuj sytuację, w jakich wystawiasz faktury, sprawdź obecne oprogramowanie pod kątem integracji z KSeF, uporządkuj dane firmy (zwłaszcza NIP), zdecyduj, kto będzie miał uprawnienia, weź udział w specjalistycznym szkoleniu dla pośredników.
Czy pośrednik musi kupować specjalne oprogramowanie?
Nie, Ministerstwo Finansów udostępnia bezpłatne narzędzia: Aplikacja Podatnika KSeF 2.0, e-mikrofirma. Można też zintegrować istniejące oprogramowanie księgowe z KSeF przez API.
Kiedy pośrednik musi być gotowy na KSeF?
Od 1 lutego 2026 r. wszyscy pośrednicy powinni być gotowi na odbiór e-faktur od swoich dostawców przez KSeF. Pośrednicy prowadzący działalność gospodarczą będą musieli wystawiać faktury w KSeF od 1 kwietnia 2026 r.