KSeF dla organizacji pozarządowych (NGO)
Co musisz wiedzieć
Każda organizacja pozarządowa (fundacja, stowarzyszenie) będzie musiała odbierać faktury z KSeF od swoich dostawców już od 1 lutego 2026 r., niezależnie od tego, czy sama wystawia faktury. Od 1 kwietnia 2026 r. organizacje prowadzące działalność gospodarczą lub odpłatną działalność statutową będą musiały wystawiać faktury w KSeF.
Organizacje pozarządowe muszą już teraz zacząć przygotowania do korzystania z KSeF. Każda organizacja prędzej czy później stanie się odbiorcą faktury wystawionej w systemie. Od 1 lutego 2026 r. powinny być gotowe na odbiór e-faktur od swoich dostawców przez KSeF.
Głównym wyzwaniem jest dostosowanie systemów – NGO będą musiały upewnić się, że używane przez nie programy do fakturowania lub księgowości będą zintegrowane z KSeF lub zacząć korzystać z bezpłatnych narzędzi Ministerstwa Finansów.
KSeF przechowuje wszystkie faktury ustrukturyzowane w jednym miejscu przez 10 lat, eliminując konieczność prowadzenia własnego archiwum dokumentów sprzedażowych. System automatycznie sprawdza poprawność formalną faktury, co zmniejsza ryzyko pomyłek.
Organizacje będące czynnymi podatnikami VAT mogą liczyć na skrócenie terminu zwrotu VAT o 20 dni (z 60 do 40 dni). Ministerstwo Finansów udostępnia bezpłatną aplikację do wystawiania faktur, co jest szczególnie ważne dla mniejszych organizacji pozarządowych.
Instrukcja krok po kroku
1. Sprawdź, czy organizacja wystawia faktury
Przeanalizuj sytuację, w jakich organizacja wystawia faktury. Jeśli prowadzisz działalność gospodarczą lub odpłatną działalność statutową, od 1 kwietnia 2026 r. będziesz musiał wystawiać faktury w KSeF. Od 1 lutego 2026 r. wszystkie organizacje muszą być gotowe na odbiór faktur z KSeF.
2. Przeanalizuj obecne oprogramowanie
Przeanalizuj obecne oprogramowanie księgowe/fakturowe pod kątem integracji z KSeF. Sprawdź, czy dostawca oprogramowania oferuje integrację z KSeF. Jeśli nie, rozważ przejście na bezpłatne narzędzia Ministerstwa Finansów (Aplikacja Podatnika KSeF 2.0, e-mikrofirma).
3. Uporządkuj dane organizacji
Uporządkuj dane organizacji, zwłaszcza numer NIP, który jest niezbędny w KSeF. Sprawdź, czy dane w CEIDG lub KRS są aktualne i zgodne z danymi używanymi w fakturach.
4. Zdecyduj, kto będzie miał uprawnienia
Zdecyduj, kto w organizacji będzie miał uprawnienia do wystawiania i odbierania faktur. Osoby te muszą mieć Profil Zaufany lub certyfikat kwalifikowany. Jeśli organizacja nie ma możliwości autoryzacji elektronicznej, konieczne jest złożenie formularza ZAW-FA.
5. Przetestuj system w środowisku testowym
Przetestuj system w środowisku testowym KSeF (dostępne od 3 listopada 2025) i przedprodukcyjnym Demo (od 15 listopada 2025). Użyj danych testowych, nie prawdziwych danych organizacji.
Najczęstsze problemy i rozwiązania
Czy organizacja pozarządowa musi korzystać z KSeF?
Tak, każda organizacja pozarządowa będzie musiała odbierać faktury z KSeF od swoich dostawców już od 1 lutego 2026 r. Organizacje prowadzące działalność gospodarczą lub odpłatną działalność statutową będą musiały wystawiać faktury w KSeF od 1 kwietnia 2026 r.
Czy organizacja zwolniona z VAT musi korzystać z KSeF?
Tak, zwolnienie z VAT nie stanowi zwolnienia z obowiązków związanych z KSeF. Organizacja zwolniona z VAT musi odbierać faktury z KSeF od 1 lutego 2026 r. Jeśli wystawia faktury B2B, musi je wystawiać w KSeF od 1 kwietnia 2026 r.
Jak przygotować organizację do KSeF?
Przeanalizuj sytuację, w jakich organizacja wystawia faktury, sprawdź obecne oprogramowanie pod kątem integracji z KSeF, uporządkuj dane organizacji (zwłaszcza NIP), zdecyduj, kto będzie miał uprawnienia, przetestuj system w środowisku testowym.
Czy organizacja musi kupować specjalne oprogramowanie?
Nie, Ministerstwo Finansów udostępnia bezpłatne narzędzia: Aplikacja Podatnika KSeF 2.0, e-mikrofirma. Można też zintegrować istniejące oprogramowanie księgowe z KSeF przez API.
Obowiązki organizacji pozarządowych
Każda organizacja pozarządowa będzie musiała odbierać faktury z KSeF od swoich dostawców już od 1 lutego 2026 r., niezależnie od tego, czy sama wystawia faktury. Od 1 kwietnia 2026 r. organizacje prowadzące działalność gospodarczą lub odpłatną działalność statutową będą musiały wystawiać faktury w KSeF. Zwolnienie z VAT nie stanowi zwolnienia z obowiązków związanych z KSeF.
Korzyści stosowania KSeF dla NGO
KSeF przechowuje wszystkie faktury ustrukturyzowane w jednym miejscu przez 10 lat, eliminując konieczność prowadzenia własnego archiwum dokumentów sprzedażowych. System automatycznie sprawdza poprawność formalną faktury, co zmniejsza ryzyko pomyłek. Wszystkie faktury mają ten sam, ustrukturyzowany format (XML), co znacznie ułatwia i przyspiesza ich przetwarzanie i importowanie do systemów księgowych. Organizacje będące czynnymi podatnikami VAT mogą liczyć na skrócenie terminu zwrotu VAT o 20 dni (z 60 do 40 dni). Ministerstwo Finansów udostępnia bezpłatną aplikację do wystawiania faktur, co jest szczególnie ważne dla mniejszych organizacji pozarządowych.
Wyzwania dla organizacji pozarządowych
Głównym wyzwaniem jest dostosowanie systemów – NGO będą musiały upewnić się, że używane przez nie programy do fakturowania lub księgowości będą zintegrowane z KSeF lub zacząć korzystać z bezpłatnych narzędzi Ministerstwa Finansów. Wdrożenie KSeF wymaga również przekształcenia dotychczasowego obiegu dokumentów i procedur księgowych w organizacji. Faktury będą uznawane za wystawione dopiero w momencie nadania im numeru KSeF. Brak możliwości anulowania faktur, które zostały przesłane do KSeF i otrzymały numer. Załączniki w popularnych formatach (PDF, JPG) będą musiały być przesyłane poza systemem KSeF.
KSeF a rozliczanie projektów w NGO
Pojawia się problem, jak KSeF wpłynie na system rozliczania projektów przez organizacje pozarządowe. Większość organizacji korzysta z dotacji i realizuje zadania publiczne zlecane przez administrację. Dla autorów przepisów o KSeF fakt ten nie miał większego znaczenia. Świadomość tego problemu ma już Narodowy Instytut Wolności, omawiany jest on na Radzie Działalności Pożytku Publicznego, zaznajamiane jest z nim również Ministerstwo Finansów.
Formularz ZAW-FA dla organizacji
Formularz ZAW-FA służy do nadawania, zmiany lub odbierania uprawnień do korzystania z KSeF w formie papierowej. Niezbędny, gdy organizacja nie ma możliwości autoryzacji elektronicznej, a chce nadać dostęp do KSeF sobie lub innym osobom (np. księgowemu, pracownikowi, członkowi zarządu). Warto zgłosić zawiadomienie już teraz, biura rachunkowe czekają nawet do miesiąca lub dłużej na zatwierdzenie nadania uprawnień.
Szkolenia dla organizacji pozarządowych
Organizowane są specjalistyczne szkolenia dla organizacji pozarządowych, dostosowane do specyfiki ich działalności. Szkolenia obejmują praktyczne aspekty korzystania z KSeF, w tym prezentację działania systemu w praktyce z wykorzystaniem Aplikacji Podatnika KSeF 2.0. Przykładowo, Świętokrzyska KAS przeprowadziła szkolenie dla NGO 11 grudnia 2025 r.
FAQ
Czy organizacja pozarządowa musi korzystać z KSeF?
Tak, każda organizacja pozarządowa będzie musiała odbierać faktury z KSeF od swoich dostawców już od 1 lutego 2026 r. Organizacje prowadzące działalność gospodarczą lub odpłatną działalność statutową będą musiały wystawiać faktury w KSeF od 1 kwietnia 2026 r.
Czy organizacja zwolniona z VAT musi korzystać z KSeF?
Tak, zwolnienie z VAT nie stanowi zwolnienia z obowiązków związanych z KSeF. Organizacja zwolniona z VAT musi odbierać faktury z KSeF od 1 lutego 2026 r. Jeśli wystawia faktury B2B, musi je wystawiać w KSeF od 1 kwietnia 2026 r.
Jak przygotować organizację do KSeF?
Przeanalizuj sytuację, w jakich organizacja wystawia faktury, sprawdź obecne oprogramowanie pod kątem integracji z KSeF, uporządkuj dane organizacji (zwłaszcza NIP), zdecyduj, kto będzie miał uprawnienia, przetestuj system w środowisku testowym.
Czy organizacja musi kupować specjalne oprogramowanie?
Nie, Ministerstwo Finansów udostępnia bezpłatne narzędzia: Aplikacja Podatnika KSeF 2.0, e-mikrofirma. Można też zintegrować istniejące oprogramowanie księgowe z KSeF przez API.
Czy KSeF wpłynie na rozliczanie projektów?
Pojawia się problem, jak KSeF wpłynie na system rozliczania projektów przez organizacje pozarządowe. Większość organizacji korzysta z dotacji i realizuje zadania publiczne zlecane przez administrację. Świadomość tego problemu ma już Narodowy Instytut Wolności, omawiany jest on na Radzie Działalności Pożytku Publicznego.
Kiedy organizacja musi być gotowa na KSeF?
Od 1 lutego 2026 r. wszystkie organizacje powinny być gotowe na odbiór e-faktur od swoich dostawców przez KSeF. Organizacje prowadzące działalność gospodarczą lub odpłatną działalność statutową będą musiały wystawiać faktury w KSeF od 1 kwietnia 2026 r.