KSeF dla lekarzy i gabinetów medycznych
Co musisz wiedzieć
Od 1 lutego 2026 r. każdy lekarz, gabinet prywatny i spółka medyczna będzie musiała korzystać z KSeF przynajmniej w zakresie odbioru faktur kosztowych. Wszyscy podatnicy muszą być gotowi na odbiór e-faktur od swoich dostawców przez KSeF już od tej daty.
Od 1 kwietnia 2026 r. obowiązek obejmie również wystawianie faktur sprzedażowych w relacjach B2B. Lekarze i gabinety medyczne prowadzące działalność gospodarczą będą musiały wystawiać faktury w KSeF dla innych przedsiębiorców.
Zwolnienie z VAT nie stanowi zwolnienia z obowiązków związanych z KSeF. Lekarze zwolnieni z VAT muszą odbierać faktury z KSeF od 1 lutego 2026 r. Jeśli wystawiają faktury B2B, muszą je wystawiać w KSeF od 1 kwietnia 2026 r.
Faktury dla pacjentów (konsumentów) nie muszą być wystawiane w KSeF, można je wystawiać dobrowolnie lub poza systemem. Faktury ustrukturyzowane za pośrednictwem KSeF mają być wystawiane zasadniczo na rzecz przedsiębiorców, nie na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej.
Przygotowania należy rozpocząć już teraz: sprawdź obecne oprogramowanie pod kątem integracji z KSeF, uporządkuj dane (zwłaszcza NIP), zdecyduj, kto będzie miał uprawnienia, przetestuj system w środowisku testowym.
Instrukcja krok po kroku
1. Sprawdź, czy wystawiasz faktury B2B
Przeanalizuj sytuację, w jakich gabinet lub lekarz wystawia faktury. Jeśli prowadzisz działalność gospodarczą i wystawiasz faktury dla innych przedsiębiorców (B2B), od 1 kwietnia 2026 r. będziesz musiał wystawiać faktury w KSeF. Od 1 lutego 2026 r. wszystkie gabinety muszą być gotowe na odbiór faktur z KSeF.
2. Przygotuj się na odbiór faktur
Od 1 lutego 2026 r. każdy lekarz, gabinet prywatny i spółka medyczna będzie musiała korzystać z KSeF przynajmniej w zakresie odbioru faktur kosztowych. Upewnij się, że masz dostęp do KSeF (Profil Zaufany lub certyfikat kwalifikowany) i odpowiednie uprawnienia.
3. Przeanalizuj obecne oprogramowanie
Przeanalizuj obecne oprogramowanie księgowe/fakturowe pod kątem integracji z KSeF. Sprawdź, czy dostawca oprogramowania oferuje integrację z KSeF. Jeśli nie, rozważ przejście na bezpłatne narzędzia Ministerstwa Finansów (Aplikacja Podatnika KSeF 2.0).
4. Uporządkuj dane
Uporządkuj dane gabinetu lub spółki medycznej, zwłaszcza numer NIP, który jest niezbędny w KSeF. Sprawdź, czy dane w CEIDG lub KRS są aktualne i zgodne z danymi używanymi w fakturach.
5. Zdecyduj, kto będzie miał uprawnienia
Zdecyduj, kto w gabinecie będzie miał uprawnienia do wystawiania i odbierania faktur. Osoby te muszą mieć Profil Zaufany lub certyfikat kwalifikowany. Jeśli gabinet nie ma możliwości autoryzacji elektronicznej, konieczne jest złożenie formularza ZAW-FA.
Najczęstsze problemy i rozwiązania
Czy lekarz zwolniony z VAT musi korzystać z KSeF?
Tak, zwolnienie z VAT nie stanowi zwolnienia z obowiązków związanych z KSeF. Lekarz zwolniony z VAT musi odbierać faktury z KSeF od 1 lutego 2026 r. Jeśli wystawia faktury B2B, musi je wystawiać w KSeF od 1 kwietnia 2026 r.
Czy faktury dla pacjentów muszą być w KSeF?
Nie, faktury dla pacjentów (konsumentów) nie muszą być wystawiane w KSeF, można je wystawiać dobrowolnie lub poza systemem. Faktury ustrukturyzowane za pośrednictwem KSeF mają być wystawiane zasadniczo na rzecz przedsiębiorców.
Kiedy lekarz musi być gotowy na KSeF?
Od 1 lutego 2026 r. każdy lekarz, gabinet prywatny i spółka medyczna będzie musiała korzystać z KSeF przynajmniej w zakresie odbioru faktur kosztowych. Od 1 kwietnia 2026 r. obowiązek obejmie również wystawianie faktur sprzedażowych w relacjach B2B.
Czy gabinet musi kupować specjalne oprogramowanie?
Nie, Ministerstwo Finansów udostępnia bezpłatne narzędzia: Aplikacja Podatnika KSeF 2.0, e-mikrofirma. Można też zintegrować istniejące oprogramowanie księgowe z KSeF przez API.
Obowiązki lekarzy i gabinetów medycznych
Od 1 lutego 2026 r. każdy lekarz, gabinet prywatny i spółka medyczna będzie musiała korzystać z KSeF przynajmniej w zakresie odbioru faktur kosztowych. Wszyscy podatnicy muszą być gotowi na odbiór e-faktur od swoich dostawców przez KSeF już od tej daty. Od 1 kwietnia 2026 r. obowiązek obejmie również wystawianie faktur sprzedażowych w relacjach B2B. Lekarze i gabinety medyczne prowadzące działalność gospodarczą będą musiały wystawiać faktury w KSeF dla innych przedsiębiorców.
Zwolnienie z VAT a KSeF
Zwolnienie z VAT nie stanowi zwolnienia z obowiązków związanych z KSeF. Lekarze zwolnieni z VAT muszą odbierać faktury z KSeF od 1 lutego 2026 r. Jeśli wystawiają faktury B2B, muszą je wystawiać w KSeF od 1 kwietnia 2026 r. Faktury dla pacjentów (konsumentów) nie muszą być wystawiane w KSeF, można je wystawiać dobrowolnie lub poza systemem.
Faktury dla pacjentów
Faktury dla pacjentów (konsumentów) nie muszą być wystawiane w KSeF, można je wystawiać dobrowolnie lub poza systemem. Faktury ustrukturyzowane za pośrednictwem KSeF mają być wystawiane zasadniczo na rzecz przedsiębiorców, nie na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej. Jeśli konsument poprosi sprzedawcę o fakturę, to powinien dostać dokument taki jak dziś, czyli w formie papierowego wydruku lub np. jako PDF.
Przygotowanie do KSeF
Przygotowania należy rozpocząć już teraz: sprawdź obecne oprogramowanie pod kątem integracji z KSeF, uporządkuj dane (zwłaszcza NIP), zdecyduj, kto będzie miał uprawnienia, przetestuj system w środowisku testowym. Ministerstwo Finansów udostępnia bezpłatne narzędzia: Aplikacja Podatnika KSeF 2.0, e-mikrofirma. Można też zintegrować istniejące oprogramowanie księgowe z KSeF przez API.
Specyfika gabinetów medycznych
Gabinet medyczny może być prowadzony jako: jednoosobowa działalność gospodarcza (JDG), spółka medyczna, gabinet prywatny. Niezależnie od formy prawnej, wszystkie podmioty prowadzące działalność medyczną muszą być gotowe na korzystanie z KSeF. Ważne jest uporządkowanie danych, zwłaszcza numeru NIP, który jest niezbędny w KSeF.
FAQ
Czy lekarz zwolniony z VAT musi korzystać z KSeF?
Tak, zwolnienie z VAT nie stanowi zwolnienia z obowiązków związanych z KSeF. Lekarz zwolniony z VAT musi odbierać faktury z KSeF od 1 lutego 2026 r. Jeśli wystawia faktury B2B, musi je wystawiać w KSeF od 1 kwietnia 2026 r.
Czy faktury dla pacjentów muszą być w KSeF?
Nie, faktury dla pacjentów (konsumentów) nie muszą być wystawiane w KSeF, można je wystawiać dobrowolnie lub poza systemem. Faktury ustrukturyzowane za pośrednictwem KSeF mają być wystawiane zasadniczo na rzecz przedsiębiorców.
Kiedy lekarz musi być gotowy na KSeF?
Od 1 lutego 2026 r. każdy lekarz, gabinet prywatny i spółka medyczna będzie musiała korzystać z KSeF przynajmniej w zakresie odbioru faktur kosztowych. Od 1 kwietnia 2026 r. obowiązek obejmie również wystawianie faktur sprzedażowych w relacjach B2B.
Czy gabinet musi kupować specjalne oprogramowanie?
Nie, Ministerstwo Finansów udostępnia bezpłatne narzędzia: Aplikacja Podatnika KSeF 2.0, e-mikrofirma. Można też zintegrować istniejące oprogramowanie księgowe z KSeF przez API.
Czy spółka medyczna musi korzystać z KSeF?
Tak, spółka medyczna podlega tym samym obowiązkom co inne podmioty prowadzące działalność gospodarczą. Od 1 lutego 2026 r. musi odbierać faktury z KSeF, od 1 kwietnia 2026 r. musi wystawiać faktury w KSeF w relacjach B2B.