KSeF a działalność nierejestrowana
Co musisz wiedzieć
Osoby prowadzące działalność nierejestrowaną są uznawane za podatników na gruncie VAT, co oznacza, że obowiązek korzystania z KSeF obejmie również je. Dla tych podmiotów obowiązek ten wejdzie w życie od 1 stycznia 2027 r., pod warunkiem że ich miesięczna wartość sprzedaży nie przekracza 10 tys. zł, a pojedyncza faktura nie przekracza 450 zł.
Warunki “wykluczonych cyfrowo” pozwalają na wydłużenie terminu obowiązku KSeF do 1 stycznia 2027 r. Osoby prowadzące działalność nierejestrowaną, które spełniają te warunki, mogą wystawiać faktury poza KSeF do końca 2026 r.
Problem pojawia się w momencie, gdy mamy w ofercie produkty kosztujące ponad 450 zł – by móc korzystać z KSeF, potrzebujemy numeru NIP, którego osoby prowadzące działalność nierejestrowaną często nie posiadają.
Aby przygotować się do korzystania z KSeF, osoby prowadzące działalność nierejestrowaną powinny uzyskać numer NIP, co umożliwi im odbieranie faktur z systemu oraz wystawianie faktur dla firm. Ministerstwo Finansów planuje udostępnić bezpłatne narzędzie – Aplikację Podatnika KSeF – do wystawiania i odbierania faktur w systemie.
Od 1 stycznia 2026 r. limit przychodu dla działalności nierejestrowanej będzie liczony kwartalnie i wyniesie 225% minimalnego wynagrodzenia za pracę. Przykładowo, jeśli minimalne wynagrodzenie w 2026 r. wyniesie 4806 zł, to kwartalny limit przychodu z działalności nierejestrowanej będzie wynosił 10 813,50 zł.
Instrukcja krok po kroku
1. Sprawdź, czy spełniasz warunki wykluczonych cyfrowo
Warunki “wykluczonych cyfrowo” pozwalają na wydłużenie terminu obowiązku KSeF do 1 stycznia 2027 r.: miesięczna wartość sprzedaży nie przekracza 10 tys. zł, pojedyncza faktura nie przekracza 450 zł. Jeśli spełniasz te warunki, możesz wystawiać faktury poza KSeF do końca 2026 r.
2. Uzyskaj numer NIP
Aby korzystać z KSeF, potrzebujesz numeru NIP. Osoby prowadzące działalność nierejestrowaną często nie posiadają numeru NIP, więc muszą go uzyskać przed rozpoczęciem korzystania z systemu. Numer NIP jest niezbędny do odbierania faktur z systemu oraz wystawiania faktur dla firm.
3. Przygotuj się do korzystania z KSeF
Przygotuj się do korzystania z KSeF: uzyskaj numer NIP, załóż Profil Zaufany lub uzyskaj certyfikat kwalifikowany, przetestuj Aplikację Podatnika KSeF 2.0 w środowisku testowym, zapoznaj się z procedurami wystawiania i odbierania faktur w KSeF.
4. Rozważ rejestrację działalności
Jeśli planujesz rozwijać działalność i oferować produkty kosztujące ponad 450 zł, rozważ rejestrację działalności gospodarczej. Rejestracja działalności ułatwi korzystanie z KSeF i innych systemów podatkowych.
5. Skorzystaj z bezpłatnych narzędzi
Ministerstwo Finansów udostępnia bezpłatne narzędzie – Aplikację Podatnika KSeF – do wystawiania i odbierania faktur w systemie. Możesz też korzystać z e-mikrofirma powiązanej z KSeF.
Najczęstsze problemy i rozwiązania
Czy działalność nierejestrowana musi korzystać z KSeF?
Tak, osoby prowadzące działalność nierejestrowaną podlegają obowiązkowi KSeF zgodnie z definicją przedsiębiorcy w ustawie o VAT. Mogą skorzystać z wydłużonego terminu do 1 stycznia 2027 r., jeśli spełniają warunki “wykluczonych cyfrowo” (transakcje do 450 zł, sprzedaż do 10 tys. zł miesięcznie).
Czy potrzebuję NIP do KSeF?
Tak, do korzystania z KSeF potrzebny jest numer NIP. Osoby prowadzące działalność nierejestrowaną często nie posiadają numeru NIP, więc muszą go uzyskać przed rozpoczęciem korzystania z systemu.
Co jeśli oferuję produkty kosztujące ponad 450 zł?
Problem pojawia się w momencie, gdy mamy w ofercie produkty kosztujące ponad 450 zł – by móc korzystać z KSeF, potrzebujemy numeru NIP. Rozważ rejestrację działalności gospodarczej, jeśli planujesz rozwijać działalność.
Kiedy działalność nierejestrowana musi korzystać z KSeF?
Dla osób prowadzących działalność nierejestrowaną obowiązek KSeF wejdzie w życie od 1 stycznia 2027 r., pod warunkiem że ich miesięczna wartość sprzedaży nie przekracza 10 tys. zł, a pojedyncza faktura nie przekracza 450 zł. Jeśli nie spełniają tych warunków, obowiązek może wejść w życie wcześniej.
Obowiązki działalności nierejestrowanej
Osoby prowadzące działalność nierejestrowaną są uznawane za podatników na gruncie VAT, co oznacza, że obowiązek korzystania z KSeF obejmie również je. Dla tych podmiotów obowiązek ten wejdzie w życie od 1 stycznia 2027 r., pod warunkiem że ich miesięczna wartość sprzedaży nie przekracza 10 tys. zł, a pojedyncza faktura nie przekracza 450 zł. Warunki “wykluczonych cyfrowo” pozwalają na wydłużenie terminu obowiązku KSeF do 1 stycznia 2027 r.
Warunki wykluczonych cyfrowo
Warunki “wykluczonych cyfrowo” pozwalają na wydłużenie terminu obowiązku KSeF do 1 stycznia 2027 r.: miesięczna wartość sprzedaży nie przekracza 10 tys. zł, pojedyncza faktura nie przekracza 450 zł. Osoby prowadzące działalność nierejestrowaną, które spełniają te warunki, mogą wystawiać faktury poza KSeF do końca 2026 r. Po przekroczeniu limitu w danym miesiącu obowiązek KSeF powstaje natychmiast.
Problem z numerem NIP
Problem pojawia się w momencie, gdy mamy w ofercie produkty kosztujące ponad 450 zł – by móc korzystać z KSeF, potrzebujemy numeru NIP, którego osoby prowadzące działalność nierejestrowaną często nie posiadają. Aby przygotować się do korzystania z KSeF, osoby prowadzące działalność nierejestrowaną powinny uzyskać numer NIP, co umożliwi im odbieranie faktur z systemu oraz wystawianie faktur dla firm.
Limit przychodu dla działalności nierejestrowanej
Od 1 stycznia 2026 r. limit przychodu dla działalności nierejestrowanej będzie liczony kwartalnie i wyniesie 225% minimalnego wynagrodzenia za pracę. Przykładowo, jeśli minimalne wynagrodzenie w 2026 r. wyniesie 4806 zł, to kwartalny limit przychodu z działalności nierejestrowanej będzie wynosił 10 813,50 zł. Limit ten jest niezależny od limitu dla KSeF (10 tys. zł miesięcznie).
Przygotowanie do KSeF
Aby przygotować się do korzystania z KSeF, osoby prowadzące działalność nierejestrowaną powinny: uzyskać numer NIP, założyć Profil Zaufany lub uzyskać certyfikat kwalifikowany, przetestować Aplikację Podatnika KSeF 2.0 w środowisku testowym, zapoznać się z procedurami wystawiania i odbierania faktur w KSeF. Ministerstwo Finansów planuje udostępnić bezpłatne narzędzie – Aplikację Podatnika KSeF – do wystawiania i odbierania faktur w systemie.
Wyzwania dla działalności nierejestrowanej
Wprowadzenie KSeF ma na celu pełną cyfryzację rozliczeń z fiskusem, co może stanowić wyzwanie dla najmniejszych przedsiębiorców oraz osób prowadzących działalność nierejestrowaną, zwłaszcza w kontekście wykluczenia cyfrowego. Dlatego istotne jest wcześniejsze przygotowanie się do nadchodzących zmian, aby uniknąć problemów związanych z obowiązkiem e-fakturowania. Rozważ rejestrację działalności gospodarczej, jeśli planujesz rozwijać działalność i oferować produkty kosztujące ponad 450 zł.
FAQ
Czy działalność nierejestrowana musi korzystać z KSeF?
Tak, osoby prowadzące działalność nierejestrowaną podlegają obowiązkowi KSeF zgodnie z definicją przedsiębiorcy w ustawie o VAT. Mogą skorzystać z wydłużonego terminu do 1 stycznia 2027 r., jeśli spełniają warunki “wykluczonych cyfrowo” (transakcje do 450 zł, sprzedaż do 10 tys. zł miesięcznie).
Czy potrzebuję NIP do KSeF?
Tak, do korzystania z KSeF potrzebny jest numer NIP. Osoby prowadzące działalność nierejestrowaną często nie posiadają numeru NIP, więc muszą go uzyskać przed rozpoczęciem korzystania z systemu.
Co jeśli oferuję produkty kosztujące ponad 450 zł?
Problem pojawia się w momencie, gdy mamy w ofercie produkty kosztujące ponad 450 zł – by móc korzystać z KSeF, potrzebujemy numeru NIP. Rozważ rejestrację działalności gospodarczej, jeśli planujesz rozwijać działalność.
Kiedy działalność nierejestrowana musi korzystać z KSeF?
Dla osób prowadzących działalność nierejestrowaną obowiązek KSeF wejdzie w życie od 1 stycznia 2027 r., pod warunkiem że ich miesięczna wartość sprzedaży nie przekracza 10 tys. zł, a pojedyncza faktura nie przekracza 450 zł. Jeśli nie spełniają tych warunków, obowiązek może wejść w życie wcześniej.
Czy mogę korzystać z bezpłatnych narzędzi?
Tak, Ministerstwo Finansów udostępnia bezpłatne narzędzie – Aplikację Podatnika KSeF – do wystawiania i odbierania faktur w systemie. Możesz też korzystać z e-mikrofirma powiązanej z KSeF.
Jaki jest limit przychodu dla działalności nierejestrowanej?
Od 1 stycznia 2026 r. limit przychodu dla działalności nierejestrowanej będzie liczony kwartalnie i wyniesie 225% minimalnego wynagrodzenia za pracę. Przykładowo, jeśli minimalne wynagrodzenie w 2026 r. wyniesie 4806 zł, to kwartalny limit przychodu będzie wynosił 10 813,50 zł.