KSeF a adwokaci
Co musisz wiedzieć
Adwokaci muszą już teraz zacząć przygotowania do korzystania z KSeF. Każdy adwokat prędzej czy później stanie się odbiorcą faktury wystawionej w systemie. Od 1 lutego 2026 r. powinni być gotowi na odbiór e-faktur od swoich dostawców przez KSeF.
Adwokaci prowadzący działalność gospodarczą będą musieli dostosować się do nowych wymogów i wystawiać faktury w KSeF od 1 kwietnia 2026 r. Do 31 grudnia 2026 r. mniejsze kancelarie o niskiej wartości sprzedaży mogą jednak nadal wystawiać część faktur poza KSeF, jeśli w danym miesiącu suma sprzedaży z VAT na takich fakturach nie przekroczy 10 000 zł.
Naczelna Rada Adwokacka organizuje specjalistyczne szkolenia dotyczące KSeF w kontekście fakturowania usług prawnych. Szkolenia obejmują praktyczne aspekty dokumentowania sprzedaży przez adwokatów, w tym przede wszystkim dla sądów i innych instytucji w ramach realizacji prawa pomocy, z uwzględnieniem zalet, ryzyk oraz elementów wymagających szczególnej uwagi w praktyce.
Głównym wyzwaniem jest dostosowanie systemów – adwokaci będą musieli upewnić się, że używane przez nich programy do fakturowania lub księgowości będą zintegrowane z KSeF lub zacząć korzystać z bezpłatnych narzędzi Ministerstwa Finansów.
Instrukcja krok po kroku
1. Sprawdź, czy prowadzisz działalność gospodarczą
Przeanalizuj sytuację, w jakich wystawiasz faktury. Jeśli prowadzisz działalność gospodarczą, od 1 kwietnia 2026 r. będziesz musiał wystawiać faktury w KSeF. Od 1 lutego 2026 r. wszyscy adwokaci muszą być gotowi na odbiór faktur z KSeF.
2. Przeanalizuj obecne oprogramowanie
Przeanalizuj obecne oprogramowanie księgowe/fakturowe pod kątem integracji z KSeF. Sprawdź, czy dostawca oprogramowania oferuje integrację z KSeF. Jeśli nie, rozważ przejście na bezpłatne narzędzia Ministerstwa Finansów (Aplikacja Podatnika KSeF 2.0, e-mikrofirma).
3. Uporządkuj dane kancelarii
Uporządkuj dane kancelarii, zwłaszcza numer NIP, który jest niezbędny w KSeF. Sprawdź, czy dane w CEIDG lub KRS są aktualne i zgodne z danymi używanymi w fakturach.
4. Zdecyduj, kto będzie miał uprawnienia
Zdecyduj, kto w kancelarii będzie miał uprawnienia do wystawiania i odbierania faktur. Osoby te muszą mieć Profil Zaufany lub certyfikat kwalifikowany. Jeśli kancelaria nie ma możliwości autoryzacji elektronicznej, konieczne jest złożenie formularza ZAW-FA.
5. Weź udział w szkoleniu NRA
Weź udział w specjalistycznym szkoleniu organizowanym przez Naczelną Radę Adwokacką dotyczącym KSeF w kontekście fakturowania usług prawnych. Szkolenia obejmują praktyczne aspekty dokumentowania sprzedaży przez adwokatów.
Najczęstsze problemy i rozwiązania
Czy adwokat musi korzystać z KSeF?
Tak, każdy adwokat będzie musiał odbierać faktury z KSeF od swoich dostawców już od 1 lutego 2026 r. Adwokaci prowadzący działalność gospodarczą będą musieli wystawiać faktury w KSeF od 1 kwietnia 2026 r.
Jak przygotować kancelarię do KSeF?
Przeanalizuj sytuację, w jakich wystawiasz faktury, sprawdź obecne oprogramowanie pod kątem integracji z KSeF, uporządkuj dane kancelarii (zwłaszcza NIP), zdecyduj, kto będzie miał uprawnienia, weź udział w specjalistycznym szkoleniu organizowanym przez Naczelną Radę Adwokacką.
Czy adwokat musi kupować specjalne oprogramowanie?
Nie, Ministerstwo Finansów udostępnia bezpłatne narzędzia: Aplikacja Podatnika KSeF 2.0, e-mikrofirma. Można też zintegrować istniejące oprogramowanie księgowe z KSeF przez API.
Obowiązki adwokatów
Każdy adwokat będzie musiał odbierać faktury z KSeF od swoich dostawców już od 1 lutego 2026 r., niezależnie od tego, czy sam wystawia faktury. Od 1 kwietnia 2026 r. adwokaci prowadzący działalność gospodarczą będą musieli wystawiać faktury w KSeF. Zwolnienie z VAT nie stanowi zwolnienia z obowiązków związanych z KSeF. Do 31 grudnia 2026 r. mniejsze kancelarie o niskiej wartości sprzedaży mogą jednak nadal wystawiać część faktur poza KSeF, jeśli w danym miesiącu suma sprzedaży z VAT na takich fakturach nie przekroczy 10 000 zł.
Szkolenia dla adwokatów
Naczelna Rada Adwokacka organizuje specjalistyczne szkolenia dotyczące KSeF w kontekście fakturowania usług prawnych. Szkolenia obejmują praktyczne aspekty dokumentowania sprzedaży przez adwokatów, w tym przede wszystkim dla sądów i innych instytucji w ramach realizacji prawa pomocy, z uwzględnieniem zalet, ryzyk oraz elementów wymagających szczególnej uwagi w praktyce.
Fakturowanie usług prawnych
Adwokaci wystawiają faktury za usługi prawne, w tym za świadczenia w ramach realizacji prawa pomocy dla sądów i innych instytucji. Faktury te będą musiały być wystawiane w KSeF od 1 kwietnia 2026 r., jeśli adwokat prowadzi działalność gospodarczą i jest zobowiązany do wystawiania faktur.
Korzyści stosowania KSeF dla adwokatów
KSeF przechowuje wszystkie faktury ustrukturyzowane w jednym miejscu przez 10 lat, eliminując wymóg tworzenia własnego archiwum dokumentów sprzedażowych. System automatycznie sprawdza poprawność formalną faktury, co zmniejsza ryzyko pomyłek. Wszystkie faktury mają ten sam, ustrukturyzowany format (XML), co znacznie ułatwia i przyspiesza ich przetwarzanie i importowanie do systemów księgowych.
FAQ
Czy adwokat musi korzystać z KSeF?
Tak, każdy adwokat będzie musiał odbierać faktury z KSeF od swoich dostawców już od 1 lutego 2026 r. Adwokaci prowadzący działalność gospodarczą będą musieli wystawiać faktury w KSeF od 1 kwietnia 2026 r.
Jak przygotować kancelarię do KSeF?
Przeanalizuj sytuację, w jakich wystawiasz faktury, sprawdź obecne oprogramowanie pod kątem integracji z KSeF, uporządkuj dane kancelarii (zwłaszcza NIP), zdecyduj, kto będzie miał uprawnienia, weź udział w specjalistycznym szkoleniu organizowanym przez Naczelną Radę Adwokacką.
Czy adwokat musi kupować specjalne oprogramowanie?
Nie, Ministerstwo Finansów udostępnia bezpłatne narzędzia: Aplikacja Podatnika KSeF 2.0, e-mikrofirma. Można też zintegrować istniejące oprogramowanie księgowe z KSeF przez API.
Kiedy adwokat musi być gotowy na KSeF?
Od 1 lutego 2026 r. wszyscy adwokaci powinni być gotowi na odbiór e-faktur od swoich dostawców przez KSeF. Adwokaci prowadzący działalność gospodarczą będą musieli wystawiać faktury w KSeF od 1 kwietnia 2026 r.