KSeF logowanie – jak zalogować się do Krajowego Systemu e-Faktur
Co musisz wiedzieć
KSeF oferuje pięć głównych metod logowania: Profil Zaufany (najpopularniejsza i najłatwiejsza), ePUAP (dla podmiotów publicznych), podpis kwalifikowany, kwalifikowana pieczęć elektroniczna oraz certyfikat KSeF (dla integracji systemów).
Wybór metody zależy od typu użytkownika: osoby fizyczne najczęściej wybierają Profil Zaufany, firmy mogą korzystać z pieczęci elektronicznej, a systemy zintegrowane z KSeF używają certyfikatów lub tokenów.
Po pierwszym zalogowaniu możesz wygenerować token KSeF, który ułatwia przyszłe logowania, zwłaszcza przy korzystaniu z oprogramowania komercyjnego lub API.
Ważne: przed logowaniem musisz wybrać kontekst (NIP podmiotu), dla którego chcesz się zalogować. Osoba fizyczna może być powiązana z wieloma podmiotami.
Instrukcja krok po kroku
1. Wejdź na portal KSeF
Otwórz stronę https://ksef.podatki.gov.pl/ i kliknij przycisk ‘Zaloguj do KSeF’ lub przejdź bezpośrednio do Aplikacji Podatnika KSeF.
2. Wybierz kontekst (NIP)
Jeśli jesteś powiązany z wieloma podmiotami, wybierz NIP podmiotu, dla którego chcesz się zalogować. To ważne, ponieważ uprawnienia są przypisane do konkretnego kontekstu.
3. Wybierz metodę logowania
Z listy dostępnych metod wybierz tę, którą chcesz użyć: Profil Zaufany (najłatwiejsza), ePUAP, podpis kwalifikowany, kwalifikowana pieczęć elektroniczna lub certyfikat KSeF.
4. Uwierzytelnij się
W zależności od wybranej metody: zaloguj się przez bank (Profil Zaufany), użyj aplikacji ePUAP, podpisz dokument certyfikatem lub wprowadź dane certyfikatu KSeF.
5. Potwierdź zgodę na przekazanie danych
Po uwierzytelnieniu potwierdź zgodę na przekazanie danych do KSeF. System przekieruje Cię z powrotem do portalu KSeF i zaloguje na Twoje konto.
6. Opcjonalnie: wygeneruj token KSeF
Po pierwszym zalogowaniu możesz wygenerować token KSeF, który ułatwi przyszłe logowania, zwłaszcza przy korzystaniu z API lub oprogramowania komercyjnego.
Najczęstsze problemy i rozwiązania
Nie mogę się zalogować – błąd 401
Błąd 401 oznacza brak uprawnień do wybranego NIP. Zaloguj się jako osoba fizyczna i nadaj sobie uprawnienia lub poproś administratora firmy o nadanie uprawnień. Sprawdź też, czy wybrałeś właściwy kontekst (NIP).
Profil Zaufany nie pojawia się na liście metod
Portal KSeF może mieć chwilowe problemy. Sprawdź status systemu lub wybierz inną metodę logowania. Upewnij się też, że masz aktywny Profil Zaufany na login.gov.pl.
Po przekierowaniu z banku KSeF pokazuje pustą stronę
Najczęściej to problem przeglądarki. Wyczyść cache i ciasteczka lub użyj Chrome/Firefox. Sprawdź też, czy nie masz włączonych blokad reklam, które mogą blokować przekierowania.
Nie widzę opcji logowania dla mojej firmy
Firmy mogą logować się przez kwalifikowaną pieczęć elektroniczną, ePUAP (dla podmiotów publicznych) lub certyfikat KSeF. Osoby fizyczne prowadzące działalność mogą używać Profilu Zaufanego, logując się jako reprezentant firmy.
Metody logowania do KSeF
Profil Zaufany – najpopularniejsza metoda, dostępna dla wszystkich osób fizycznych. Logowanie przez bank (PKO, Pekao, mBank, Santander, ING itd.) lub bezpośrednio w PZ. ePUAP – dla podmiotów publicznych i osób korzystających z portalu ePUAP. Podpis kwalifikowany – certyfikat kwalifikowany wydany przez kwalifikowanego dostawcę usług zaufania. Kwalifikowana pieczęć elektroniczna – przeznaczona dla podmiotów prawnych. Certyfikat KSeF – dla integracji systemów, wymaga wcześniejszego wygenerowania certyfikatu w Modułu Certyfikatów i Uprawnień (MCU).
Kto może logować się do KSeF?
Do KSeF może logować się każda osoba fizyczna mająca Profil Zaufany, podpis kwalifikowany lub dostęp do ePUAP. Firmy logują się przez kwalifikowaną pieczęć elektroniczną lub certyfikat KSeF. Osoby prowadzące działalność mogą logować się jako osoba fizyczna (dla własnych potrzeb) lub jako reprezentant firmy (dla operacji firmowych).
Token KSeF – co to jest i jak go uzyskać?
Token KSeF to praktyczne narzędzie ułatwiające logowanie, zwłaszcza przy korzystaniu z oprogramowania komercyjnego lub API. Token można wygenerować po pierwszym zalogowaniu jedną z podstawowych metod (Profil Zaufany, ePUAP, podpis kwalifikowany). Token jest przypisany do konkretnej osoby i kontekstu (NIP) i może być używany do automatycznego logowania w systemach zintegrowanych z KSeF.
Logowanie dla biur rachunkowych
Biura rachunkowe mogą logować się do KSeF w imieniu klientów, jeśli otrzymały odpowiednie uprawnienia. Logowanie odbywa się przez kwalifikowaną pieczęć elektroniczną lub certyfikat KSeF. Biuro musi najpierw otrzymać uprawnienia od klienta (bezpośrednie lub pośrednie z możliwością przekazywania), a następnie może logować się w kontekście NIP klienta.
FAQ
Która metoda logowania jest najlepsza?
Dla osób fizycznych najlepszy jest Profil Zaufany – najłatwiejszy w użyciu i nie wymaga dodatkowych kosztów. Dla firm zalecana jest kwalifikowana pieczęć elektroniczna. Dla systemów zintegrowanych z KSeF najlepszy jest certyfikat KSeF lub token.
Czy muszę mieć firmę, żeby zalogować się do KSeF?
Nie. Każda osoba fizyczna może zalogować się przez Profil Zaufany, nawet jeśli nie prowadzi działalności gospodarczej. KSeF jest dostępny dla wszystkich podatników VAT.
Czy mogę logować się z telefonu?
Tak, KSeF działa w pełni poprawnie na urządzeniach mobilnych. Możesz używać Aplikacji Mobilnej KSeF lub przeglądarki mobilnej. Logowanie przez Profil Zaufany działa również na telefonie.
Co zrobić, jeśli zapomniałem hasła do Profilu Zaufanego?
Możesz zresetować hasło na stronie login.gov.pl lub użyć innej metody logowania (np. przez bank). Jeśli masz problemy z dostępem do Profilu Zaufanego, skontaktuj się z pomocą techniczną login.gov.pl.
Czy logowanie przez ePUAP jest bezpieczne?
Tak, ePUAP używa certyfikowanych mechanizmów uwierzytelniania. Logowanie przez ePUAP jest bezpieczne i zgodne z wymogami bezpieczeństwa systemów publicznych.
Jak wygenerować token KSeF?
Po pierwszym zalogowaniu jedną z podstawowych metod (Profil Zaufany, ePUAP, podpis kwalifikowany) możesz wygenerować token w sekcji ‘Moje konto’ lub ‘Ustawienia’. Token jest przypisany do Twojej osoby i kontekstu (NIP) i może być używany do automatycznego logowania w systemach zintegrowanych.