KSeF logowanie biuro rachunkowe
Co musisz wiedzieć
Krajowy System e-Faktur (KSeF) jest centralnym systemem administracji skarbowej do wystawiania i otrzymywania faktur ustrukturyzowanych w formacie XML.
Na tej stronie znajdziesz uporządkowane informacje dotyczące tematu: KSeF logowanie biuro rachunkowe. Opis koncentruje się na aktualnych przepisach oraz komunikatach Ministerstwa Finansów.
Instrukcja krok po kroku
1. Uzyskaj uprawnienia od klienta
Klient musi nadać Ci odpowiednie uprawnienia do swojego podmiotu (NIP) przez Aplikację Podatnika KSeF lub formularz ZAW-FA. Szczegółową listę wymaganych danych i uprawnień znajdziesz w sekcji “Co biuro księgowe musi uzyskać od klienta” poniżej.
2. Zaloguj się do KSeF
Wejdź na ksef.podatki.gov.pl. Zaloguj się podpisem kwalifikowanym (certyfikat kwalifikowany osoby lub firmy) lub kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną biura rachunkowego.
3. Wybierz podmiot klienta
Po zalogowaniu system wyświetli listę podmiotów, do których masz uprawnienia. Wybierz NIP klienta, dla którego chcesz wykonywać operacje fakturowe.
4. Wykonaj operacje na fakturach
W kontekście wybranego klienta możesz: wystawiać faktury, przeglądać faktury zakupu i sprzedaży, pobierać dokumenty. Zakres operacji zależy od nadanych uprawnień.
5. Przełączaj się między klientami
Aby pracować z innym klientem, zmień kontekst podmiotu. Każdy klient wymaga osobnych uprawnień. Zalecane jest korzystanie z programu księgowego zintegrowanego z KSeF dla efektywnej obsługi wielu klientów.
Najczęstsze problemy i rozwiązania
Nie mogę się zalogować do KSeF
Sprawdź, czy profil zaufany/certyfikat jest aktywny. Upewnij się, że logujesz się do właściwego podmiotu (NIP). Skontaktuj się z MF w razie dalszych problemów.
Metody logowania dla biur rachunkowych
Biura rachunkowe mogą logować się do KSeF za pomocą: podpisu kwalifikowanego (certyfikat osoby fizycznej – pracownika biura), kwalifikowanej pieczęci elektronicznej (certyfikat podmiotu – biura rachunkowego), tokena KSeF (dla automatyzacji i integracji API). Profil Zaufany nie jest zalecany dla biur obsługujących wielu klientów.
Zarządzanie uprawnieniami wielu klientów
Biuro rachunkowe musi uzyskać uprawnienia od każdego klienta osobno. Uprawnienia można nadać przez: Aplikację Podatnika KSeF (elektronicznie, natychmiast), formularz ZAW-FA do urzędu skarbowego (może wymagać kilku dni). Zalecana jest elektroniczna metoda przez Aplikację Podatnika.
Co biuro księgowe musi uzyskać od klienta
Aby móc się zalogować w imieniu klienta do KSeF, biuro księgowe musi uzyskać od niego następujące dane i dokumenty: numer NIP klienta (niezbędny do identyfikacji podmiotu w systemie KSeF), formalne pełnomocnictwo do reprezentowania klienta w KSeF (nadane przez Aplikację Podatnika KSeF lub formularz ZAW-FA), określenie zakresu uprawnień (InvoiceRead – do przeglądania i pobierania faktur, InvoiceWrite – do wystawiania faktur, opcjonalnie możliwość delegowania uprawnień pracownikom biura), dane do weryfikacji tożsamości (wymagane podczas procesu nadawania uprawnień przez Aplikację Podatnika), potwierdzenie aktywnego konta klienta w KSeF (klient musi być zarejestrowany w systemie). Bez kompletu tych danych i formalnego nadania uprawnień biuro księgowe nie będzie mogło zalogować się do KSeF w imieniu klienta ani wykonywać operacji na fakturach.
Integracja z programami księgowymi
Dla biur rachunkowych obsługujących wielu klientów zalecane jest korzystanie z programów księgowych zintegrowanych z KSeF przez API. Pozwala to na: automatyczne pobieranie faktur zakupu, masowe wystawianie faktur, przełączanie między kontekstami klientów bez wielokrotnego logowania.
Odpowiedzialność biura rachunkowego
Biuro rachunkowe działa na podstawie pełnomocnictwa klienta, ale odpowiedzialność podatkową za treść faktur ponosi zawsze podatnik (klient). Biuro odpowiada za staranność przy wystawianiu dokumentów zgodnie z umową, ale nie przejmuje odpowiedzialności podatkowej.
FAQ
Jak biuro rachunkowe loguje się do KSeF klienta?
Biuro rachunkowe loguje się do KSeF podpisem kwalifikowanym lub pieczęcią kwalifikowaną po otrzymaniu uprawnień od klienta. Uprawnienia nadaje się przez Aplikację Podatnika KSeF lub formularz ZAW-FA.
Czy biuro rachunkowe potrzebuje osobnych uprawnień dla każdego klienta?
Tak, biuro rachunkowe musi otrzymać uprawnienia od każdego klienta osobno. Każdy klient nadaje uprawnienia do swojego podmiotu (NIP) w systemie KSeF.
Jak biuro rachunkowe może zarządzać wieloma klientami w KSeF?
Po zalogowaniu biuro rachunkowe może przełączać się między podmiotami klientów, do których ma uprawnienia. Zaleca się korzystanie z programu księgowego zintegrowanego z KSeF dla efektywnej pracy.
Czy biuro rachunkowe odpowiada za treść faktur w KSeF?
Nie, odpowiedzialność podatkową za treść faktury ponosi zawsze podatnik (klient). Biuro rachunkowe działa na podstawie udzielonego pełnomocnictwa, ale nie przejmuje odpowiedzialności za treść dokumentów.
Jakie dane musi uzyskać biuro rachunkowe od klienta, aby móc się zalogować w jego imieniu do KSeF?
Biuro rachunkowe musi uzyskać od klienta formalne uprawnienia do działania w KSeF oraz niezbędne dane identyfikacyjne. Szczegółową listę wymaganych danych znajdziesz w sekcji “Co biuro księgowe musi uzyskać od klienta” powyżej.