KSeF załączniki do faktur – jak dodać?
Co musisz wiedzieć
Od 1 lutego 2026 r. Krajowy System e-Faktur (KSeF) wprowadza możliwość dołączania załączników do faktur ustrukturyzowanych w formacie XML. Ta funkcjonalność jest opcjonalna i zależy od decyzji podatnika oraz specyfiki jego działalności.
Załącznik jest integralną częścią faktury i stanowi fakultatywną sekcję struktury logicznej FA(3). Nie można dołączać załączników w formatach takich jak PDF, JPG czy DOCX; do KSeF można przesyłać wyłącznie pliki ustrukturyzowane w formacie XML.
Aby skorzystać z tej funkcji, podatnik musi złożyć zgłoszenie w e-Urzędzie Skarbowym, informując Szefa Krajowej Administracji Skarbowej o zamiarze wystawiania i przesyłania do KSeF faktur z załącznikiem. Zgłoszenie to powinno zostać złożone przed rozpoczęciem wystawiania takich faktur.
Załączniki powinny zawierać wyłącznie dane ściśle powiązane z fakturą, takie jak specyfikacje czy protokoły odbioru. Nie służą one do przekazywania informacji o charakterze handlowym, marketingowym czy biznesowym, takich jak cenniki, warunki gwarancji czy instrukcje obsługi.
Maksymalny rozmiar pliku faktury z załącznikami to 3 MB. Wysyłanie faktur z załącznikami do KSeF będzie możliwe wyłącznie w trybie wsadowym (API). W styczniu 2026 r. będzie można składać zgłoszenie o zamiarze wystawiania faktur z załącznikami.
Instrukcja krok po kroku
1. Sprawdź, czy potrzebujesz załączników
Załączniki mogą być przydatne dla podmiotów, które mają bardzo specyficzną sprzedaż i w samej treści faktury nie mogą zawrzeć wszystkich informacji (np. 400 punktów odbioru energii elektrycznej). Załączniki powinny zawierać wyłącznie dane ściśle powiązane z fakturą, takie jak specyfikacje czy protokoły odbioru.
2. Przygotuj załącznik w formacie XML
Załączniki mogą być przesyłane wyłącznie w formacie XML zgodnym ze schematem XSD. Nie można dołączać załączników w formatach takich jak PDF, JPG czy DOCX. Załącznik jest integralną częścią faktury i stanowi fakultatywną sekcję struktury logicznej FA(3).
3. Złóż zgłoszenie do Szefa KAS
W styczniu 2026 r. będzie można składać zgłoszenie o zamiarze wystawiania faktur z załącznikami w e-Urzędzie Skarbowym. Zgłoszenie powinno zostać złożone przed rozpoczęciem wystawiania takich faktur. Zgłoszenie będzie rozpatrywane maksymalnie do trzech dni roboczych.
4. Otrzymaj potwierdzenie
Po otrzymaniu potwierdzenia mailowego o możliwości korzystania z tej funkcji, podatnik będzie mógł dołączać załączniki do faktur. Sprawdź, czy otrzymałeś potwierdzenie przed rozpoczęciem wystawiania faktur z załącznikami.
5. Wystaw fakturę z załącznikiem
Wysyłanie faktur z załącznikami do KSeF będzie możliwe wyłącznie w trybie wsadowym (API). Maksymalny rozmiar pliku faktury z załącznikami to 3 MB. Upewnij się, że załącznik jest w formacie XML i zawiera wyłącznie dane ściśle powiązane z fakturą.
Najczęstsze problemy i rozwiązania
Czy mogę dołączyć PDF do faktury w KSeF?
Nie, do KSeF można przesyłać wyłącznie pliki ustrukturyzowane w formacie XML. Nie można dołączać załączników w formatach takich jak PDF, JPG czy DOCX. Załączniki w popularnych formatach (PDF, JPG) będą musiały być przesyłane poza systemem KSeF.
Czy muszę składać zgłoszenie o załączniki?
Tak, aby skorzystać z funkcji załączników, podatnik musi złożyć zgłoszenie w e-Urzędzie Skarbowym, informując Szefa Krajowej Administracji Skarbowej o zamiarze wystawiania i przesyłania do KSeF faktur z załącznikiem. Zgłoszenie powinno zostać złożone przed rozpoczęciem wystawiania takich faktur.
Jaki jest maksymalny rozmiar załącznika?
Maksymalny rozmiar pliku faktury z załącznikami to 3 MB. Upewnij się, że załącznik nie przekracza tego limitu.
Czy mogę wysłać fakturę z załącznikiem przez Aplikację Podatnika?
Nie, wysyłanie faktur z załącznikami do KSeF będzie możliwe wyłącznie w trybie wsadowym (API). Nie można wysyłać faktur z załącznikami przez Aplikację Podatnika KSeF.
Co to są załączniki w KSeF?
Załączniki do faktur w KSeF to dodatkowe dane w formacie XML, które mogą być dołączone do faktury ustrukturyzowanej. Załącznik jest integralną częścią faktury i stanowi fakultatywną sekcję struktury logicznej FA(3). Załączniki mogą być przydatne dla podmiotów, które mają bardzo specyficzną sprzedaż i w samej treści faktury nie mogą zawrzeć wszystkich informacji (np. 400 punktów odbioru energii elektrycznej).
Formaty załączników
Do KSeF można przesyłać wyłącznie pliki ustrukturyzowane w formacie XML zgodnym ze schematem XSD. Nie można dołączać załączników w formatach takich jak PDF, JPG czy DOCX. Załączniki w popularnych formatach (PDF, JPG) będą musiały być przesyłane poza systemem KSeF. Załącznik jest integralną częścią faktury i stanowi fakultatywną sekcję struktury logicznej FA(3).
Zgłoszenie o zamiarze wystawiania faktur z załącznikami
W styczniu 2026 r. będzie można składać zgłoszenie o zamiarze wystawiania faktur z załącznikami w e-Urzędzie Skarbowym. Zgłoszenie powinno zostać złożone przed rozpoczęciem wystawiania takich faktur. Zgłoszenie będzie rozpatrywane maksymalnie do trzech dni roboczych. Po otrzymaniu potwierdzenia mailowego o możliwości korzystania z tej funkcji, podatnik będzie mógł dołączać załączniki do faktur.
Zakres danych w załącznikach
Załączniki powinny zawierać wyłącznie dane ściśle powiązane z fakturą, takie jak specyfikacje czy protokoły odbioru. Nie służą one do przekazywania informacji o charakterze handlowym, marketingowym czy biznesowym, takich jak cenniki, warunki gwarancji czy instrukcje obsługi. Załączniki są przeznaczone dla wybranych branż (media, telekomunikacja, paliwa) po złożeniu odpowiedniego zgłoszenia do Szefa KAS.
Ograniczenia techniczne
Maksymalny rozmiar pliku faktury z załącznikami to 3 MB. Wysyłanie faktur z załącznikami do KSeF będzie możliwe wyłącznie w trybie wsadowym (API). Nie można wysyłać faktur z załącznikami przez Aplikację Podatnika KSeF. Wysyłanie faktur z załącznikami wymaga integracji z API KSeF 2.0.
Załączniki poza KSeF
Załączniki w popularnych formatach (PDF, JPG) będą musiały być przesyłane poza systemem KSeF. Dokumenty takie jak WZ, umowy, aneksy, protokoły, dokumenty transportowe trzeba będzie wysyłać poza KSeF. W umowach z kontrahentami należy uwzględnić zapisy dotyczące zasad przekazywania załączników do faktur.
FAQ
Czy mogę dołączyć PDF do faktury w KSeF?
Nie, do KSeF można przesyłać wyłącznie pliki ustrukturyzowane w formacie XML. Nie można dołączać załączników w formatach takich jak PDF, JPG czy DOCX. Załączniki w popularnych formatach (PDF, JPG) będą musiały być przesyłane poza systemem KSeF.
Czy muszę składać zgłoszenie o załączniki?
Tak, aby skorzystać z funkcji załączników, podatnik musi złożyć zgłoszenie w e-Urzędzie Skarbowym, informując Szefa Krajowej Administracji Skarbowej o zamiarze wystawiania i przesyłania do KSeF faktur z załącznikiem. Zgłoszenie powinno zostać złożone przed rozpoczęciem wystawiania takich faktur.
Jaki jest maksymalny rozmiar załącznika?
Maksymalny rozmiar pliku faktury z załącznikami to 3 MB. Upewnij się, że załącznik nie przekracza tego limitu.
Czy mogę wysłać fakturę z załącznikiem przez Aplikację Podatnika?
Nie, wysyłanie faktur z załącznikami do KSeF będzie możliwe wyłącznie w trybie wsadowym (API). Nie można wysyłać faktur z załącznikami przez Aplikację Podatnika KSeF.
Jakie dane mogą zawierać załączniki?
Załączniki powinny zawierać wyłącznie dane ściśle powiązane z fakturą, takie jak specyfikacje czy protokoły odbioru. Nie służą one do przekazywania informacji o charakterze handlowym, marketingowym czy biznesowym.
Kiedy można składać zgłoszenie o załączniki?
W styczniu 2026 r. będzie można składać zgłoszenie o zamiarze wystawiania faktur z załącznikami w e-Urzędzie Skarbowym. Zgłoszenie będzie rozpatrywane maksymalnie do trzech dni roboczych.