KSeF potwierdzenie transakcji – co to jest?
Co musisz wiedzieć
Potwierdzenie transakcji to dokument handlowy o charakterze informacyjnym wprowadzony przez Ministerstwo Finansów w wyjaśnieniach dotyczących KSeF 2.0. Dokument ten pełni funkcję tymczasowego dowodu handlowego, potwierdzającego, że sprzedaż została dokonana i faktura zostanie wystawiona w systemie.
Ważne: potwierdzenie transakcji nie wywołuje skutków podatkowych – nie stanowi podstawy do ujęcia w ewidencji VAT, nie daje prawa do odliczenia podatku i nie wymaga archiwizowania. Jest to jedynie dowód handlowy o charakterze informacyjnym.
Wystawienie potwierdzenia transakcji jest całkowicie dobrowolne. Nie ma ustawowej definicji tego dokumentu, co oznacza całkowitą dowolność dla jego wystawcy. Wszelkie ryzyka związane ze stosowaniem takiego dokumentu spoczywają na podatnikach.
Potwierdzenie transakcji może być szczególnie przydatne w sytuacjach, gdy nie ma możliwości natychmiastowego przesłania faktury do KSeF, na przykład z powodu problemów technicznych, opóźnień organizacyjnych, sprzedaży terenowej lub konieczności potwierdzenia zawarcia umowy przed wygenerowaniem faktury w systemie.
Dokument może zawierać: nagłówek “potwierdzenie transakcji”, numer faktury nadany przez podatnika, podstawowe dane stron transakcji (nazwa, NIP, adres), kwotę należności ogółem, kody QR zapewniające dostęp do faktury w KSeF po jej wystawieniu.
Instrukcja krok po kroku
1. Zrozum, czym jest potwierdzenie transakcji
Potwierdzenie transakcji to dobrowolny dokument handlowy o charakterze informacyjnym, który można przekazać nabywcy przed wystawieniem faktury w KSeF. Nie wywołuje skutków podatkowych i nie zastępuje faktury.
2. Określ, kiedy używać potwierdzenia
Potwierdzenie transakcji może być przydatne w sytuacjach: problemów technicznych z dostępem do KSeF, opóźnień organizacyjnych, sprzedaży terenowej, konieczności potwierdzenia zawarcia umowy przed wygenerowaniem faktury w systemie.
3. Przygotuj dokument potwierdzenia
Dokument może zawierać: nagłówek “potwierdzenie transakcji”, numer faktury nadany przez podatnika, podstawowe dane stron transakcji (nazwa, NIP, adres sprzedawcy i nabywcy), kwotę należności ogółem, kody QR zapewniające dostęp do faktury w KSeF po jej wystawieniu.
4. Pamiętaj o ograniczeniach
Potwierdzenie transakcji nie wywołuje skutków podatkowych – nie stanowi podstawy do ujęcia w ewidencji VAT, nie daje prawa do odliczenia podatku i nie wymaga archiwizowania. Jest to jedynie dowód handlowy o charakterze informacyjnym.
5. Wystaw fakturę w KSeF
Po rozwiązaniu problemów technicznych lub organizacyjnych wystaw fakturę w KSeF zgodnie z obowiązującymi przepisami. Faktura w KSeF jest dokumentem podatkowym wywołującym skutki podatkowe.
Najczęstsze problemy i rozwiązania
Czy potwierdzenie transakcji to faktura?
Nie, potwierdzenie transakcji to dokument handlowy o charakterze informacyjnym, który nie wywołuje skutków podatkowych. Nie stanowi podstawy do ujęcia w ewidencji VAT, nie daje prawa do odliczenia podatku i nie wymaga archiwizowania. Faktura musi być wystawiona w KSeF.
Czy muszę wystawiać potwierdzenie transakcji?
Nie, wystawienie potwierdzenia transakcji jest całkowicie dobrowolne. Nie ma ustawowej definicji tego dokumentu, co oznacza całkowitą dowolność dla jego wystawcy. Wszelkie ryzyka związane ze stosowaniem takiego dokumentu spoczywają na podatnikach.
Czy potwierdzenie transakcji daje prawo do odliczenia VAT?
Nie, potwierdzenie transakcji nie wywołuje skutków podatkowych – nie daje prawa do odliczenia podatku. Prawo do odliczenia VAT powstaje dopiero po otrzymaniu faktury ustrukturyzowanej z KSeF.
Czy potwierdzenie transakcji wymaga archiwizowania?
Nie, potwierdzenie transakcji nie wymaga archiwizowania, ponieważ nie wywołuje skutków podatkowych. Jest to jedynie dowód handlowy o charakterze informacyjnym.
Co to jest potwierdzenie transakcji?
Potwierdzenie transakcji to dokument handlowy o charakterze informacyjnym, który sprzedawca może przekazać nabywcy w sytuacji, gdy faktura nie została jeszcze przesłana do KSeF i nie uzyskała numeru identyfikacyjnego. Dokument ten pełni funkcję tymczasowego dowodu handlowego, potwierdzającego, że sprzedaż została dokonana i faktura zostanie wystawiona w systemie. Wystawienie jest całkowicie dobrowolne i nie wywołuje skutków podatkowych.
Kiedy używać potwierdzenia transakcji?
Potwierdzenie transakcji może być szczególnie przydatne w sytuacjach: problemów technicznych z dostępem do KSeF, opóźnień organizacyjnych, sprzedaży terenowej (gdy nie ma możliwości natychmiastowego przesłania faktury do KSeF), konieczności potwierdzenia zawarcia umowy przed wygenerowaniem faktury w systemie, gdy faktura wystawiona w trybie online lub offline nie posiada jeszcze numeru KSeF.
Co może zawierać potwierdzenie transakcji?
Dokument może zawierać następujące elementy: nagłówek “potwierdzenie transakcji”, numer faktury nadany przez podatnika, podstawowe dane stron transakcji (nazwa, NIP, adres sprzedawcy i nabywcy), kwotę należności ogółem, dwa kody QR: pierwszy zapewnia dostęp do faktury w KSeF (po jej wystawieniu), drugi pozwala na weryfikację wystawcy faktury.
Ograniczenia i ryzyka
Potwierdzenie transakcji nie wywołuje skutków podatkowych – nie stanowi podstawy do ujęcia w ewidencji VAT, nie daje prawa do odliczenia podatku i nie wymaga archiwizowania. Wystawienie jest całkowicie dobrowolne. Nie ma ustawowej definicji tego dokumentu, co oznacza całkowitą dowolność dla jego wystawcy. Wszelkie ryzyka związane ze stosowaniem takiego dokumentu spoczywają na podatnikach. Pojawienie się jeszcze jednego dokumentu, który wielu podatników będzie mylić z fakturą, może spotęgować zamieszanie po 1 lutego 2026 r.
Różnica między potwierdzeniem a fakturą
Potwierdzenie transakcji to dokument handlowy o charakterze informacyjnym, który nie wywołuje skutków podatkowych. Faktura ustrukturyzowana w KSeF to dokument podatkowy, który wywołuje skutki podatkowe (powstanie obowiązku podatkowego, prawo do odliczenia VAT). Faktura musi być wystawiona w KSeF zgodnie z obowiązującymi przepisami, niezależnie od wystawienia potwierdzenia transakcji.
FAQ
Co to jest potwierdzenie transakcji w KSeF?
Potwierdzenie transakcji to dokument handlowy o charakterze informacyjnym, który sprzedawca może przekazać nabywcy w sytuacji, gdy faktura nie została jeszcze przesłana do KSeF i nie uzyskała numeru identyfikacyjnego. Wystawienie jest całkowicie dobrowolne i nie wywołuje skutków podatkowych.
Czy potwierdzenie transakcji to faktura?
Nie, potwierdzenie transakcji to dokument handlowy o charakterze informacyjnym, który nie wywołuje skutków podatkowych. Nie stanowi podstawy do ujęcia w ewidencji VAT, nie daje prawa do odliczenia podatku i nie wymaga archiwizowania. Faktura musi być wystawiona w KSeF.
Czy muszę wystawiać potwierdzenie transakcji?
Nie, wystawienie potwierdzenia transakcji jest całkowicie dobrowolne. Nie ma ustawowej definicji tego dokumentu, co oznacza całkowitą dowolność dla jego wystawcy. Wszelkie ryzyka związane ze stosowaniem takiego dokumentu spoczywają na podatnikach.
Czy potwierdzenie transakcji daje prawo do odliczenia VAT?
Nie, potwierdzenie transakcji nie wywołuje skutków podatkowych – nie daje prawa do odliczenia podatku. Prawo do odliczenia VAT powstaje dopiero po otrzymaniu faktury ustrukturyzowanej z KSeF.
Kiedy używać potwierdzenia transakcji?
Potwierdzenie transakcji może być przydatne w sytuacjach: problemów technicznych z dostępem do KSeF, opóźnień organizacyjnych, sprzedaży terenowej, konieczności potwierdzenia zawarcia umowy przed wygenerowaniem faktury w systemie.
Czy potwierdzenie transakcji wymaga archiwizowania?
Nie, potwierdzenie transakcji nie wymaga archiwizowania, ponieważ nie wywołuje skutków podatkowych. Jest to jedynie dowód handlowy o charakterze informacyjnym.