KSeF błędy logowania

Co musisz wiedzieć

Krajowy System e-Faktur (KSeF) jest centralnym systemem administracji skarbowej do wystawiania i otrzymywania faktur ustrukturyzowanych w formacie XML.

Na tej stronie znajdziesz uporządkowane informacje dotyczące tematu: KSeF błędy logowania. Opis koncentruje się na aktualnych przepisach oraz komunikatach Ministerstwa Finansów.

Komunikat błędu z KSeF możesz zobaczyć bezpośrednio po próbie logowania, w szczegółach połączenia lub sesji dla danego NIP albo przy wysyłce dokumentu – w zależności od etapu, na którym wystąpił problem. Warto zapisać pełny komunikat (w tym kod błędu), aby łatwiej znaleźć rozwiązanie.

Jeśli Profil Zaufany nie działa poprawnie lub nie masz do niego dostępu, może to wynikać z awarii lub prac po stronie Ministerstwa Finansów. W takiej sytuacji należy poczekać na przywrócenie usługi; dostępność Profilu Zaufanego nie zależy od Twojego komputera ani przeglądarki.

Instrukcja krok po kroku

1. Sprawdź stan Profilu Zaufanego

Zweryfikuj, czy Twój profil zaufany jest aktywny i nie wygasł. Aby sprawdzić stan profilu zaufanego, zaloguj się na stronę ePUAP (epuap.gov.pl) lub do aplikacji mObywatel i przejdź do sekcji z informacjami o profilu zaufanym. Sprawdź datę ważności profilu – profil zaufany wymaga okresowego odnawiania co 3 lata. Jeśli profil wygasł lub wkrótce wygaśnie, możesz go odnowić na kilka sposobów: przez ePUAP (po zalogowaniu wybierz opcję odnowienia profilu), przez bank (jeśli masz konto w banku, który obsługuje profil zaufany, zaloguj się do bankowości internetowej i znajdź opcję odnowienia profilu), lub przez aplikację mObywatel (w sekcji profil zaufany znajdziesz opcję odnowienia). Po odnowieniu profilu poczekaj kilka minut na aktualizację danych w systemie, a następnie spróbuj ponownie zalogować się do KSeF.

2. Zweryfikuj dane certyfikatu kwalifikowanego

Sprawdź ważność certyfikatu oraz czy zawiera prawidłowe dane identyfikacyjne (PESEL lub NIP). Aby zweryfikować certyfikat kwalifikowany, otwórz menedżer certyfikatów w systemie Windows (wpisz 'certmgr.msc' w menu Start) lub użyj narzędzia dostarczonego przez dostawcę certyfikatu. Sprawdź datę ważności certyfikatu – jeśli wygasł, musisz go odnowić u dostawcy (np. KIR, Certum, Unizeto). Zweryfikuj, czy certyfikat zawiera prawidłowe dane: PESEL (dla osób fizycznych) lub NIP (dla firm) – dane te muszą się zgadzać z danymi podmiotu w KSeF. Upewnij się, że oprogramowanie podpisujące (np. ePUAP Signing, AutentiSigner) jest zaktualizowane do najnowszej wersji. Sprawdź, czy certyfikat jest poprawnie zainstalowany w systemie i czy przeglądarka go rozpoznaje – w Chrome i Firefox możesz sprawdzić to w ustawieniach bezpieczeństwa. Jeśli certyfikat nie jest rozpoznawany, spróbuj ponownie go zainstalować lub skontaktuj się z dostawcą certyfikatu.

3. Sprawdź uprawnienia do podmiotu

Zaloguj się do Aplikacji Podatnika KSeF (dostępnej na stronie Ministerstwa Finansów) i sprawdź, czy masz nadane uprawnienia do właściwego NIP. Po zalogowaniu przejdź do sekcji 'Uprawnienia' lub 'Podmioty' – powinieneś zobaczyć listę podmiotów (firm), do których masz dostęp. Jeśli nie widzisz firmy, oznacza to, że nie masz do niej uprawnień. Aby uzyskać uprawnienia, poproś właściciela firmy lub osobę z uprawnieniami administracyjnymi o nadanie Ci uprawnień. Można to zrobić na dwa sposoby: przez Aplikację Podatnika KSeF (osoba z uprawnieniami administracyjnymi loguje się, przechodzi do sekcji 'Zarządzanie uprawnieniami' i dodaje nowego użytkownika, podając Twój PESEL lub NIP oraz wybierając poziom uprawnień) lub przez formularz ZAW-FA (formularz dostępny na stronie MF, który należy wypełnić, podpisać i przesłać do urzędu skarbowego). Po nadaniu uprawnień poczekaj kilka godzin na aktualizację danych w systemie, a następnie spróbuj ponownie zalogować się do KSeF.

4. Wyczyść cache przeglądarki

Problemy z logowaniem mogą wynikać z pamięci podręcznej przeglądarki lub nieaktualnych plików cookie. Aby wyczyścić cache w Chrome: naciśnij Ctrl+Shift+Delete (lub Cmd+Shift+Delete na Mac), wybierz 'Wszystkie dane' i zakres czasu 'Cały okres', zaznacz 'Pliki cookie i inne dane witryn' oraz 'Obrazy i pliki w pamięci podręcznej', następnie kliknij 'Wyczyść dane'. W Firefox: naciśnij Ctrl+Shift+Delete, wybierz 'Wszystkie' w zakresie czasu, zaznacz 'Ciasteczka' i 'Pamięć podręczna', kliknij 'Wyczyść teraz'. Po wyczyszczeniu zamknij wszystkie okna przeglądarki i uruchom ją ponownie. Spróbuj zalogować się do KSeF w trybie incognito/prywatnym (Ctrl+Shift+N w Chrome, Ctrl+Shift+P w Firefox) – jeśli logowanie działa w trybie incognito, problem wynika z rozszerzeń przeglądarki lub cache. Zalecane przeglądarki to Chrome i Firefox w najnowszych wersjach – upewnij się, że masz zaktualizowaną wersję.

5. Sprawdź status systemu KSeF

Zweryfikuj, czy system KSeF działa prawidłowo na stronie Ministerstwa Finansów. Wejdź na oficjalną stronę KSeF (ksef.gov.pl) lub stronę Ministerstwa Finansów i sprawdź sekcję 'Komunikaty' lub 'Status systemu'. Ministerstwo Finansów publikuje informacje o planowanych pracach serwisowych oraz awariach systemu. W przypadku prac serwisowych logowanie może być tymczasowo niedostępne – sprawdź harmonogram prac i spróbuj ponownie po zakończeniu prac. Jeśli system jest w awarii, poczekaj na komunikat o przywróceniu działania. Możesz również sprawdzić status systemu przez API KSeF (jeśli masz dostęp) lub skontaktować się z infolinią Ministerstwa Finansów. Pamiętaj, że niektóre problemy mogą być lokalne (dotyczyć tylko Twojego konta) i nie będą widoczne w ogólnych komunikatach o statusie systemu.

Najczęstsze problemy i rozwiązania

Nie mogę się zalogować przez Profil Zaufany

Najpierw sprawdź, czy profil zaufany jest aktywny i nie wygasł – zaloguj się na ePUAP lub do aplikacji mObywatel i zweryfikuj datę ważności profilu (profil wymaga odnawiania co 3 lata). Jeśli profil wygasł, odnowij go przez ePUAP (po zalogowaniu wybierz opcję odnowienia), przez bank (jeśli Twój bank obsługuje profil zaufany, zaloguj się do bankowości internetowej) lub przez aplikację mObywatel. Sprawdź, czy logujesz się do właściwego podmiotu (NIP) – upewnij się, że wybierasz właściwą firmę z listy. Jeśli problem nadal występuje, wyczyść cache przeglądarki (Ctrl+Shift+Delete) i spróbuj zalogować się w trybie incognito. Czasami problem wynika z przekierowania z banku – po powrocie z banku wyczyść cache i spróbuj ponownie. Jeśli żadne z tych rozwiązań nie pomaga, skontaktuj się z infolinią ePUAP lub Ministerstwa Finansów.

Certyfikat kwalifikowany nie jest rozpoznawany

Najpierw sprawdź ważność certyfikatu – otwórz menedżer certyfikatów w systemie Windows (wpisz 'certmgr.msc' w menu Start) lub użyj narzędzia dostarczonego przez dostawcę certyfikatu. Zweryfikuj datę ważności – jeśli certyfikat wygasł, musisz go odnowić u dostawcy (np. KIR, Certum, Unizeto). Sprawdź, czy certyfikat zawiera prawidłowe dane (PESEL dla osób fizycznych lub NIP dla firm) i czy dane te zgadzają się z danymi podmiotu w KSeF. Upewnij się, że używasz aktualnej wersji oprogramowania podpisującego (np. ePUAP Signing, AutentiSigner) – zaktualizuj oprogramowanie do najnowszej wersji. Sprawdź, czy certyfikat jest poprawnie zainstalowany w systemie – w Chrome i Firefox możesz to zweryfikować w ustawieniach bezpieczeństwa. Jeśli certyfikat nadal nie jest rozpoznawany, spróbuj ponownie go zainstalować (usuń stary certyfikat i zainstaluj nowy) lub skontaktuj się z dostawcą certyfikatu w celu uzyskania pomocy technicznej.

Loguję się poprawnie, ale nie widzę mojej firmy

Jeśli logowanie się powiodło, ale nie widzisz firmy na liście podmiotów, oznacza to, że nie masz uprawnień do danego podmiotu. Aby uzyskać uprawnienia, poproś właściciela firmy lub osobę z uprawnieniami administracyjnymi o nadanie Ci uprawnień. Można to zrobić na dwa sposoby: przez Aplikację Podatnika KSeF (osoba z uprawnieniami administracyjnymi loguje się, przechodzi do sekcji 'Zarządzanie uprawnieniami' i dodaje nowego użytkownika, podając Twój PESEL lub NIP oraz wybierając poziom uprawnień – podstawowy, zaawansowany lub pełny) lub przez formularz ZAW-FA (formularz dostępny na stronie Ministerstwa Finansów, który należy wypełnić, podpisać i przesłać do właściwego urzędu skarbowego). Po nadaniu uprawnień poczekaj kilka godzin na aktualizację danych w systemie KSeF, a następnie spróbuj ponownie zalogować się i sprawdzić, czy firma pojawiła się na liście podmiotów.

Błąd: Konto przekroczyło limit dostępnych certyfikatów

Ten komunikat pojawia się, gdy certyfikaty były wcześniej generowane w Aplikacji Podatnika (lub MCU). Należy wtedy skorzystać z ręcznego wgrania certyfikatów – nie z automatycznego generowania. Automatyczne generowanie działa tylko wtedy, gdy wcześniej nie tworzono certyfikatów produkcyjnych. Przy jednej firmie możesz w Aplikacji Podatnika dezaktywować stare certyfikaty i dopiero wtedy spróbować ponownie autoryzacji automatycznej; w AP nie mogą być wtedy żadne aktywne certyfikaty.

Błąd 415 (brak uprawnień)

Oznacza brak odpowiednich uprawnień osoby podpisującej plik autoryzacyjny dla danego NIP. Plik musi podpisać właściciel firmy albo osoba, która ma nadane uprawnienia w KSeF (zakładka Uprawnienia w Aplikacji Podatnika). W spółkach potrzebny jest dodatkowo złożony formularz ZAW-FA albo podpis kwalifikowany lub pieczęć elektroniczna z NIP spółki. Więcej informacji: ksef.podatki.gov.pl (certyfikaty KSeF).

Błąd 400 – Brak podpisu

KSeF nie weryfikuje złożonego podpisu elektronicznego (Profil Zaufany, podpis kwalifikowany lub pieczęć z NIP). Częste przyczyny: błędny sposób podpisania, niewłaściwy certyfikat, wygasły podpis kwalifikowany lub uszkodzony plik. Pobierz plik wyzwania (XML) ponownie, podpisz go poprawnie i aktualnym podpisem (bez edycji pliku po podpisaniu) i wgraj ponownie. W razie wątpliwości skontaktuj się z zespołem technicznym KSeF.

Błąd 21115 – Nieprawidłowy certyfikat

KSeF odrzuca certyfikat użyty do logowania. Upewnij się, że certyfikaty pochodzą z właściwego środowiska: Aplikacja Podatnika DEMO dla integracji testowej, Aplikacja Podatnika lub MCU dla wersji produkcyjnej. Certyfikat z DEMO nie działa w produkcji i odwrotnie. Certyfikat musi być też wygenerowany przez osobę z odpowiednimi uprawnieniami.

Błąd 21111 – Nieprawidłowe wyzwanie autoryzacyjne

Wyzwanie autoryzacyjne w KSeF jest jednorazowe. Błąd często wynika z przerwanej sesji lub nieaktualnego wyzwania. Rozwiązanie: ponów cały proces autoryzacji i podpisz aktualne wyzwanie (nowo pobrany plik XML). Tylko prawidłowo podpisane, aktualne wyzwanie potwierdza tożsamość firmy.

Błąd 9103 – Przekroczona liczba dozwolonych podpisów

W przesłanym dokumencie autoryzacyjnym znajduje się więcej niż jeden podpis elektroniczny. KSeF dopuszcza tylko jeden podpis na etapie autoryzacji. Ponów autoryzację i upewnij się, że plik został podpisany tylko raz oraz że użyto właściwej metody podpisu (Profil Zaufany, podpis kwalifikowany lub pieczęć).

Błąd 403 przy wysyłce dokumentu

Oznacza, że osoba, która wykonała połączenie z KSeF, nie ma uprawnień do wysyłania faktur. Właściciel firmy musi w Aplikacji Podatnika wejść w Uprawnienia > Nadawanie uprawnień, wybrać rodzaj uprawnień i identyfikator, w Zakres uprawnień ustawić "Osoba będzie uprawniona do: wystawiania faktur" i zapisać. Jeśli uprawnienia nadano niedawno, odczekaj kilka lub kilkanaście minut i ponów próbę wysyłki – bez konieczności ponownej autoryzacji.

Ten sam NIP na dwóch kontach / w dwóch systemach

KSeF dopuszcza tylko jedną aktywną parę certyfikatów na dany NIP. Certyfikaty wygenerowane w Aplikacji Podatnika muszą być używane spójnie we wszystkich miejscach integrujących się z KSeF – nie można równolegle używać różnych zestawów certyfikatów dla jednego NIP. Aby korzystać z tego samego NIP w dwóch systemach, użyj autoryzacji manualnej i wgraj te same certyfikaty (utworzone w AP) w obu miejscach.

Gdzie szukać komunikatu błędu?

Komunikat z KSeF pojawia się w zależności od etapu: błędy autoryzacji (np. 401, 415, 21111, 21115) – zwykle bezpośrednio po próbie logowania lub w szczegółach połączenia dla danego NIP; błędy wysyłki (np. 403, nieprawidłowy token) – przy próbie wysłania dokumentu lub w statusie dokumentu. Zapisz pełną treść komunikatu i kod błędu (np. 403, 415, 21111), aby dopasować rozwiązanie.

Najczęstsze przyczyny błędów logowania

Problemy z logowaniem do KSeF najczęściej wynikają z: nieaktywnego lub wygasłego Profilu Zaufanego, nieważnego certyfikatu kwalifikowanego, braku uprawnień do danego podmiotu (NIP), przekroczenia limitu certyfikatów, nieprawidłowego lub wielokrotnego podpisu wyzwania (błędy 400, 21111, 9103), użycia certyfikatu z niewłaściwego środowiska (21115), braku uprawnień osoby podpisującej (415) lub problemów technicznych przeglądarki i awarii systemu KSeF. Każdy przypadek wymaga innej diagnostyki.

Metody logowania do KSeF

System wprowadza kilka metod logowania: Profil Zaufany (najpopularniejsza metoda dla osób fizycznych), podpis kwalifikowany (certyfikat kwalifikowany), kwalifikowana pieczęć elektroniczna (dla podmiotów), certyfikat KSeF (wydawany przez MF dla trybu offline), token KSeF (dla integracji API). Wybór metody zależy od potrzeb i rodzaju podmiotu.

Rozwiązywanie problemów z profilem zaufanym

Jeśli logowanie przez Profil Zaufany nie działa, najpierw sprawdź, czy profil jest aktywny i nie wygasł – zaloguj się na ePUAP (epuap.gov.pl) lub do aplikacji mObywatel i przejdź do sekcji z informacjami o profilu zaufanym, gdzie znajdziesz datę ważności (profil wymaga odnawiania co 3 lata). Zweryfikuj, czy dane w profilu są aktualne i zgodne z danymi podmiotu w KSeF (szczególnie PESEL lub NIP). Sprawdź, czy Twój bank umożliwia logowanie do Profilu Zaufanego – nie wszystkie banki obsługują tę funkcję, a lista banków może się zmieniać. Profil możesz odnowić na kilka sposobów: przez ePUAP (po zalogowaniu wybierz opcję odnowienia profilu), przez bank (jeśli masz konto w banku obsługującym profil zaufany, zaloguj się do bankowości internetowej i znajdź opcję odnowienia), lub przez aplikację mObywatel (w sekcji profil zaufany znajdziesz opcję odnowienia). Po odnowieniu profilu poczekaj kilka minut na aktualizację danych w systemie. Często po przekierowaniu z banku pojawiają się błędy związane z cache przeglądarki – wyczyść cache (Ctrl+Shift+Delete) i pliki cookie, zamknij wszystkie okna przeglądarki i spróbuj ponownie. Jeśli problem nadal występuje, spróbuj zalogować się w trybie incognito/prywatnym lub skontaktuj się z infolinią ePUAP.

Problemy z certyfikatem kwalifikowanym

Certyfikat kwalifikowany musi być ważny i zawierać prawidłowe dane identyfikacyjne (PESEL dla osób fizycznych lub NIP dla firm). Aby sprawdzić ważność certyfikatu, otwórz menedżer certyfikatów w systemie Windows (wpisz 'certmgr.msc' w menu Start i naciśnij Enter) lub użyj narzędzia dostarczonego przez dostawcę certyfikatu (np. KIR, Certum, Unizeto). Zweryfikuj datę ważności – jeśli certyfikat wygasł, musisz go odnowić u dostawcy. Sprawdź, czy dane w certyfikacie (PESEL lub NIP) są zgodne z danymi podmiotu w KSeF – jakakolwiek niezgodność uniemożliwi logowanie. Upewnij się, że oprogramowanie podpisujące (np. ePUAP Signing, AutentiSigner, KIR Signer) jest zaktualizowane do najnowszej wersji – stare wersje mogą nie obsługiwać najnowszych standardów certyfikatów. Sprawdź, czy certyfikat jest poprawnie zainstalowany w systemie – w Chrome i Firefox możesz to zweryfikować w ustawieniach bezpieczeństwa (chrome://settings/security lub about:preferences#privacy w Firefox). Jeśli certyfikat nie jest rozpoznawany przez przeglądarkę, spróbuj ponownie go zainstalować (usuń stary certyfikat z menedżera certyfikatów i zainstaluj nowy) lub skontaktuj się z dostawcą certyfikatu w celu uzyskania pomocy technicznej. Niektóre przeglądarki wymagają dodatkowych rozszerzeń do obsługi certyfikatów – sprawdź, czy masz zainstalowane wymagane rozszerzenia.

FAQ

Powiązane tematy

• KSeF API błędy
• KSeF błąd 403
• KSeF błąd logowania certyfikatem