Faktury z zagranicy – zwiększone ryzyko fraudu?
Co musisz wiedzieć
Polskie rejestry, takie jak CEIDG, KRS i biały wykaz podatników VAT, nie zawsze pozwalają dobrze sprawdzić zagranicznego kontrahenta. W przypadku kontrahentów z UE pomocny może być system VIES, ale on potwierdza głównie ważność numeru VAT UE, a nie pełną wiarygodność firmy ani bezpieczeństwo rachunku bankowego. Dlatego warto mieć osobną procedurę dla transakcji międzynarodowych, wewnętrzne limity oraz zasadę drugiej pary oczu przy wyższych kwotach.
Trudniejsza weryfikacja podmiotów
Przy kontrahentach zagranicznych nie można opierać się wyłącznie na polskich narzędziach, takich jak CEIDG, KRS czy biały wykaz podatników VAT. Jeżeli kontrahent jest z UE, sprawdź jego numer VAT UE w systemie VIES. Przy podmiotach spoza UE korzystaj z oficjalnych rejestrów danego kraju, strony internetowej kontrahenta, dokumentów rejestrowych, referencji i historii współpracy. Pamiętaj: samo istnienie firmy w rejestrze nie oznacza jeszcze, że konkretna faktura i rachunek bankowy są bezpieczne.
Inne rachunki bankowe i jurysdykcje
Rachunki zagraniczne nie zawsze są widoczne w polskim białym wykazie podatników VAT. Zgodnie z objaśnieniami Ministerstwa Finansów rachunki prowadzone przez banki zagraniczne, które nie działają w Polsce przez oddział, nie są zamieszczane w wykazie. To utrudnia sprawdzenie, czy rachunek rzeczywiście należy do kontrahenta. Różne jurysdykcje oznaczają też różne prawo i różne możliwości dochodzenia roszczeń. W razie oszustwa odzyskanie pieniędzy z rachunku w odległym kraju może być bardzo trudne.
Ryzyko IBAN spoza UE
IBAN spoza UE nie oznacza automatycznie oszustwa. Jest jednak sygnałem do dodatkowej weryfikacji, szczególnie gdy kontrahent jest nowy, kwota jest wysoka albo rachunek został zmieniony tuż przed płatnością. W firmowej procedurze warto zapisać, że płatności na rachunki spoza UE wymagają dodatkowego potwierdzenia: umowy, potwierdzenia danych kontrahenta, kontaktu innym kanałem oraz zatwierdzenia przez drugą osobę.
KSeF nie zastępuje weryfikacji faktur zagranicznych
KSeF służy do wystawiania, odbierania i przechowywania faktur ustrukturyzowanych według polskich przepisów. Nie jest narzędziem do raportowania zakupów od zagranicznych dostawców. Jeżeli polski podatnik wystawia fakturę na rzecz zagranicznego nabywcy, co do zasady może być zobowiązany do wystawienia jej w KSeF, a następnie przekazania jej nabywcy w uzgodniony sposób. To jednak nie rozwiązuje problemu weryfikacji faktur otrzymanych z zagranicy. Takie faktury nadal trzeba sprawdzać proceduralnie.
Procedura weryfikacji transakcji międzynarodowych
Ustal prostą procedurę: (1) Sprawdź podmiot w dostępnych rejestrach, np. VIES dla numeru VAT UE albo w rejestrze kraju kontrahenta. (2) Sprawdź stronę internetową, adres, dane kontaktowe i historię domeny, jeżeli transakcja jest istotna. (3) Potwierdź kontakt telefonicznie lub przez wideorozmowę, używając numeru z oficjalnego źródła, a nie tylko z wiadomości e-mail. (4) Sprawdź umowę, warunki płatności i dane rachunku. (5) Przy wyższych kwotach zastosuj zasadę dwóch osób. (6) Zachowaj dokumenty: umowę, zamówienie, korespondencję, potwierdzenia płatności i wyniki weryfikacji. Gdy pojawia się pilna prośba o zmianę rachunku, zawsze potwierdź ją osobnym kanałem.
Wewnętrzne limity płatności
Wprowadź limity dopasowane do skali firmy. Przykład: płatności powyżej określonej kwoty w EUR na nowe rachunki zagraniczne wymagają zatwierdzenia przez drugą osobę lub zarząd. Płatności na IBAN spoza UE mogą wymagać dodatkowej dokumentacji albo zgody osoby odpowiedzialnej za finanse. Takie limity nie mają blokować uzasadnionych transakcji. Ich celem jest zatrzymanie płatności na tyle długo, aby ktoś spokojnie sprawdził, czy nie chodzi o podszycie się pod kontrahenta.
Sankcje i AML
Przy transakcjach międzynarodowych sprawdź również ryzyko sankcyjne, szczególnie gdy kontrahent, bank lub kraj płatności jest powiązany z obszarem podwyższonego ryzyka. Pomocne są oficjalne listy sankcyjne publikowane przez organy państwowe i instytucje UE. Obowiązki AML zależą od rodzaju działalności firmy, ale nawet tam, gdzie firma nie jest instytucją obowiązaną, podstawowa kontrola kontrahenta i kraju płatności jest dobrą praktyką bezpieczeństwa.
FAQ
Czy faktury z zagranicy są bardziej ryzykowne?
Często tak, bo trudniej sprawdzić kontrahenta, rachunek bankowy i możliwość dochodzenia roszczeń. Sama faktura z zagranicy nie jest jednak podejrzana. Ryzyko rośnie przy nowym kontrahencie, wysokiej kwocie, zmianie rachunku, presji czasu lub rachunku w kraju podwyższonego ryzyka.
Jak weryfikować zagranicznego kontrahenta?
Dla kontrahenta z UE sprawdź numer VAT UE w VIES. Dodatkowo sprawdź oficjalny rejestr kraju kontrahenta, stronę internetową, dane kontaktowe, umowę, referencje i historię współpracy. Przy większych kwotach poproś drugą osobę o niezależne zatwierdzenie płatności.
Czy płatność na IBAN spoza UE jest dozwolona?
Tak, ale może wymagać dodatkowej ostrożności. Sprawdź kontrahenta, rachunek, kraj płatności, ryzyko sankcyjne i wewnętrzne procedury firmy. Przy nowych kontrahentach oraz większych kwotach warto wymagać dodatkowego zatwierdzenia.
Czy KSeF chroni przed oszustwem na fakturze z zagranicy?
Nie w pełni. KSeF nie służy do raportowania zakupów od zagranicznych dostawców. Pomaga w obszarze polskich faktur ustrukturyzowanych, ale nie zastępuje sprawdzenia kontrahenta, rachunku bankowego i warunków płatności.
Powiązane tematy
Przydatne serwisy
Status i komunikaty
API i narzędzia
Pierwsza grupa – status systemu KSeF i komunikaty techniczne Ministerstwa Finansów, druga – narzędzia do integracji z KSeF i walidacji faktur.