15 czerwonych flag na fakturze przed płatnością

Co musisz wiedzieć

Pojedyncza czerwona flaga może być pomyłką. Kilka naraz – zwłaszcza zmiana rachunku, presja czasu i brak historii współpracy – znacząco zwiększa ryzyko oszustwa. Zanim zlecisz przelew, zatrzymaj się i przejdź procedurę weryfikacji.

1. Niezgodność danych kontrahenta

Dane na fakturze (nazwa, adres, NIP) nie zgadzają się z umową, wcześniejszymi dokumentami lub rejestrami (CEIDG, KRS, wykaz podatników VAT). Może to oznaczać podszywanie się pod inny podmiot.

2. Rachunek spoza białej listy VAT

Numer rachunku nie figuruje w wykazie podatników VAT (tzw. biała lista). W przypadku płatności powyżej 15 000 zł brutto może to rodzić dodatkowe ryzyka podatkowe.

3. Zmiana numeru rachunku bankowego

Rachunek do przelewu jest inny niż dotychczas. To klasyczny element oszustw typu „podmiana rachunku”. Zmianę potwierdzaj telefonicznie na znany numer lub innym zaufanym kanałem.

4. Presja czasu („pilne”, „natychmiast”)

Nadawca naciska na natychmiastową płatność i zniechęca do weryfikacji. To typowa technika manipulacji w oszustwach finansowych.

5. Zmiana domeny e-mail

Wiadomość pochodzi z adresu podobnego do prawdziwego (np. literówka w domenie). To częsty schemat podszywania się pod kontrahenta.

6. Błędy językowe i niespójny styl

Oczywiste błędy, nienaturalne sformułowania lub niespójny ton komunikacji. Sam błąd niczego nie przesądza, ale w połączeniu z innymi sygnałami zwiększa ryzyko.

7. Brak historii współpracy

Faktura od podmiotu, z którym nie było umowy, zamówienia ani dostawy. Może to wskazywać na fakturę fikcyjną (scamową). Brak realnej transakcji powinien wstrzymać płatność.

8. Kwota niezgodna z umową lub zamówieniem

Kwota różni się od ustalonej ceny, harmonogramu lub wcześniejszych faktur. Wymaga wyjaśnienia przed przelewem.

9. Duplikat faktury

Numer faktury już występuje w systemie księgowym albo dokument wygląda jak kopia wcześniej opłaconej faktury.

10. Brak obowiązkowych elementów faktury

Brakuje danych wymaganych ustawą o VAT (np. numeru NIP, daty wystawienia, numeru faktury). Może to oznaczać dokument nieprawidłowy lub nieautentyczny.

11. Nieuzasadniona korekta

Otrzymujesz korektę zmieniającą rachunek lub kwotę bez jasnego uzasadnienia i bez wcześniejszego kontaktu.

12. Nietypowe dane rachunku

Rachunek zagraniczny, rachunek osoby fizycznej zamiast firmowego lub dane właściciela rachunku niepasujące do kontrahenta.

13. Brak adnotacji MPP przy obowiązkowym split payment

Faktura obejmuje towary/usługi z załącznika nr 15 ustawy o VAT powyżej 15 000 zł brutto, ale nie zawiera adnotacji „mechanizm podzielonej płatności”.

14. Niespójności w numeracji faktur

Numeracja nie pasuje do wcześniejszych dokumentów (nagły przeskok, inny schemat). Może to wskazywać na dokument spoza normalnego obiegu.

15. Prośba o ominięcie procedur

Nadawca sugeruje, aby „tym razem” pominąć standardową weryfikację lub zasadę drugiej pary oczu.

Checklista do stosowania w firmie

Przed płatnością sprawdź: (1) zgodność danych z rejestrami, (2) rachunek na białej liście VAT, (3) brak nieuzasadnionej zmiany rachunku, (4) zgodność kwoty z umową, (5) poprawność formalną faktury, (6) historię współpracy, (7) czy nie występuje presja czasu. Przy większych kwotach stosuj zasadę drugiej pary oczu.

FAQ

Powiązane tematy

• Czy faktura z KSeF może być wykorzystana w oszustwie?
• Zmiana numeru rachunku bankowego – kiedy to scam?
• Faktura scamowa – definicja