KSeF API jednostki wewnętrzne (IdWew) – zarządzanie i nadawanie

Jednostki wewnętrzne (IdWew) w KSeF

W KSeF podstawowym identyfikatorem podatnika jest NIP. W modelu bez dodatkowych mechanizmów osoby uprawnione do działania w imieniu podatnika mają potencjalnie dostęp do wszystkich jego faktur. Dla dużych podmiotów (wiele oddziałów, zakładów, jednostek organizacyjnych) taki dostęp często jest nie do przyjęcia. Ministerstwo Finansów udostępnia mechanizm identyfikatora wewnętrznego jednostki (IdWew), dzięki któremu można zawęzić uprawnienia do konkretnych jednostek wewnętrznych bez tworzenia nowych NIP.

IdWew to unikalny identyfikator zakładu, oddziału lub innej wyodrębnionej jednostki wewnętrznej podatnika. Tworzy się go w KSeF według zasad ze specyfikacji interfejsu. Składa się z NIP podatnika oraz ciągu znaków numerycznych, np. w formacie 1111111111-33334.

Stosowanie IdWew nie jest obowiązkowe; zależy od potrzeb organizacyjnych. Wdrożenie wymaga zaprojektowania struktury uprawnień, poprawnego oznaczania faktur w strukturze FA(3) oraz powiązania identyfikatorów z procesami biznesowymi podatnika.

IdWew nie jest nadawany ręcznie. Identyfikator można wygenerować w Aplikacji Podatnika KSeF (lub innym oficjalnym narzędziu MF), a następnie używać w systemie firmy i na fakturach. Nadawaniem IdWew zajmuje się podatnik o danym NIP; KSeF sprawdza tylko poprawność sumy kontrolnej.

Instrukcja krok po kroku

1. Zrozum strukturę IdWew

IdWew składa się z NIP podatnika (10 cyfr) oraz dodatkowego ciągu znaków numerycznych. W zapisie często stosuje się format z myślnikiem, np. 1234567890-00001. Ostatnia cyfra w części numerycznej jest sumą kontrolną obliczaną według algorytmu podanego w dokumentacji KSeF. IdWew nie jest NIP-em i nie zastępuje NIP sprzedawcy ani nabywcy.

2. Wygeneruj IdWew w KSeF

IdWew nie nadaje się ręcznie. Identyfikator trzeba wygenerować w systemie KSeF, np. w Aplikacji Podatnika KSeF. Po wygenerowaniu można go zapisać w swoim systemie (np. w danych klienta lub jednostki) i używać przy wystawianiu faktur. Szczegóły generowania opisuje specyfikacja oprogramowania interfejsowego oraz dokumentacja API KSeF.

3. Przypisz IdWew jednostkom i pracownikom

Przypisz wygenerowane IdWew do oddziałów, zakładów lub pracowników zgodnie z przyjętą strukturą organizacyjną. Dzięki temu w fakturach będzie widać, która jednostka wewnętrzna jest odpowiedzialna za dane dokumenty. KSeF nie weryfikuje, czy IdWew odpowiada rzeczywistej jednostce; nadzór nad tym ma podatnik.

4. Użyj IdWew w fakturach

IdWew wypełnia się tylko w szczególnych przypadkach, gdy na fakturze trzeba wskazać konkretny zakład, oddział lub jednostkę wewnętrzną (np. przy elemencie Podmiot3 w strukturze faktury). Pole IdWew zapisuje się w fakturze XML zgodnie ze schematem FA(2) lub FA(3). Dokumentacja XSD określa dokładne miejsce i format pola.

5. Zarządzaj IdWew w organizacji

Przechowuj mapowanie IdWew do jednostek i pracowników, weryfikuj sumy kontrolne przed wysłaniem faktury do KSeF oraz aktualizuj dane przy zmianach w strukturze. Prawidłowe wdrożenie wymaga świadomego zaprojektowania uprawnień i ścisłego powiązania IdWew z procesami biznesowymi. Odpowiedzialność za poprawne przypisanie IdWew leży po stronie podatnika.

Najczęstsze problemy i rozwiązania

Jak wygenerować IdWew?

IdWew nie nadaje się ręcznie. Identyfikator trzeba wygenerować w systemie KSeF, np. w Aplikacji Podatnika KSeF. Po wygenerowaniu można go zapisać w swoim systemie i używać przy wystawianiu faktur. Algorytm sumy kontrolnej oraz szczegóły generowania opisuje specyfikacja oprogramowania interfejsowego i dokumentacja KSeF.

Jak obliczyć sumę kontrolną IdWew?

Suma kontrolna jest obliczana według algorytmu określonego przez KSeF. Szczegóły podaje dokumentacja KSeF oraz schemat XSD dotyczący struktury IdWew. Przed ręcznym tworzeniem identyfikatora należy sprawdzić aktualną specyfikację; w praktyce IdWew generuje się w oficjalnych narzędziach MF (np. Aplikacja Podatnika KSeF).

Czy KSeF sprawdza poprawność IdWew?

KSeF sprawdza tylko sumę kontrolną IdWew. Nie weryfikuje, czy IdWew jest przypisany do właściwej jednostki lub pracownika. Nadzór nad przypisaniami ma podatnik; KSeF nie sprawdza nic poza sumą kontrolną.

Czy mogę nadawać IdWew pracownikom?

Tak. IdWew można przypisywać pracownikom, oddziałom lub zakładom zgodnie z potrzebami organizacji. Dzięki temu w fakturach widać, która jednostka wewnętrzna jest odpowiedzialna za dany dokument. KSeF nie weryfikuje poprawności przypisań; odpowiedzialność leży po stronie podatnika.

Gdzie znajdę endpointy API do zarządzania IdWew?

Szczegóły endpointów do zarządzania jednostkami wewnętrznymi (IdWew) zależą od wersji KSeF API. Sprawdź dokumentację OpenAPI KSeF API 2.0. Zarządzanie IdWew jest też dostępne przez Aplikację Podatnika KSeF oraz Moduł Certyfikatów i Uprawnień.

Po co jest IdWew i kiedy go stosować

W KSeF problem "kto widzi jakie faktury" ma charakter techniczno-prawny: system jest scentralizowany, a podstawowym identyfikatorem jest NIP. Bez IdWew osoby uprawnione do działania w imieniu podatnika mają potencjalnie dostęp do pełnego zasobu faktur. IdWew pozwala ograniczyć dostęp do faktur wybranych jednostek lub zwiększyć kontrolę nad zakupami. Stosowanie IdWew nie jest obowiązkowe; zależy od potrzeb organizacyjnych. Przydaje się zwłaszcza przy wielu oddziałach, zakładach, jednostkach podrzędnych (np. w JST) lub wewnętrznych centrach rozliczeń.

Struktura IdWew

IdWew to unikalny identyfikator zakładu, oddziału lub innej wyodrębnionej jednostki wewnętrznej podatnika. Zawiera NIP podatnika oraz dodatkowy ciąg znaków numerycznych. W zapisie często stosuje się format z myślnikiem, np. 1111111111-33334 lub 1234567890-00001. Ostatnia cyfra w części numerycznej to suma kontrolna obliczana według algorytmu określonego w specyfikacji KSeF. IdWew nie jest NIP-em i nie zastępuje NIP sprzedawcy ani nabywcy.

Generowanie i nadawanie IdWew

IdWew nie nadaje się ręcznie; generuje go system KSeF (np. Aplikacja Podatnika KSeF). Po wygenerowaniu identyfikator można przepisać do własnego systemu i używać przy wystawianiu faktur. Nadawaniem IdWew zajmuje się podatnik o danym NIP; KSeF nie sprawdza nic poza sumą kontrolną. Podatnik decyduje, którym oddziałom, zakładom lub pracownikom przypisać dany IdWew.

Weryfikacja przez KSeF

KSeF sprawdza wyłącznie poprawność sumy kontrolnej IdWew. Nie weryfikuje, czy IdWew jest przypisany do właściwej jednostki lub pracownika. Niepoprawna suma kontrolna może skutkować odrzuceniem faktury; poprawna suma wystarczy do zaakceptowania dokumentu. Odpowiedzialność za prawidłowe zarządzanie IdWew i przypisania leży po stronie podatnika.

Użycie IdWew na fakturze

Pole IdWew wypełnia się tylko w szczególnych przypadkach, gdy na fakturze wymagane jest wskazanie konkretnego zakładu, oddziału lub jednostki wewnętrznej. W strukturze faktury KSeF (np. element Podmiot3) IdWew służy do wskazania wewnętrznego identyfikatora powiązanego z NIP. IdWew zapisuje się w fakturze XML zgodnie ze schematem FA(2) lub FA(3). Szczegóły podaje dokumentacja XSD.

Zarządzanie IdWew w organizacji

W systemie firmy warto przechowywać mapowanie IdWew do jednostek wewnętrznych i pracowników, weryfikować sumy kontrolne przed wysłaniem faktury do KSeF oraz aktualizować dane przy zmianach w strukturze. Prawidłowe wdrożenie wymaga zaprojektowania struktury uprawnień, poprawnego oznaczania faktur w strukturze FA(3) oraz powiązania identyfikatorów z procesami biznesowymi. KSeF nie sprawdza poprawności przypisań; nadzór należy do podatnika.

FAQ

Powiązane tematy

• KSeF API wysyłanie faktur
• KSeF API XSD FA3
• KSeF API odbieranie uprawnień